Optimalisasi pekerjaan jarak jauh
Pindah ke lokasi terpencil pada bulan Maret tahun lalu , Figma, seperti banyak perusahaan lain, mulai mencari cara untuk mengatur kolaborasi dan mentransfer proses offline dan alur kerja online. Karena kami semakin sering menggunakan Figma sebagai rumah virtual untuk berbagai proses, mulai dari curah pendapat dan penelitian hingga pembangunan tim, kemudian kami telah mengembangkan hipotesis tentang cara-cara untuk mengubah lingkungan: jika kami mengembangkan, mengatur, dan menerapkan pola kolaborasi yang dibuat khusus untuk pekerjaan jarak jauh, maka efisiensi kolaborasi akan meningkat, dan ini berlaku tidak hanya untuk desain. Peningkatan efisiensi kolaborasi yang diproyeksikan ini berarti bahwa templat memudahkan untuk bekerja dari jarak jauh, dan berpotensi meringankan beberapa masalah yang dikeluhkan oleh pengguna kami (dan diri kami sendiri!).
Departemen pengembangan dengan cepat membuat "pemilih template" yang memungkinkan pengguna membuat file baru dari preset kosong atau template untuk berbagai contoh pekerjaan jarak jauh. Kami menjalankan eksperimen pada subkumpulan basis pengguna kami, menawarkan pemilih template ke grup eksperimental kami. Tantangannya adalah untuk melihat bagaimana tim akan menggunakan templat ini (jika ada), dan untuk menilai dampak akhir mereka pada kolaborasi.
Alat pilih template yang digunakan dalam eksperimen
Penemuan kami
Kami menemukan bahwa pengguna yang menerima pemilih template memiliki tingkat kolaborasi 5% lebih banyak. Ini diukur sebagai persentase pengguna yang mengedit atau mengomentari file yang dibagikan. Selain itu, kami melihat bahwa dengan pemilih template, pengguna menemukan fitur baru - 10% lebih banyak pengguna menemukan preset bingkai, dan 90% lebih banyak pengguna menggunakan file Komunitas Figma dalam proses kreatif mereka. Ini berlaku untuk desainer dan kolega non-desain mereka - file paling populer menyertakan template desain khusus (untuk mengatur sprint desain jarak jauh) dan yang lebih umum, misalnya, template papan tulis dan membangun tim.
Meskipun percobaan dilakukan dengan sebagian dari basis pengguna kami, itu tidak luput dari perhatian. Kami telah menerima umpan balik positif di media sosial dan permintaan untuk menambahkan templat dokumen untuk kasus penggunaan lain ke alat pilih. Tim kerja tidak hanya menggunakan konten ini, tetapi juga berterima kasih untuk itu. Tujuan utama Komunitas Figma adalah menyatukan pengguna sehingga mereka dapat berbagi, belajar, dan berkomunikasi. Itu adalah contoh sempurna tentang bagaimana kita dapat menemukan cara untuk berkolaborasi di dunia di mana telecommuting menjadi sangat penting, bergantung pada pekerjaan satu sama lain.
Namun, penemuan terpenting adalah kami sudah tahu bahwa kolaborasi meluas jauh melampaui batas-batas desain. Dan semakin banyak orang yang masuk ke aliran kolaborasi dalam desain produk dan UX, semakin besar kemungkinan mereka untuk meningkatkan kualitas kolaborasi mereka dalam situasi lain juga.
Peta kerjasama
Memperhatikan tanggapan komunitas yang positif, kami memutuskan untuk mengukur perubahan dan pola pencocokan di seluruh perusahaan dan wilayah, terutama mengingat lebih dari 80% pengguna Figma berada di luar Amerika Serikat. Dunia sedang bergerak menuju pekerjaan jarak jauh, dan kami melihat peningkatan kolaborasi antar negara dan zona waktu. Gambar di bawah ini menunjukkan undangan dan pertukaran file antara pengguna di berbagai negara. Setiap tautan mewakili pertukaran, dan setiap negara diwarnai sesuai dengan jumlah kerja sama internasional - semakin gelap negaranya, semakin banyak kolaborasi.
Lebih lanjut tentang apa yang kami temukan:
Antar wilayah
Pada tahun 2020, Eropa adalah kawasan dengan pertumbuhan kerja sama internasional paling aktif: pada Februari 2021, jumlah pertukaran file berlipat ganda dibandingkan dengan bulan yang sama tahun lalu. Secara global, jumlah file yang sedang dikerjakan bersama di zona waktu berbeda pada Februari 2021, dibandingkan dengan bulan yang sama tahun lalu, meningkat 3,5 kali lipat (dan untuk semua file secara umum, peningkatannya 2,6 kali lipat).
