Kemungkinan besar, sebagian besar masalah dalam hidup dan pekerjaan Anda disebabkan oleh kurangnya aktivitas. Dalam artikel ini, kami akan memberi tahu Anda cara kerja ketidakaktifan dan mengapa Anda membutuhkannya lebih banyak.
Bayangkan Anda, seorang penggemar produktivitas, suatu hari mendapatkan akses ke mesin waktu dan memutuskan untuk beberapa dekade kembali ke kantor salah satu pahlawan bisnis lama Anda. Sebut saja dia Tony.
Anda menyamar sebagai petugas kebersihan, percaya bahwa observasi beberapa hari saja sudah cukup untuk mengungkap rahasia produktivitas CEO yang luar biasa ini dan pengambilan keputusan yang bijaksana. Anda ingin mempelajari kebiasaan dan praktik yang memungkinkannya untuk selamanya mengubah seluruh industrinya.
Begitu sampai di kantor (dipenuhi asap rokok, tentunya), Anda akan sedikit terkejut karena tidak terlihat seperti sarang semut manusia sama sekali. Nyatanya, orang-orang di sekitar Anda praktis tidak melakukan apa-apa. Di dekat kantor pahlawan Anda, sekretarisnya sedang beristirahat di mejanya. Sebut saja dia Gloria. Sepertinya dia sama sekali tidak sibuk. Selama setengah jam, Anda melihatnya membaca, merapikan mejanya, dan mengobrol dengan sekretaris yang lewat. Mereka juga tidak terlihat sibuk. Bingung karena Tony membuang-buang uang untuk membeli sepatu, Anda memutuskan untuk tinggal beberapa jam lagi.
Setelah menonton sedikit lebih lama, Anda menyadari bahwa kesan awal benar-benar salah. Gloria tidak melakukan apa-apa hampir sepanjang waktu. Tapi begitu permintaan, perintah atau pemberitahuan datang dari Tony, dia langsung turun ke bisnis. Dalam hitungan menit, dia menjawab panggilan, mengirim surat, mengubah waktu rapat di jadwal, atau menemukan dokumen yang diperlukan. Setiap kali dia memiliki masalah, dia segera menyelesaikannya. Baik Tony maupun Gloria tidak membuat daftar tugas, mengirim tiket, atau menunggu email.
Ini membuat hari kerja Tony lancar dan efisien. Setiap menit waktunya dihabiskan untuk bagian terpenting dari pekerjaannya - membuat keputusan, dan bukan untuk ketidaknyamanan yang sepele seperti mengantri di kantor pos.
Waktu ketika Gloria tidak sibuk tidak terbuang percuma. Ini adalah waktu idle: kelebihan sumber daya yang memungkinkan respons dan fleksibilitas. Waktu nganggur itu penting karena membuat Gloria tidak pernah punya daftar pekerjaan. Dia dapat segera memulai tugas apa pun yang muncul. Tujuan Gloria adalah memastikan bahwa Tony memiliki tingkat pekerjaan yang dia butuhkan, bukan sesibuk mungkin.
Jika Anda pernah merasa stres, kewalahan, tenggelam dalam keadaan statis ketika Anda ingin berubah, atau kesal karena Anda tidak dapat menanggapi peluang baru, maka hidup Anda membutuhkan lebih banyak kelambanan.
Dalam buku " Slack: The Getting Past of Burnout, busywork, and the Myth of Total Efficiency of"Tom DeMarco mengatakan bahwa kebanyakan orang dan organisasi gagal memahami nilai tidak bertindak. Meskipun sudah sekitar dua puluh tahun sejak buku ini diterbitkan, pesan intinya adalah abadi.
Musuh Anda adalah mengejar efisiensi maksimum
“Anda efektif jika Anda melakukan sesuatu dengan biaya minimum. Anda produktif saat Anda melakukan sesuatu dengan benar. "
Banyak organisasi terobsesi dengan efisiensi. Mereka ingin memastikan bahwa setiap sumber daya digunakan dengan efisiensi maksimum, dan setiap karyawan sibuk dengan sesuatu setiap menit. Mereka menyewa spesialis untuk mengendus petunjuk terkecil dari pemborosan sumber daya.
Banyak orang juga terobsesi dengan fatamorgana efisiensi absolut. Kami menjadwalkan setiap menit sepanjang hari, bangga tidak mengambil istirahat, dan memarahi diri sendiri untuk saat-saat gangguan tersingkat. Kami menganggap tidur, sakit, dan kelelahan sebagai kelemahan yang tidak dapat diterima, dan kami mengidolakan mereka yang menurut kami tidak pernah terpapar padanya. Namun, sudut pandang ini tidak memungkinkan kita untuk memahami bahwa produktivitas dan efisiensi bukanlah hal yang sama.
Efisiensi mutlak adalah mitos.Kembali ke Gloria dan Tony. Bayangkan Tony memutuskan untuk memberinya lebih banyak pekerjaan sehingga dia dapat menggunakan delapan jam shiftnya untuk bekerja. Apakah akan lebih produktif? Saya kira tidak. Waktu tidak aktif memungkinkannya untuk langsung menanggapi permintaannya, sehingga melakukan pekerjaannya secara produktif. Jika Gloria sibuk, Tony harus menunggu, yang membuat pekerjaan yang dia lakukan menganggur. Akibatnya, mereka berdua menjadi kurang produktif.
