Siapa "subkontraktor" itu?
Anak perusahaan adalah orang yang bekerja di departemen lain dari perusahaan yang berspesialisasi dalam bidang tertentu. Subkontraktor didefinisikan sebagai mereka yang berinteraksi dengan manajer produk secara teratur, sehingga mengetahui siapa mereka adalah suatu keharusan.
Pertama, mari kita lihat prinsip pembagian ke dalam departemen menggunakan contoh perusahaan IT:
Artinya, ada struktur yang jelas - blok terpisah yang mencakup spesialis dari peringkat yang berbeda. Dan inilah contoh lain dalam distribusi:
Seperti yang Anda lihat, kedua perusahaan yang bekerja di arah yang berbeda memiliki struktur departemen yang sama sekali berbeda dan, sebagai hasilnya, subkontraktor. Ini menunjukkan bahwa tidak ada sistem pembagian universal dalam organisasi, semuanya tergantung pada spesifik dan ruang lingkup kegiatan.
Pengelompokan ke departemen sesuai dengan bidang tanggung jawab dan pengaruh dalam perusahaan dilakukan untuk menyederhanakan orientasi antar departemen. Mengetahui struktur subkontraktor yang jelas, Anda akan segera memahami di mana dan kepada siapa Anda dapat menghubungi saat ini mengenai masalah atau masalah yang muncul.
Mengapa kita membutuhkan "subkontraktor" dan mengapa tidak mungkin tanpa mereka?
Setelah melihat contoh memecah perusahaan menjadi departemen dan departemen, muncul pertanyaan: mengapa kita membutuhkan subkontraktor, mengapa begitu banyak orang yang bekerja di organisasi, dan mengapa tidak mungkin tanpa mereka? Mereka diperlukan agar manajer produk tidak melakukan tugas orang lain.
Karya produk, seperti yang Anda tahu, terhubung dengan penandatanganan kontrak, tindakan, dan dokumentasi lainnya. Di perusahaan di mana organisasi departemen terganggu, manajer produk sering berbicara tentang mendapatkan pendidikan hukum yang lebih tinggi di sepanjang jalan, karena mereka harus memahami hukum, peraturan, dan hal-hal lain untuk bekerja dengan dokumen dengan benar.
Ini bagus ketika sebuah produk mengambil tanggung jawab dan melakukan banyak pekerjaan yang berhubungan dengan produk. Tetapi ketika dia mulai melakukan tugas-tugas spesialis lain, ini buruk. Pertama, tidak ada jaminan bahwa ia akan memenuhi tugas ini dengan benar karena kualifikasinya yang rendah di satu area atau lainnya. Kedua, produk akan mulai mengorbankan tugas-tugas inti, sebagai akibatnya integritas alur kerja dihancurkan.
Terobosan kerja stabil jelas diilustrasikan oleh permainan "Jenga". Gambar kiri (1) menunjukkan situasi ketika suatu produk melakukan tugas langsungnya, dan mentransfer tugas lain ke subkontraktor dari berbagai departemen sesuai dengan kualifikasi. Angka yang tepat (2) menunjukkan kurangnya pembagian ke dalam departemen dan departemen ketika manajer produk harus melakukan tugas yang tidak terkait dengan kualifikasinya.
Dengan demikian, subkontraktor di perusahaan diperlukan untuk distribusi proses kerja yang kompeten sesuai dengan kualifikasi. Jumlah departemen bisa berapa saja, yang utama adalah strukturnya stabil.
Bagaimana cara bekerja dengan departemen lain yang memiliki KPI sendiri?
Memperbaiki struktur perusahaan dan menghancurkan departemen hanya setengah dari pertempuran. Sama pentingnya untuk memahami bagaimana bekerja dengan benar dengan departemen lain, terutama jika mereka memiliki KPI yang berbeda. Ketidakmampuan untuk berinteraksi dengan subkontraktor akan menghasilkan efisiensi yang rendah.
Mulailah dengan membangun sirkuit. Letakkan "diri Anda" di bagian tengah, dan sekitar - departemen dan departemen yang berbeda dengan deskripsi tentang pertanyaan apa yang dapat Anda hubungi.
Harap dicatat: di bawah masing-masing departemen ada stiker dengan deskripsi KPI - indikator di mana spesialis menentukan efektivitas kerja.
