Percakapan 1-1. Mesin komunikasi

Saya pikir topik percakapan satu lawan satu, 1-1 atau apa pun sebutannya, bisa membuat gigi gelisah. Tetapi berbicara tentang perlunya percakapan dengan karyawan dan tidak menyebut percakapan pribadi secara berkala sama dengan membicarakan perangkat mobil, tetapi melewati mesin.



Di sini saya ingin membagikan prinsip saya tentang 1-1 percakapan yang menurut saya sedikit berbeda dengan percakapan klasik, sekaligus memberikan contoh pertanyaan yang harus atau tidak boleh dikemukakan dalam percakapan semacam itu, dan bagaimana sebaiknya dilakukan secara formal dan informal.



Saya tidak mengklaim sebagai kebenaran tertinggi. Setiap orang memilih instrumen sesuai selera dan keadaan mereka. Tapi saya berharap alat saya bermanfaat bagi seseorang.





^{Belum tentu formal. Yang utama sendirian. Foto oleh Charles Deluvio di Unsplash}



Saya percaya 1-1 percakapan adalah dasar dari hubungan dengan rekan kerja. Tanpanya, percakapan manajemen lainnya kehilangan bagian terbesar dari keefektifannya, dan banyak proses menjadi sama sekali tidak mungkin.



Mengapa? Berikut beberapa alasan dari latihan saya:

• ( « », ). , . , - , , , . , .
• . - , . , , . , .
• , , , , .., «» «» ( «» «» — )?
• , , , , , .
• ..

Saya masih sangat sedih mengingat kepergian salah satu karyawan. Pada sebuah wawancara keluar (saya mencoba untuk berbicara dengan seseorang pada hari terakhir pekerjaannya) dia mengatakan kepada saya: “Sash, kamu dulu sering berbicara dengan saya, sekali setiap 1-2 bulan, dan kemudian kamu berhenti. Saya mengurusi diri saya sendiri, saya tidak memiliki siapa pun untuk berbagi, saya mulai mengalami masalah di rumah, saya mulai kelelahan di tempat kerja. Tapi tidak ada yang peduli. Saya tidak mengharapkan bantuan psikologis . Saya hanya menginginkan setidaknya sedikit perhatian , setidaknya di tempat kerja. " Dan ini dikatakan oleh seorang pria yang memancarkan optimisme, yang menurutnya Anda tidak dapat mengatakan bahwa dia kehabisan tenaga, atau dia memiliki masalah. Ini bukan alasan bagiku. Sekarang ini berfungsi sebagai pengingat bagi saya bahwa tidak mungkin, terlepas dari "kesan" apa pun, untuk berhenti berkomunikasi dengan tim sebagai manusia.

Jadi apa itu 1-1?

Ada sudut pandang bahwa 1-1 adalah pertemuan khusus, biasanya sangat berkala, seringkali dengan pertanyaan yang dirumuskan dengan tepat.



Saya setuju. Kamu bisa melakukannya. Terkadang itu bahkan perlu dilakukan. Dan ini sangat membantu.



Tapi! Bagi saya, ini belum tentu pertemuan satu-ke-satu yang diatur sebelumnya, ini bukan acara formal. Bagi saya, 1-1 adalah cara untuk mengenal orang dan membangun hubungan pribadi dengan mereka .





^{Selama arung jeram, tradisional untuk Tim saya, pertemuannya sangat tulus. Foto oleh Priscilla Du Preez di Unsplash Sebulan}



sekali, dengan memberi tahu kolega Anda sebelumnya, Anda dapat berbicara dengan setiap anggota jika itu lebih nyaman bagi Anda dan tim.



Saya lebih suka berbicara secara berkala dengan orang-orang, mempelajari apa yang terjadi dalam hidup mereka, ke mana mereka pergi, masalah apa yang mereka hadapi. Saya mencintai teman-teman saya, karena meskipun saya tidak memiliki minat yang sama dengan seseorang (dan sulit untuk menemukan minat dengan masing-masing dari ratusan orang), saya mencoba untuk memahami apa yang mendorong mereka, apa yang menarik minat mereka, bagaimana saya dapat membantu.



