Laporkan lagi? Kamu bisa berapa

Halo, Habr!



Banyak karyawan perusahaan besar, menurut saya hampir semua orang, harus mengerjakan dan menyampaikan laporan. Sebagian besar jenis aktivitas ini menyebabkan reaksi negatif. Mari kita lihat pada dasarnya laporan apa, mengapa mereka dibutuhkan, dan yang terpenting berapa biaya kesenangan tersebut.

Mengapa Anda membutuhkan laporan sama sekali?

Untuk membuat keputusan yang berarti, Anda membutuhkan informasi. Dalam kasus yang paling sederhana, ketika Anda secara pribadi terlibat langsung dalam proses atau secara fisik berada di ruangan yang sama, semua informasi yang diperlukan datang kepada Anda secara otomatis melalui saluran audiovisual, bahkan jika Anda tidak benar-benar menginginkannya. Anda tahu apa yang dilakukan junior, seberapa sering dan pada masalah apa enikey ditarik, berapa kali sehari dan seberapa baik pembersih mencuci lantai, Anda dapat melihat mengapa kode melambat di profiler tepat di mesin Anda dan Anda tahu berapa banyak tikus cadangan di lemari. Praktis tidak diperlukan pelaporan formal dalam situasi ini. Anda akan segera melihat masalahnya dan dapat menyelesaikannya. Ini berfungsi dengan baik di perusahaan di mana ada beberapa karyawan dan semuanya secara fisik ada di ruangan yang sama. Semuanya berubah secara dramatis dengan adanya penghalang fisik atau,ketika perusahaan tumbuh dan Anda tidak dapat secara pribadi mengambil bagian dalam semua proses. Namun tanggung jawab tersebut tidak hilang dimana-mana. Berada di ruangan lain, Anda tidak lagi melihat secara langsung apa yang sedang terjadi, tetapi Anda harus membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat. Berdasarkan contoh di atas, Anda mungkin ingin menerima informasi seperti ini secara rutin:

• Berapa banyak tugas yang kita miliki dalam antrian, apa yang sedang dikembangkan, berapa banyak yang ditutup untuk periode tersebut?
• Berapa banyak panggilan ke helpdesk, jenis apa, berapa banyak yang berhasil ditutup?
• Jadwal pembersihan.
• Log aplikasi Anda dari perangkat pengguna.

Beberapa informasi ini akan dibuat secara manual (masuk akal untuk memagari sistem akuntansi pembersihan hanya untuk perusahaan pembersih besar). Beberapa berupa data mentah tidak terstruktur (log perangkat). Tetapi informasi dasar akan dibutuhkan dalam bentuk laporan dalam bentuk tabel atau grafik yang nyaman dan paling jelas serta dapat diandalkan mencerminkan kenyataan. (Contoh grafik yang tidak dengan jelas dan tidak akurat mencerminkan kenyataan diberikan dalam artikel yang luar biasa ini ). Hanya pada waktunya untuk mengetahui bahwa karyawan helpdesk bermain bodohkelebihan beban berat, tindakan yang memadai dapat diambil (menambah staf, membayar bonus untuk pekerjaan kejutan, mencoba menghilangkan penyebab banding massal). Tanpa mengetahui hal ini, mustahil untuk mengatur proses secara normal. Ini tidak hanya berlaku untuk para pemimpin. Pengembang, pengembang juga perlu mengetahui apa yang terjadi secara lokal untuk pengguna, bagaimana jaringan dimuat, server, jumlah permintaan ke layanan mikro per unit waktu, dll. Faktanya, ini adalah laporan yang sama dan tanpa mereka tidak mungkin menyelesaikan masalah mereka.

Persyaratan dasar untuk laporan

Mari kita rumuskan persyaratan dasar untuk laporan:

1. Visibilitas dan kemudahan persepsi.
   
   
   
   Ada sedikit pengertian langsung dari 5 GB log mentah, mereka perlu diproses dan dikumpulkan setidaknya sebelum kita mengetahui sesuatu yang bermanfaat.
2. , .
   
   
   
   « 19/20 ». ! , 19 « », 20 . «» , .
3. .
   
   
   
   . IP , % , . .
4. Ketepatan waktu.
   
   
   
   Tidak menyenangkan mengetahui bahwa saluran mulai melambat seminggu yang lalu dan setengah dari pengguna telah membuang, meninggalkan ulasan yang marah. Dan masalahnya bisa diselesaikan dalam 30 detik dengan mencolokkan kabel tambalan. Dan tikus di gudang habis, mereka tidak membeli tepat waktu. Agak, tapi juga tidak menyenangkan.
5. Biaya pembuatan dan penggunaan yang dapat diterima.

Mari kita bahas poin terakhir secara detail. Jika untuk yang sebelumnya saya sebagian dapat disebut "Kapten Jelas", maka untuk beberapa alasan dalam hubungannya dengan dia sering kali ada mengabaikan kenyataan. Mari kita buka selubungnya!

Semuanya membutuhkan uang

Lagi-lagi modal sedikit. Di dunia kita, praktis tidak ada yang gratis. Roti tidak tumbuh di pohon, Sinterklas tidak ada . Pekerjaan apa pun membutuhkan uang, waktu, dan sumber daya lainnya. Jika Anda membutuhkan laporan tentang jumlah cacing tanah per persegi. meteran, maka kita dapat memperkirakan nilainya. Mari kita perkirakan biayanya:

1. Makhluk. Biayanya uang C. Di sini kami juga akan memasukkan berbagai perbaikan, modernisasi - kami akan menunjuk C _m
   
   
   
   Ini dapat menulis kode yang menghasilkan laporan dari database. Datang dengan formulir di Excel untuk pengisian manual. Mengajar karyawan yang bodoh dan berbakat cara memasukkan angka dengan benar ke dalam sel dan menyimpan file.
2. Persiapan rutin. Biayanya P uang / hari (baik, atau periode lain, bukan itu intinya).
   