Antara desainer dan rekan-rekan mereka
Di dalam tim, kami melihat tren lebih banyak non-desainer yang bergabung dengan ruang kerja desain tim mereka dan menjadi bagian dari proses desain. Dalam tim dan organisasi profesional, rasio desainer terhadap non-desainer meningkat dari Februari 2020 hingga Februari 2021, dan terdapat 25% lebih banyak non-desainer untuk setiap desainer dalam tim. Dengan meningkatnya kebutuhan akan komunikasi asinkron, desainer membagikan file mereka dalam mode hanya lihat dengan rekan untuk mendapatkan masukan secara real-time. Tren ini tercermin baik dalam peningkatan jumlah file yang dibagikan desainer dengan rekan non-desainer mereka (+ 140%) dan peningkatan rasio editor / penonton (+ 12%) selama setahun terakhir.
Dalam proses desain
Kami juga memperhatikan bahwa lebih banyak tim mulai berkolaborasi di Figma lebih awal dalam siklus hidup file. Selama 90 hari, kami mengukur metrik "waktu untuk berkolaborasi", diukur sebagai jumlah hari yang berlalu antara tanggal file dibuat dan pertama kali file dibuka oleh karyawan lain (bukan orang yang membuat file). Rata-rata waktu kerja sama turun 11% dari periode sebelum pandemi COVID hingga kuartal kedua tahun ini (ketika sebagian besar perusahaan mulai bekerja dari jarak jauh), dan tetap stabil hingga akhir tahun 2020.
Mentransfer proses offline ke online
Mempelajari data yang diperoleh (selain pengalaman kerja jarak jauh kami di Figma), kami melihat bahwa desainer semakin banyak berbagi file dengan kolega mereka dari industri terkait, dan bahwa kolaborasi ini telah mengalir lebih fleksibel ke dalam struktur organisasi dan tim. Kami telah menghubungi Atlassian dan Dropbox untuk meninjau pengamatan mereka dan membandingkan statistik kolaborasi pra-COVID pasca-COVID.
Kolaborasi antara orang-orang dari berbagai profesi di Atlassian
Pada awal Maret 2020, Atlassian mulai aktif menggunakan Figma setelah menutup kantornya karena pandemi. Desainer Jake Miller memberi tahu kami bahwa mengerjakan file di Figma sangat mengingatkannya pada perasaan bekerja di kantor dengan rekan kerja. “Melihat kursor bergerak memberi Anda rasa kolaborasi, tidak hanya menyerahkan sebuah pekerjaan,” kata Jake. "Proses desain menjadi tersosialisasi." Dan tingkat kolaborasi ini melampaui tim desain, ini adalah interdisipliner. Melalui penggunaan file Figma di Confluence , “setiap orang menjadi bagian dari proses desain,” kata Jake. "Tidak ada yang tetap dikecualikan dari siklus."
Yang terpenting, dapat berkolaborasi pada file yang sama tidak seperti kerja jarak jauh dan lebih seperti kerja tim. “Kami bahkan tidak menyadari apa yang hilang dalam proses desain. Berkat ini, kerja jarak jauh menjadi seperti kerja tim lagi. "
Grafik Kolaborasi Tim Atlassian dalam Figma Sebelum dan Sesudah COVID
Asinkron Pertama di Dropbox
Sebagai bagian dari perpindahan ke model kerja virtual, Dropbox telah membawa pengalaman kolaborasi rapat ke alur kerja berbasis file, dengan memilih model asinkron default.
“Meskipun karyawan secara alami cenderung menyelesaikan masalah pekerjaan melalui panggilan video, hal itu mengakibatkan kelelahan Zoom, komunikasi yang berlebihan, kontak terus-menerus, dan kurangnya waktu untuk fokus pada pekerjaan strategis dan kreatif,” kata Alistair Simpson, Wakil Presiden Desain di Dropbox.
Grafik Kolaborasi Tim Dropbox di Figma Sebelum dan Setelah COVID
Daripada mengandalkan rapat, tim desain Dropbox telah memindahkan sebagian besar pekerjaan mereka ke file kolaboratif. Alistair mengatakan cara kerja baru ini menghemat sumber daya tim yang paling penting: waktu dan energi. “Saat bekerja secara asinkron, jeda antara pesan dan komunikasi verbal tidak hanya dapat diterima tetapi juga lebih disukai. Mereka menciptakan ruang untuk perbaikan dan menambah nilai pada waktu bersama, ”kata Alistair.
Tim juga mengupayakan pertukaran yang paling terbuka, yang mengarah pada demonstrasi pekerjaan ke khalayak yang lebih luas. “Alih-alih mengadakan rapat besar, kami mulai merekam hasil analisis desain dan membagikannya melalui catatan yang dapat ditinjau karyawan pada waktu yang mereka inginkan,” kata Alistair. “Praktik seperti ini memungkinkan kami untuk menyamakan kedudukan dan menjadi desainer yang lebih fleksibel.”
Selama beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan telah mengubah cara kerja mereka secara mendasar, atau bahkan secara mendasar mengubah model bisnis mereka. Sementara telecommuting jelas merupakan peningkatan sampai batas tertentu, kami berharap bahwa beberapa dari perubahan ini - komunikasi terbuka, keterlibatan yang lebih besar dari karyawan dalam proses dan pertukaran antara tim yang berbeda - akan tetap ada setelahnya.