Penting untuk tidak mengacaukan 1-1 dengan Tinjauan Kinerja. Ini adalah dua bentuk interaksi yang sangat berbeda, melayani tujuan yang berbeda, dilakukan pada interval yang berbeda. Dan jika kehadiran Tinjauan Kinerja di sebuah perusahaan, saya anggap tidak perlu (perusahaan yang berbeda melacak kemajuan dengan cara yang berbeda, menetapkan tujuan, dll.), Maka 1-1 diperlukan terlepas dari organisasi proses produksi dan pendidikan serta sistem penetapan tujuan.

Apa yang harus ditanyakan?

Sulit untuk memulai. Sulit tanpa alasan untuk menulis kepada karyawan, "hai, halo, apa kabar?" Apalagi jika Anda belum pernah melakukannya. Oleh karena itu, kita harus mencoba menerapkan latihan ini sejak hari pertama , sebagai seseorang yang bergabung dengan tim.



Orang-orang saya sudah mengenal saya, jadi mereka tidak terkejut dengan pertanyaan saya: “Apa kabar? Bagaimana perasaanmu? Bagaimana cara kerjanya? "



Pertanyaan terakhir yang sering saya ganti atau tambahkan sesuai dengan situasi: "Bagaimana pendidikan Anda di sekolah mengemudi?", "Apakah Anda berhasil mendaftarkan anak Anda di taman kanak-kanak?" dll.



Kenali tim Anda dan Anda tidak perlu memikirkan bagaimana memulainya.



Selama percakapan, cobalah mencari tahu:

• - , . . , , « ?»: « ». — , — . - «» — , , - .
• . , , ? , ? . ) . .
• , , . - « ?». , , , , , , . , .
• . , - : « ?» — , . , , . , . , ) , , .
• . , . « » , . : — Internet of Things , ! , , , ( - — , , , — ).

Tidak perlu mempelajari segalanya atau memiliki rencana yang sama untuk setiap percakapan. Cobalah untuk menjaga jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini selalu dalam bidang penglihatan Anda dan perbarui informasi Anda tentang mereka dengan frekuensi tertentu.

Apa yang penting?

Bersikaplah tulus!

^{"Buat orang merasa dicintai hari ini." Foto oleh Clay Banks di Unsplash}



Bagi saya, ini adalah hal terpenting: menjadi tulus dan menunjukkan minat pada seseorang. Daftar palsu dari pertanyaan yang dibuat-buat, senyuman yang dipaksakan, teknik "mendengarkan secara aktif" - lupakan semuanya. Jika Anda tidak bisa tulus dengan minat Anda - maka ada baiknya mempertimbangkan pertemuan formal 1-1. Anda juga perlu dengan tulus menunjukkan minat, tetapi persyaratannya jauh lebih rendah daripada percakapan informal.



Omong-omong, biaya emosional yang tinggi adalah salah satu alasan mengapa tidak mungkin mengadakan banyak pertemuan dalam satu hari. Pertahankan keseimbangan emosional Anda. Biasanya 3-4 pertemuan sehari adalah maksimal .

Dapatkan umpan balik

Bertemu dengan anggota tim tidak hanya tentang mengenal orang itu lebih baik. Ini juga tentang mengenal diri sendiri lebih baik dan memahami apa yang perlu diubah dalam diri Anda dan di perusahaan. Tanyakan tentang hal itu, klarifikasi apa yang kurang dalam diri Anda, apa yang hilang dari cara Anda berbicara dengannya, bagaimana Anda memberi umpan balik.