Setiap kali kita menghilangkan kelambanan, itu mengarah pada akumulasi kasus. DeMarco menulis: " Dari sudut pandang praktis, tidak mungkin mempertahankan 100% pekerjaan dari semua karyawan dalam sebuah organisasi tanpa menyediakan semacam penyangga di meja setiap karyawan. Ini berarti dia memiliki kotak masuk tempat kasus menumpuk."
Banyak dari kita berharap tidak ada aktivitas dalam pekerjaan, karena kita melihatnya secara negatif. Dalam dunia efisiensi obsesif, ketidakaktifan sering dianggap sebagai kemalasan atau kurangnya inisiatif. Namun, kami tahu bahwa tanpa waktu tidak aktif, kami tidak akan dapat langsung mengambil tugas baru, dan jika seseorang bersikeras bahwa ini harus dilakukan, kami harus keluar dari pekerjaan sebelumnya. Dengan satu atau lain cara, sesuatu harus ditunda. Meningkatkan pekerjaan mungkin tidak berguna:
« , . , . , . , , ».
DeMarco mendefinisikan kelambanan sebagai “tingkat kebebasan yang diperlukan untuk membuat perubahan. Kelambanan adalah musuh alami dari efisiensi, dan efisiensi adalah musuh alami dari kelambanan . " Di bagian lain buku itu, dia menulis: "Kelambanan mewakili produktivitas kerja yang dikorbankan untuk keberlanjutan jangka panjang . "
Untuk mengilustrasikan konsep tersebut, DeMarco meminta pembaca untuk membayangkan permainan "tag" dari lima belas ubin bernomor dalam sebuah kotak dan satu ruang kosong yang memungkinkan Anda untuk memindahkan satu ubin pada satu waktu. Tujuan permainan ini adalah menempatkan ubin dalam urutan numerik. Ruang kosong ini dianalogikan dengan kelambanan. Jika Anda menghapusnya, maka permainan akan menjadi lebih efisien, tetapi “Sesuatu yang lain akan hilang. Tanpa ruang kosong, kemampuan untuk memindahkan ubin akan hilang. Pengaturan ubin itu sendiri sudah optimal, tetapi jika waktu menunjukkan bahwa tidak, Anda tidak akan dapat mengubahnya dengan cara apa pun . "
Memiliki sedikit ruang gerak memungkinkan kita bereaksi terhadap kondisi yang berubah, bereksperimen, dan melakukan hal-hal yang mungkin tidak berhasil.
Kemalasan terdiri dari sumber daya yang berlebihan. Bisa berupa waktu, uang, orang di tempat kerja, dan bahkan prediksi. Kelambanan sangat penting karena memungkinkan kita untuk tidak tetap terkunci dalam keadaan kita saat ini tanpa kemampuan untuk bereaksi atau beradaptasi karena kekurangan sumber daya.
Kurangnya kelambanan menyakitkan. Kekurangan membebani pikiran kita dan membuang energi yang seharusnya dapat digunakan untuk memecahkan masalah saat ini dengan lebih baik. Ini memperkuat dampak kegagalan dan konsekuensi yang tidak diinginkan.
Terlalu lama tidak ada aktivitas menghalangi, menghabiskan sumber daya dan membuat orang bosan. Namun secara umum, masalah kurangnya tindakan jauh lebih umum daripada masalah kelebihan. Jika, ketika merencanakan sebuah proyek, Anda mencurahkan terlalu banyak waktu untuk tidak aktif, dan proyek berakhir lebih awal dari yang direncanakan, maka di waktu senggang Anda tidak akan hanya duduk-duduk saja. Anda dapat memutuskan untuk memulihkan dari proyek sebelumnya yang membutuhkan usaha lebih dari yang diharapkan, atau mengerjakan proyek yang saat ini dihentikan sementara. Mungkin Anda akan menganalisis mengapa proyek itu begitu sukses dan menarik kesimpulan untuk masa depan. Atau mungkin waktu menganggur akan menjadi hadiah Anda untuk pekerjaan yang berkualitas! Anda berhak istirahat.
Kelambanan juga memungkinkan kita untuk menghadapi pukulan dan kejutan yang tak terhindarkan dalam hidup. Jika setiap jam dijadwalkan sesuai jadwal kita, kita tidak akan bisa memperlambat diri untuk pulih dari flu, sedikit teralihkan dengan mempelajari keterampilan baru, atau menghabiskan beberapa jam untuk mengatasi masalah teknis.
Secara umum, Anda membutuhkan lebih banyak ketidakaktifan daripada yang Anda harapkan. Kecuali Anda memiliki banyak pengalaman, perkiraan durasi atau kompleksitas tugas Anda akan selalu terlalu rendah. Sebagian besar dari kita menganggap skenario kasus terbaik sebagai skenario yang paling mungkin akan menjadi kenyataan, tetapi ini jarang terjadi.
