Retrospektif dalam tim proyek: apa itu, mengapa itu dibutuhkan dan bagaimana melakukannya secara efektif

Tim kami mengembangkan banyak proyek pelatihan dan produk kami sendiri. Kami terus menganalisis dan meningkatkan proses pengembangan, saling bertukar umpan balik, dan menerapkan perubahan. Oleh karena itu, setelah setiap proyek selesai, kami melakukan retrospektif dengan tim, dan terkadang secara terpisah dengan pelanggan.

Retrospektif adalah pertemuan tim pasca-proyek untuk mencatat, berbagi pelajaran, dan merencanakan perbaikan di masa depan.

Mengapa retrospektif dibutuhkan

Kami pergi ke jawaban atas pertanyaan ini untuk beberapa waktu dan merumuskan poin-poin berikut untuk diri kami sendiri:

1. “Tutup” proyek secara emosional dan lanjutkan ke proyek baru. Ini adalah momen psikologis yang penting, karena karyawan mengerjakan proyek lain secara paralel. Karena itu, disarankan untuk tidak menunda retrospektif, setelah itu akan lebih mudah untuk melanjutkan.
2. Lihat prosesnya dari luar dan pahami apa yang perlu diubah. Jika, setelah beberapa refleksi, kesenjangan dalam pengembangan menjadi terlihat, maka kami membuat keputusan tentang perubahan dalam proses atau berpikir tentang bagaimana membuat penyesuaian padanya.
3. Pastikan sekali lagi bahwa tim melakukan segalanya dengan benar. Penting tidak hanya untuk mencari poin perbaikan, tetapi juga untuk berdiskusi dengan tim bahwa proses pengembangan berjalan dengan baik dan kami terus melakukan hal yang sama di proyek-proyek baru.

Melakukan retrospektif dengan moderator

Awalnya, kami bertemu dengan tim proyek dan kepala departemen pengembangan dan mendiskusikan proyek dengan bebas, membuat kesimpulan dan mencatat wawasan penting untuk pengembangan. Namun seiring waktu, kami telah memperbarui format retrospektif dan telah menyatukannya sebagai moderator selama lebih dari setahun sekarang. Selain itu, sejak Maret 2020, karena perubahan format karya, kami mulai melakukan retrospektif online di Skype, GoogleMeets atau Zoom.



Moderator adalah karyawan perusahaan LEVEL kami dengan latar belakang psikolog, pelatih, atau guru. Selain itu, setiap karyawan yang memiliki keinginan dan minat untuk berkembang dalam peran ini dapat menjadi moderator.

Apa yang dilakukan moderator dalam rapat?

• Membantu tim menyusun diskusi
• Melacak semua peserta proyek untuk menyampaikan pendapat mereka

, , .

Saat ini, kami telah membentuk tim moderator yang sedang memperbaiki format dan mencari alat baru untuk mengadakan retrospektif.



Jadi, di bulan April, saya dan moderator menemukan berbagai solusi untuk kolaborasi online. Untuk melakukan ini, kami mempelajari papan tulis interaktif dan virtual dan menetap di Miro, menyiapkan templat papan tulis di dalamnya untuk retrospektif.











Sekarang kita sampai pada kesimpulan bahwa tidak ada cukup formulir seragam untuk diisi berdasarkan hasil retrospektif dan memutuskan untuk membuatnya.



Di akhir hampir setiap proyek, kami melakukan retrospektif. Jika proyek tersebut panjang dan banyak, kami merekomendasikan agar manajer mengadakan pertemuan tambahan pada akhir tahapan individualnya dan merangkum hasil mini.



Selain itu, seiring berjalannya waktu, kami sampai pada kesimpulan bahwa kami menyerahkan perilaku retrospektif dalam proyek-proyek tipikal untuk kami berdasarkan kebijaksanaan manajer. Sebagai aturan, dalam kasus ini, pertanyaan baru tidak muncul dalam pengembangan, semuanya berjalan dengan proses standar.

Implementasi perubahan berdasarkan hasil retrospektif

Penyelenggaraan retrospektif sistematis memungkinkan kami untuk mengumpulkan data tentang pengembangan proyek. Agar informasi berharga tidak hilang setelah retrospektif, manajer proyek mengisi formulir setelah pertemuan, di mana dia memasukkan semua temuan tim. Selanjutnya, kepala departemen dan manajer proyek internal bekerja dengan data ini.

, , . , .

Kami juga memasukkan dalam proses pengembangan pemeriksaan wajib dari ahli metodologi dan perancang pada tahap perakitan, karena kami mengidentifikasi bahwa ini tidak cukup.



Kesimpulan dan analisis retrospektif tidak hanya membantu menemukan celah desain, tetapi juga memastikan bahwa semuanya berjalan dengan baik. Misalnya, selama diskusi tentang salah satu proyek, kami menyimpulkan bahwa menghubungkan pengembang pada tahap penulisan skrip kursus elektronik adalah pengalaman sukses yang memungkinkan kami mengurangi risiko teknis pelaksanaan proyek.



Proses retrospektif LEVEL disesuaikan dengan baik, informasi dan kesimpulan menyediakan lapangan untuk wawasan dan perubahan, yang berarti bahwa kita lebih cenderung menghindari kesenjangan dalam pengembangan, menarik kesimpulan, dan besok kita pasti akan menjadi lebih baik daripada kemarin.

kesimpulan

1. Jika Anda belum mencoba mengadakan rapat setelah proyek, kami merekomendasikan untuk mengadakannya. Bertemu dengan tim, mendiskusikan proyek, pengalaman yang didapat, saling berterima kasih atas keberhasilan, tetapi juga mendiskusikan kegagalan, masalah untuk merencanakan perubahan.
2. Sangat bagus jika pertemuan dilakukan oleh moderator - orang yang tidak termasuk dalam proyek dan yang memiliki kompetensi sebagai pelatih atau fasilitator. Moderator menyusun percakapan, menangkap temuan-temuan penting dan menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab sehingga ide dan solusi tidak hilang.
3. Jika Anda melakukan retrospektif sepanjang waktu, pertimbangkan untuk bekerja secara sistematis dengan temuan yang terkumpul. Pemotongan rutin dapat menghasilkan wawasan yang menginspirasi.