Saya tidak terlalu suka memberi umpan balik di pertemuan , seperti yang direkomendasikan di banyak materi 1-1. Dan ada beberapa alasan untuk ini:

• pujian harus tepat waktu . Artinya: untuk memuji seseorang, Anda tidak perlu menunggu sebulan hingga "Anda mendapat kesempatan untuk berbicara". Puji segera setelah karyawan layak menerimanya. Jadi dia akan mengerti apa yang Anda harapkan darinya, dan ini akan mendorongnya untuk melakukan hal yang sama di masa depan.
  
  
• umpan balik korektif tidak boleh ditunda . Mengapa menunggu sampai rapat jika orang tersebut memiliki masalah sekarang? Dengan harapan "itu akan sembuh sendiri"? Halo untuk manajer yang mengemudi sendiri.
  
  
• Jangan mencampurkan percakapan tentang orang tersebut dan umpan balik korektif . Mengapa membuat preseden: "Saya mencurahkan jiwa saya kepadanya, dan dia segera mulai menggelar klaim kepada saya"?

Pengecualian adalah ketika umpan balik datang ke pengadilan.



"Saya suka masalah XXX" - "Ngomong-ngomong, Anda melakukannya dengan sempurna, terima kasih telah membantu!"



“Karena sekolah mengemudi ini, saya tidak punya waktu untuk melakukan apa pun” - “Ya, saya ingat, kami membicarakan pertanyaan ini. Saya melihat bahwa ini diselesaikan dengan lambat. Bagaimana saya bisa membantu di sini? "



Dll



Jadi mengapa begitu banyak manajer yang menganjurkan pendekatan ini? Saya melihat dua alasan utama:

1. Formalisasi
2. Percakapan tidak dilakukan dengan bawahan langsung.

Sulit untuk memberi umpan balik pada waktu yang tepat jika Anda tidak bekerja dekat dengan orang tersebut, jadi Anda harus memberi ketika Anda berbicara satu lawan satu. Tidak ada yang salah dengan itu. Inilah situasinya. Dan inilah gaya manajemennya. Masing-masing memiliki miliknya sendiri. Saya curiga suatu hari nanti saya akan mengalami hal yang sama.

Jangan selalu percaya dengan apa yang Anda diberitahu

Saya memiliki seorang karyawan yang dalam sebuah percakapan menyebutkan bagaimana dia ingin tumbuh menjadi seorang insinyur otomasi (salah satu opsi untuk mengembangkan spesialis pengujian). Ketika saya mengatakan bahwa kami memiliki proyek di mana Anda dapat mempelajari ini, dan saya siap membantu, dia segera mundur, mengakui bahwa dia mengatakan ini hanya karena “pengembangan didorong di Departemen kami, dan jika Anda tidak berkembang, oh kamu mulai berpikir buruk. " Itu dia. Berapa banyak alasan untuk berpikir di sini? )



Sayangnya atau untungnya, tetapi terkadang karyawan mencoba menebak keinginan manajer dan menyenangkannya. Itu buruk jika berkembang menjadi sistem!



Ini adalah topik untuk artikel terpisah, tetapi perlu diingat: jika Anda memperhatikan bahwa terlalu sering orang menunggu keputusan Anda, pertama-tama, mereka menunggu untuk mendengar pendapat Anda tentang hal ini, jadi Anda menekan inisiatif... Tunas kecil sulit tumbuh di bawah pohon yang menyebar. Ini bahaya besar - tim bisa tergelincir ke dalam kendali administratif dan menjadi sangat tidak efektif. Kemalangan seperti itu sering terjadi pada pemimpin yang kuat, karismatik, atau penindas. Ada banyak contoh: dari ketua pertanian kolektif yang menegur karena alasan apa pun (bahkan tidak ada) dan mengajari semua orang dan segalanya cara memerah susu, memotong, mengolah, dan mengekstrak minyak, hingga seorang manajer yang ternyata terlalu sering benar dan orang-orang terbiasa jika mereka tidak menyelesaikan masalah , paman yang baik akan datang dan memutuskan segalanya. Hasilnya dalam jangka panjang selalu sama: tim yang tidak mampu bekerja secara mandiri, ketidakmampuan untuk mendelegasikan tugas yang cukup, dan akibatnya, ketidakmampuan untuk berkembang karena fakta bahwa semuanya tertutup pada satu orang. Pemimpin yang terlalu tangguhsalah dalam mengelola kesejukannya sering kali sama bagi perusahaan seperti diktator untuk suatu negara . Itu bahkan dapat membantu dalam jangka pendek; dalam jangka panjang itu mengarah pada kegagalan.