Sangat nyaman untuk bekerja dengan kartu seperti itu, karena Anda dapat menghapus atau menambah departemen / departemen baru kapan saja.
Mari kita lihat contoh kecil berdasarkan peta kita. Katakanlah sebuah perusahaan telah memutuskan untuk meluncurkan toko online. Pertama, kami mencari tahu departemen mana yang akan ditugaskan, kemudian kami menentukan KPI dan menjelaskan masalah (tanggung jawab) dari departemen baru. Ini dilakukan dalam beberapa menit, untuk konstruksi yang nyaman dari peta pikiran, gunakan layanan khusus (misalnya, Miro).
Aturan emas interaksi dengan subkontraktor adalah secara simultan memperhitungkan metrik utama masing-masing. Tetapkan tujuan yang memperhitungkan kepentingan semua kolega, kemudian kedamaian dan idilis berkuasa di organisasi, dan efisiensi kerja berubah skala.
Ngomong-ngomong, untuk tujuan ini, diizinkan untuk membagi spesialis bukan berdasarkan jenis kegiatan, tetapi dengan metrik yang dibimbing oleh mereka dalam pekerjaan mereka.
Mari kita lihat contoh spesifik untuk memperjelas proses interaksi yang tepat dengan subkontraktor. Katakanlah Anda bertanggung jawab atas kartu produk di toko online.
Ini termasuk deskripsi produk, karakteristik teknis, foto, dan blok dengan tombol Beli. Anda tahu bahwa dengan mengorbankan tombol, Anda mendapatkan 1 juta rubel sebulan. Karenanya, pantau semua metrik terkait yang memengaruhi garis bawah. Metrik penting terdekat dalam contoh ini adalah jumlah klik dari katalog produk ke kartu (dalam kasus kami, 10% dari total pengunjung ke toko online).
Departemen penjualan muncul dan mengusulkan untuk melakukan perubahan: tambahkan spanduk munculan ke katalog yang mengarah ke halaman berisi informasi tentang kerja sama dengan badan hukum.
Tenaga penjualan membuat perkiraan: menambahkan pop-up (jendela pop-up) akan meningkatkan jumlah lead dari 50 hingga 100 (2 kali). Pada awalnya, tampaknya pertumbuhan ganda adalah titik yang sangat baik untuk pengembangan toko online. Tetapi pertama-tama, pikirkan implikasinya: apa yang dapat terjadi pada metrik yang penting bagi departemen lain? Dalam kasus kami, jumlah transisi dari katalog ke kartu barang tertentu.
Sangat diharapkan bahwa menambahkan jendela pop-up akan mengurangi jumlah transisi dari katalog ke kartu (dalam contoh ini, 2 kali - hingga 5%). Dengan demikian, dari tombol "Beli" Anda akan menerima bulanan bukan 1 juta rubel, tetapi hanya 500 ribu rubel.
Lalu apa yang harus dilakukan? Tambahkan popup atau biarkan apa adanya? Buat keputusan setelah melakukan sedikit analisis, angka-angka tertentu akan membantu Anda dengan pilihan yang tepat. Dalam kasus kami, ada kerugian 500 ribu rubel, jadi kami perlu memperkirakan keuntungan dari inovasi dan membandingkan dengan indikator saat ini.
Meningkatkan lead ke 100 lead per bulan akan memberikan 300.000 rubel tambahan per bulan. Dengan demikian, Anda akan menerima 800.000 rubel sebulan. Ini kurang dari laba saat ini, oleh karena itu, inovasi harus ditinggalkan. Masih harus menyampaikan keputusan dengan benar kepada tenaga penjualan, dengan membantahnya dengan perhitungan. Maka tidak ada yang akan tersinggung, suasana yang baik di tim akan tetap ada dan pekerjaan produktif akan terus berlanjut.
Pembentukan pengalaman negatif
Pembentukan negatif adalah salah satu masalah utama banyak organisasi. Ia terakumulasi dalam pekerjaan, ketika tugas-tugas departemen yang berbeda tidak bertepatan satu sama lain karena metrik yang berbeda. Sebagai akibatnya, perselisihan dalam pekerjaan dimulai, sebuah pendapat muncul tentang ketidakmampuan karyawan tertentu, bahwa tidak ada yang mengerti apa pun, dll. Semua ini adalah pembentukan pengalaman negatif yang mengurangi produktivitas pekerjaan departemen secara keseluruhan dan masing-masing spesialis secara individual.