Anda juga perlu memantau dengan cermat seberapa cepat Anda menghabiskan sumber daya ketidakaktifan untuk mengisinya kembali tepat waktu. Misalnya, Anda mungkin memeriksa kalender Anda sekali seminggu untuk memastikan masih ada kotak kosong untuk setiap hari dan bahwa janji temu tidak menyita waktu idle Anda. Pikirkan tentang jenis kelambanan yang paling penting bagi Anda, dan pantau secara teratur. Jika Anda melihat sumber daya menganggur hampir habis, ambil tindakan.
Dari waktu ke waktu, Anda mungkin perlu menyisih dari tidak bertindak untuk memanfaatkan pembatasan. Kurangnya aktivitas untuk waktu yang singkat atau di area tertentu dapat memaksa Anda untuk lebih banyak akal. Jika Anda kesulitan menemukan solusi yang cerdik, cobalah mengurangi kelambanan secara sengaja. Misalnya, sisihkan lima menit untuk bertukar ide, atau tanyakan pada diri Anda sendiri apa yang terjadi jika anggaran Anda turun 90%.
Namun, lebih sering daripada tidak, sangat penting untuk menjaga kelambanan Anda. Yang terbaik adalah selalu mencoba menggunakannya, jika tidak, orang lain akan mencoba mencurinya. Tetapkan batasan yang jelas untuk pekerjaan Anda dan catat tugas yang mungkin meningkat volumenya.
Kelambanan dan perubahan
Di masa lalu, orang dan organisasi terkadang dapat bertahan dengan sedikit atau tanpa tindakan, setidaknya untuk sementara. Saat ini, ketika kelambanan menjadi semakin diperlukan untuk kelangsungan hidup, kita semakin berusaha untuk menyingkirkannya demi efisiensi. Untuk bertahan hidup, perubahan dan transformasi yang konstan diperlukan, yang " membutuhkan sumber daya, yang defisitnya sekarang lebih besar dari sebelumnya. Sumber daya ini, yang merupakan bahan katalitik perubahan, adalah kelambanan . " DeMarco menulis:
« — , . , 100% . — , 0%. . . . ».
Hanya ketika Anda 0% sibuk, Anda dapat mundur selangkah dan mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif tentang pekerjaan Anda. Kelambanan memungkinkan kita untuk berpikir ke depan. Untuk memahami apakah kita berada di lintasan yang benar. Renungkan masalah yang tidak disadari. Renungkan informasi. Putuskan apakah kita memilih kompromi yang tepat. Lakukan hal-hal yang tidak berskala dan mungkin tidak menguntungkan untuk waktu yang lama. Hindari transaksi yang buruk.
Kelambanan dan produktivitas
Ironisnya, dalam jangka panjang, dengan tidak adanya tindakan, kita mencapai lebih banyak hal. Kita menjadi lebih produktif jika kita tidak berusaha untuk menjadi produktif sepanjang waktu.
DeMarco mengatakan bahwa jumlah pekerjaan yang dilakukan setiap orang dalam sebuah organisasi tidak pernah statis: “Segalanya berubah setiap hari. Hal ini menyebabkan beban baru yang tidak rata, beberapa orang memiliki pekerjaan tambahan (buffer mereka bertambah), yang lain berkurang, karena seseorang di depan mereka dalam rantai menghasilkan bagian pekerjaan mereka lebih lambat . " Kurangnya kelambanan sangat melelahkan. Cepat atau lambat, kita pasti akan membutuhkan sumber daya tambahan yang perlu diambil dari suatu tempat.
Jika kita dengan tenang merasakan bahwa dari waktu ke waktu kita sibuk pada 0%, maka ini berarti kita memikirkan apakah kita melakukan apa yang perlu kita lakukan. Ini justru kebalikan dari bagaimana kita mengambil tugas pertama yang muncul sehingga tidak ada yang mencurigai kita malas. Harapan bahwa “selalu sibuk berarti produktif” menimbulkan tekanan, kita harus selalu terlihat sibuk dan memiliki penyangga tugas. Jika kita melihat bahwa buffer kita berkurang, dan kita ingin tetap sibuk, maka satu-satunya solusi yang mungkin adalah bekerja lebih lambat.
Upaya untuk menghilangkan ketidakaktifan menghasilkan waktu kerja yang lebih lama. Tidak pernah ada waktu luang, karena Anda selalu mengisinya.
Amos Tversky pernah berkata bahwa rahasia penelitian yang baik adalah selalu sedikit dimanfaatkan; jika Anda tidak dapat menghabiskan waktu berjam-jam tidak aktif, maka Anda akan membuang-buang waktu bertahun-tahun. Jam-jam ini dihabiskan untuk mencari tahu apakah Anda menuju ke arah yang benar.
Periklanan
VPS bertenaga dengan perlindungan DDoS dan perangkat keras terbaru. Semua ini tentang server epik kami . Konfigurasi maksimum adalah 128 inti CPU, RAM 512 GB, NVMe 4000 GB. Buat konfigurasi Anda sendiri dengan beberapa klik dan ubah parameter server kapan saja.
Berlangganan obrolan kami di Telegram .