Juga seorang manajer ...



Jadi, saya telah mengatakan berkali-kali tentang percakapan formal sehingga ada baiknya untuk memikirkannya lebih detail.

Formalisasi 1-1

Seperti yang saya katakan sebelumnya, tidak ada yang salah dengan memformalkan percakapan. Ini gayanya. Masing-masing memiliki miliknya sendiri.



Saya hanya dapat memberikan beberapa rekomendasi yang saya kembangkan ketika saya mencoba pendekatan ini, dan yang muncul sebagai hasil pengamatan orang-orang dengan pendekatan ini.

Keteraturan

Dalam pendekatan formal, keteraturan adalah yang paling penting. Orang-orang sedang menunggu rapat . Selain itu, orang mungkin tidak akan melaporkan masalah tersebut sampai Anda bertemu. Dan jika Anda belum mengadakan pertemuan, maka: a) Anda belum mempelajari masalah; b) Anda menerima muatan negatif yang kuat ke arah Anda. Orang akan menganggapnya sebagai kegagalan untuk menepati janji Anda.... Bahkan jika Anda tidak menjanjikan apa pun. Itu mengingatkan saya untuk memanggil cucu saya ke nenek saya. Sang cucu sangat menyayangi neneknya, oleh karena itu ia sering menelepon dengan frekuensi yang ditentukan secara ketat. Dan entah kenapa aku melewatkan panggilan itu. Kali berikutnya percakapan dimulai dengan kalimat, “Halo, cucu. Anda benar-benar melupakan nenek Anda, Anda tidak mencintai. Saya menunggu. Anda menelepon sebelumnya, jadi kami setuju bahwa Anda akan menelepon, tetapi Anda tidak menelepon. " Apakah kamu setuju O_o Sang cucu teringat pelajarannya, panggilan menjadi lebih kacau. Tidak ada lagi keluhan seperti ini, meski rata-rata tidak ada panggilan lebih atau kurang.



Salah satu karyawan saya, yang berada dalam tim dengan seorang manajer yang lebih menyukai pertemuan yang lebih formal, mengalami masalah dalam proyek. Dia tidak bekerja dengan baik dengan salah satu anggota tim sehingga dia siap untuk berhenti. Tapi dia tidak memberi tahu saya atau siapa pun tentang itu. Saya sangat menantikan untuk bertemu.Pria itu menyimpan semuanya untuk dirinya sendiri selama hampir sebulan dan mendidih. Dan masalahnya teratasi dalam satu hari . Dan dia mengakui bahwa dia tahu tentang kesempatan untuk pergi ke manajer dan berbicara, tetapi sejak itu menghormati proses dan waktu orang lain, dia tidak melakukan ini, meramalkan pertemuan yang akan datang.



Ngomong-ngomong, ciri jiwa manusia ini membuat pertemuan formal lebih cocok daripada pertemuan informal bagi orang-orang yang, karena sifatnya, tidak dapat mengajukan pertanyaan atau berpaling kepada pemimpin terlebih dahulu. Lebih dari sekali saya pernah menghadapi situasi ketika karyawan yang pendiam dan sederhana lebih suka menunggu saya menghubungi mereka, dan kemudian mereka mengajukan banyak pertanyaan. Dan, menurut saya, tidak semua orang ditanyai karena spontanitas pertemuan semacam itu. Saya mencoba membuat pertemuan dengan mereka tidak terlalu spontan dan lebih formal. Jika Anda memiliki orang-orang seperti itu di tim Anda - perhatikan ini. Mungkin, akan lebih mudah bagi mereka untuk mempersiapkan pertemuan sebelumnya , yang berarti bahwa 1-1 harus bisa dinegosiasikan dengan mereka, dan mungkin bahkan sampai batas tertentu diformalkan, dan tidak spontan.