Contoh paling umum terkait dengan pemasaran. Orang-orang dari departemen periklanan punya ide keren untuk meningkatkan keuntungan beberapa kali. Mereka menyampaikannya kepada manajemen dan mendapatkan persetujuan dengan dukungan.
Gagasan "turun" ke pengembang dari eksekutif prioritas tinggi dengan tenggat waktu yang ketat. Mereka harus berurusan dengan implementasi teknis dalam kondisi darurat dan dengan perencanaan minimal, di samping itu, semua tugas harian lainnya bergerak, yang tidak ada yang dihapus dari rencana.
Dalam kebanyakan kasus, ide yang diimplementasikan dengan tergesa-gesa "jangan menembak", yaitu, perusahaan tidak menerima kenaikan laba yang dijanjikan beberapa kali. Akibatnya, pengembang mengembangkan pengalaman negatif dengan pemasar yang mengganggu komunikasi di antara mereka.
Mengembangkan ide-ide baru tidak harus cepat dan spontan. Sebelumnya di artikel dikatakan lebih dari sekali: apa yang tampaknya sangat keren untuk Anda tidak selalu "datang" kepada pengguna. Karena itu, lakukan pekerjaan dalam 4 tahap:
- . , .
- . .
- . (MVP, ) «» . .
- . , — .
Oleh karena itu, jika idenya belum melewati tahap kedua atau ketiga - tinggalkan saja dan jangan mengambil waktu pengembang. Ngomong-ngomong, lebih baik melakukan tahap kedua dan ketiga beberapa kali untuk mendapatkan konsep yang paling "halus", yang nantinya akan masuk ke pekerjaan penuh.
Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan skema ini, adalah mungkin untuk menghindari pembentukan pengalaman negatif. Tidak akan ada perbedaan pendapat dan atmosfir yang buruk, semua anggota tim akan saling memperlakukan dengan hormat dan pengertian, dan ini adalah kunci untuk pekerjaan yang produktif.
Kerangka kerja dan visualisasi proses interaksi
Pada blok terakhir, kami membahas pengalaman negatif yang sering muncul ketika berinteraksi dengan subkontraktor. Bekerja sesuai dengan skema optimal, yang terkait dengan wawancara dengan pengguna dan pembuatan prototipe, tidak selalu mungkin karena opacity dari proses.
Sebagai contoh, pemasar tidak akan mengerti kebutuhan untuk ini, tenggat waktu mereka "terbakar", mereka perlu dengan cepat mengimplementasikan fungsi baru. Sebagai akibatnya, pertentangan baru muncul. Untuk menghindari hal ini, ide harus transparan untuk semua spesialis perusahaan dan visualisasi proses interaksi akan membantu dalam hal ini.
Papan kanban
Mari kita coba bersama dengan Anda untuk memvisualisasikan alur kerja dalam perusahaan atau, seperti yang biasa dikatakan sekarang, untuk membangun kerangka interaksi. Mari kita mulai dengan membuat papan kanban. Anda dapat membentuknya dengan cara apa pun yang mudah, tetapi kami sarankan menggunakan Miro - layanan ini sudah memiliki templat yang sudah jadi yang mempermudah dan mempercepat rendering.
Papan kanban akan membantu mencatat semua informasi yang masuk di satu tempat: ide, pesan dari email, pesan instan dan saluran komunikasi lainnya dari subkontraktor, tugas saat ini, dll. Kemungkinan alat dalam hal ini tidak terbatas, putar sesuai keinginan Anda.
Memperbaiki informasi di satu tempat akan membantu Anda lebih berkonsentrasi dan tidak menyimpan lusinan pikiran di kepala Anda seperti "jadi, Gosha dari pemasaran mengatakan untuk memeriksa ini dan itu, Anda perlu menuliskannya di suatu tempat." Ngomong-ngomong, departemen yang berbeda sering memikirkan hal yang sama, menawarkan ide yang sama. Dengan melihat semuanya di satu tempat, Anda dapat dengan mudah mengintegrasikannya dan merampingkan alur kerja Anda.
Sangat diharapkan bahwa semua subkontraktor memiliki akses ke dewan. Ini akan menyelamatkan Anda dari panggilan konstan dengan pertanyaan "apa kabar dengan ide kami?" Sudah cukup untuk pergi ke papan tulis dan melihat status tugas. Miro, misalnya, memiliki kemampuan untuk meninggalkan komentar, yang menyederhanakan komunikasi dan menghilangkan panggilan pendek yang memakan waktu kantor.