   
   
   Seorang karyawan harus mengambil sekop dan menggali beberapa meter persegi tanah. Hitung cacing yang terdeteksi dan pindahkan data ke piring
3. Kehidupan berguna (depresiasi). T hari. Ini juga termasuk berapa banyak revisi yang akan digunakan, modernisasi - T _m .

Anda dapat menggunakan satu laporan tanpa perubahan selama beberapa tahun, atau Anda dapat menemukan indikator baru dan mengubah formulir tampilan setiap hari.



Secara total, biaya laporan ini per hari

$$

$$/T+ / T+$$

Mari kita ambil contoh. Biarkan biaya 10.000 kredit galaksi untuk mengembangkan laporan. Mereka akan menggunakannya selama sekitar satu setengah tahun Bumi (mari kita gunakan 500 hari untuk kesederhanaan), kemudian mereka akan menemukan sesuatu yang baru secara fundamental. Juga, selama periode ini, revisi kecil 1000 kredit diperlukan. Entri data manual harian (tidak semuanya dapat diperoleh dari database secara otomatis) biaya 100 kredit. Secara total, kami memiliki:

10000/500 + 1000/500 + 100 = 122. Kalau ada 243 hari kerja dalam setahun, artinya kira-kira 30 ribu setahun, Rumusnya secara umum sederhana. Mereka yang tertarik dapat mengarahkan data ke dalam spreadsheet dan bermain dengan parameter. Jika Anda datang dengan kolom baru, meminta Anda mengubah warna grafik setiap minggu, atau laporannya sendiri dilakukan secara manual selama setengah hari, mudah untuk mendapatkan biaya ratusan ribu. Pada titik ini, perlu dipikirkan dengan serius: apakah informasi ini benar-benar penting dan apakah bernilai uang?

Contoh laporan yang sangat tidak efektif dari pengalaman pribadi jangka panjang

Situasi. Perusahaan memiliki dua arah utama yang tidak tumpang tindih dalam satu kantor: perdagangan grosir biji-bijian (kami membeli dari petani di wilayah tersebut) dan penjualan generator listrik diesel (klien utamanya adalah pekerja minyak di wilayah yang sangat jauh). Saat itu, tidak ada yang benar-benar memiliki ponsel. Semua orang menelepon melalui telepon kabel biasa. Panggilan ke daerah (zona tarif <100 km) sangat murah. Dan di Wilayah Krasnoyarsk, Timur Jauh, dll., Harganya cukup mahal. Perusahaan beroperasi dengan keuntungan yang baik, tetapi biaya komunikasinya juga cukup serius. Sementara sumber utama biaya jelas bagi semua orang, CEO menuntut pembagian berdasarkan departemen. Kami tidak memiliki log PBX. Elektrosvyaz (sekarang Rostelecom) tahu cara mengirim informasi dalam bentuk gulungan kertas. Secara total, kolega saya membutuhkan waktu kerja lebih dari seminggu,untuk menganalisis semua ini dan menghasilkan laporan yang diperlukan. Pertemuan di mana mereka seharusnya melihat laporan ini dan menarik kesimpulan terlihat seperti ini:



Jenderal: "Yura (kepala bagian penjualan generator), kenapa orang-orangmu banyak bicara?"

Yura: "Baiklah, jadi kami sedang bekerja!"

Jenderal: "Oh, bagus, bagus!"



Artinya, pada kenyataannya, mereka tidak mempelajari sesuatu yang baru dan berguna dengan harga tinggi. Situasinya mirip





Untuk panduan yang memadai, Anda perlu memiliki informasi dalam bentuk laporan. Jika laporan tidak nyaman, Anda perlu memikirkan cara memperbaikinya, mungkin menambahkan informasi yang kurang. Tetapi pada saat yang sama, orang harus memahami dengan jelas bahwa itu akan membutuhkan uang. Mungkin banyak uang. Pertanyaan yang benar seharusnya adalah: "Apakah mendapatkan informasi X sebanding dengan jumlah Y?"



Contoh:



"Apakah perlu mengetahui warna tikus di gudang (kolom dalam laporan) 5.000 rubel?" (jawabannya agak negatif, karena informasi ini sangat jarang dibutuhkan dan jarang digunakan sehingga biayanya mendekati nol)



“Apakah pengetahuan tentang kompleksitas tugas yang dilakukan di rilis sebelumnya dan direncanakan pada 50.000 rubel saat ini bernilai? (Jawabannya agak positif, karena kita harus memahami sedini mungkin bahwa ada risiko tidak tepat waktu. Dalam hal ini, kita bisa mencari solusi dengan mendiskusikan masalah tersebut dengan team lead dan Customer, atau dengan menyewa freelancer untuk beberapa tugas).



Ada juga poin penting: informasi bisa kehilangan relevansinya. Artinya, penerima tidak lagi tertarik secara keseluruhan atau sebagian, tetapi kami terus menghasilkan laporan. Namun, penerima tidak memiliki motivasi khusus untuk membatalkannya.



Jika akal sehat tidak cukup, di tingkat perusahaan, proses tersebut dapat secara efektif disusun sebagai berikut. Penerima setiap laporan harus "membiayai" mereka dalam anggaran unit. Artinya, jika Anda membutuhkan laporan 1, 2, 3, 4, 5 dengan nilai total X rubel, biaya dalam akuntansi manajemen didistribusikan sesuai. Dalam hal ini, mau tidak mau, Anda harus tetap berada dalam kerangka dan benar-benar hanya memerlukan informasi yang benar-benar relevan, tanpa ragu membuang informasi yang tidak perlu.