Waktu

Tentukan frekuensi pertemuan dengan masing-masing individu. Karyawan juga harus siap secara mental untuk pertemuan tersebut. Tidak perlu bertemu dengan semua orang setiap 2 minggu sekali, atau sebulan sekali. Tentukan frekuensi yang nyaman bagi kedua belah pihak.



Membuat janji. Rapatnya formal, Anda dan lawan bicara harus siap untuk itu. Ini akan menjadi lebih produktif, dan pertemuan semacam itu memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk meliput isu-isu penting.



Jangan menunda rapat. Saya sarankan mengalokasikan sekitar 30 menit untuk masing-masing (dan 60 menit di kalender, untuk berjaga-jaga):

• 10 menit untuk pertanyaan dan masalah karyawan;
• 10 menit untuk komentar, umpan balik dan pertimbangan kesepakatan yang dicapai sebelumnya;
• 10 menit tentang tugas yang akan datang, ide, aspirasi karyawan, mengerjakan dan memperbaiki beberapa keputusan.

Jelas bahwa waktunya hanya perkiraan. Saya tidak pernah berdiri dengan stopwatch dan menyisihkan waktu sebanyak yang diperlukan. Terkadang rapat harus dipecah menjadi beberapa, jika beberapa saat muncul sehingga kita tidak punya waktu untuk meliput.

Hasil dan kesimpulan

Sangat baik jika, berdasarkan hasil percakapan Anda, seorang karyawan atau Anda sendiri menggambarkan apa yang Anda temui. Sulit membayangkan berapa kali saya menemukan fakta bahwa kedua belah pihak percaya bahwa mereka telah mengambil keputusan tertentu. Namun saat menjelaskannya, ternyata solusi tersebut sama sekali berbeda.



Jika Anda memutuskan bahwa Anda perlu melakukan sesuatu, maka itu pasti harus segera diperbaiki.



Jangan ragu untuk menyimpan catatan Anda sendiri. Pensil paling tumpul lebih tajam dari memori paling tajam. Kita cenderung lupa, terutama detailnya. Tuliskan hal-hal penting yang Anda temukan sendiri. Kembali ke catatan ini.



Ngomong-ngomong, tip di bagian ini juga berlaku untuk pertemuan informal. Hanya saja disiplin membutuhkan lebih banyak.

Topik

Topiknya biasanya sama dengan pertemuan informal:

• pertanyaan pribadi;
• pengembangan;
• masalah desain;
• pertanyaan yang ditujukan untuk memahami orang dan karyawan;
• pertanyaan tentang perusahaan;
• pertanyaan korektif.

Secara umum, pertemuan formal lebih cocok untuk mengklarifikasi masalah yang lebih terkait dengan pekerjaan, pertemuan informal untuk memelihara dan menjalin kontak. Jangan mengabaikan salah satu aspek atau aspek lainnya, apapun bentuk pekerjaan yang Anda pilih.

Pertanyaan

Seperti yang saya janjikan sebelumnya, saya mencoba mengumpulkan dan merangkum beberapa masalah yang diangkat pada pertemuan tersebut, dan pendapat saya tentang mereka.











Singkatnya, yang telah saya jelaskan adalah landasan peluncuran untuk percakapan. Saya butuh waktu lama untuk mengasah keterampilan saya dan mengembangkan gaya saya sendiri dalam memimpin mereka, dan saya tidak bisa mengatakan bahwa saya setengah jalan). Tetapi saya tidak ragu bahwa jalan ini benar dan perlu.



Bagaimanapun, semuanya dilakukan agar ada orang yang tepat di sekitar. Dan orang yang tepat adalah hal terpenting yang dimiliki setiap manajer. Jangan lewatkan mereka.