Tetapkan tugas apa pun untuk karyawan tertentu: pengembang, pemasar, tenaga penjualan, dll. Ini juga membuat komunikasi lebih mudah, karena rekan kerja lainnya akan tahu siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan. Semua ini sederhana dan cepat untuk diterapkan di Miro.
Ini adalah salah satu opsi untuk memvisualisasikan alur kerja. Selama bertahun-tahun, telah terbukti nilainya lebih dari satu kali, meningkatkan produktivitas ratusan tim. Tetapi apakah ini satu-satunya pilihan? Dan jika Anda perlu menjelaskan tugas secara lebih rinci? Mari kita lihat opsi alternatif - Project Canvas.
Kanvas Proyek
Kami telah berbicara tentang model Canvas - ini adalah tabel blok yang membantu dalam deskripsi terperinci model bisnis. Dan jika dengan bantuan alat dimungkinkan untuk menguraikan organisasi menjadi komponen-komponennya, lalu mengapa tidak mencoba melakukan hal yang sama dengan ide atau tugas?
Lihat contoh lembar bentang, disusun dalam kondisi nyata. Setiap blok berisi beberapa stiker dengan informasi dasar yang membantu dalam pelaksanaan ide. Sekali lagi, semuanya dikumpulkan dalam satu tempat sekilas dan sangat mudah dibaca.
Perhatikan juga bahwa beberapa stiker di blok yang sama memiliki warna yang berbeda. Ini bukan kecelakaan, tetapi gradasi khusus: warna tertentu ditugaskan untuk masing-masing departemen perusahaan untuk menyederhanakan orientasi produk dan pengembang. Artinya, tabel dibagi di semua departemen (peserta proyek) dan spesialis yang relevan memasukkan data yang diperlukan ke dalam blok.
Ini adalah contoh lain dari visualisasi interaksi yang sukses. Sebelumnya dikatakan bahwa ide utama perubahan harus transparan bagi semua departemen untuk pekerjaan produktif. Project Canvas adalah alat yang hebat untuk menetapkan tujuan bersama yang akan jelas untuk semua tingkat keterampilan.
Apa yang terjadi jika Anda tidak melakukannya?
Menghindari visualisasi, yang membantu menentukan tujuan bersama untuk semua subkontraktor, akan menyebabkan suasana buruk di dalam tim dan pembentukan pengalaman negatif. Tidak mungkin mencapai tujuan yang ditetapkan dan melakukan tugas dalam lingkungan seperti itu. Oleh karena itu, visualisasikan prosesnya, buat "transparan" untuk tim.
Contoh yang baik dari akumulasi pengalaman negatif dan tidak adanya tindakan adalah startup "endless stick". Diluncurkan pada tahun 2014, produk ini adalah flash drive sederhana yang membuka akses ke penyimpanan data cloud di Internet.
Awalnya, perusahaan berkembang dengan sukses, implementasi teknis berjalan lancar, dan bahkan ada desas-desus yang menarik dari Microsoft. Setelah beberapa saat, proyek itu dibatasi, dan salah satu alasan penutupan itu disebut konflik konstan dalam tim. Seperti yang dapat Anda lihat, bahkan ide yang tampaknya sangat keren dapat ditakdirkan karena ketidaksepakatan dan kurangnya visualisasi alur kerja.
Artikel ini akan segera berakhir, jadi inilah saatnya untuk merangkum semua yang telah dikatakan. Pertama, subkontraktor adalah kolega yang bekerja di departemen lain dan divisi perusahaan. Kedua, manajer produk berinteraksi secara teratur dengan mereka untuk menyelesaikan berbagai masalah. Ketiga, penting untuk dapat mengkomunikasikan tujuan ke departemen dengan KPI yang berbeda, untuk menentukan metrik umum untuk mencapai produktivitas kerja yang tinggi.
Dalam yang terakhir, visualisasi interaksi atau kerangka kerja banyak membantu. Artikel ini menjelaskan dua metode - papan kanban dan kanvas proyek, yang telah membuktikan nilainya dalam praktiknya. Dan setiap kali Anda berpikir tentang ketidakbergunaan visualisasi, ingatlah sejarah "tongkat tanpa ujung" startup.