Secara tradisional, masalah ini diselesaikan dengan mengumpulkan semua peserta secara berurutan di kelas di mana kolega yang lebih berpengalaman mengadakan pelatihan - mereka menunjukkan apa yang harus dilakukan dan menjelaskan dengan jelas mengapa hal itu diperlukan, dan betapa buruknya bagi mereka jika mereka tidak mempelajarinya. Peragaan dan cerita tersebut tentunya disertai dengan tugas-tugas praktek yang dilakukan siswa di dalam kelas di bawah pengawasan beberapa pelatih.
Virus korona telah membuat pertemuan di ruang kelas menjadi tidak mungkin. Tetapi tidak ada yang akan menunda peluncuran sistem, yang persiapannya telah menginvestasikan uang yang sangat serius. Penting untuk menemukan cara lain untuk menyampaikan pengetahuan kepada pengguna di masa mendatang dan mengembangkan keterampilan untuk bekerja di sistem baru.
Keputusan yang jelas dibuat untuk melakukan pembelajaran jarak jauh dengan penguatan dalam bentuk tugas praktik wajib. Tetapi beberapa detail penting di sini.
Pertama, tekniknya. Pembelajaran jarak jauh membutuhkan komputer dengan speaker dan mikrofon. Tidak semua tempat kerja di pabrik dilengkapi dengan peralatan seperti itu. tidak ada kebutuhan produksi untuk itu. Itu perlu untuk melakukan audit tempat kerja dan perkuatannya dalam waktu singkat.
Orang-orang di tempat kerja tidak dapat belajar dimana-mana karena lingkungan yang bising dan padat. Untuk situs seperti itu, tempat kerja sementara diatur di tempat terpisah dan jadwal disiapkan menurut pengguna yang akan datang ke kelas ini untuk berpartisipasi dalam pembelajaran jarak jauh.
Kedua, jumlah pengguna dikalikan dengan jumlah proses bisnis (~ 2500), dengan mempertimbangkan pergeseran dan ketersediaan pengguna, memberikan sejumlah besar sesi pelatihan. Proses bisnis berbeda - dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks. Diputuskan untuk menerapkan pendekatan gabungan. Pada topik paling sederhana, pengguna diminta untuk membaca instruksi dan melakukan tugas mandiri. Untuk yang lebih kompleks, dan di mana ada banyak pengguna, video direkam. Di mana ada lebih sedikit pengguna dan lebih banyak pilihan untuk menggunakan sistem, mereka mengadakan kelas online melalui skype. Dan akhirnya, untuk yang paling maju, di mana ada 1-3 orang, pengecualian dibuat dan pelatihan penuh waktu dilakukan.
Ketiga, selain pelatihan, perlu adanya pembekalan untuk pelaksanaan tugas-tugas praktis. Tanpa ini, menonton video dan berpartisipasi dalam pelatihan skype akan membuang-buang waktu - terbang ke satu telinga, terbang ke telinga lainnya. Untuk melakukan ini, kami membentuk rencana untuk melakukan tugas-tugas praktis, yang menurutnya setiap pengguna harus melakukan operasi tertentu, misalnya, memasukkan tugas perbaikan atau membuat permintaan bahan. Selain itu, mereka harus melakukan ini bukan pada satu waktu, tetapi beberapa operasi sehari selama sebulan.
Untuk mengontrol pelaksanaan tugas-tugas praktis, dibuat laporan dalam sistem yang memilih transaksi dalam sistem dan, dengan nama pengguna, ditentukan apakah karyawan telah menyelesaikan jumlah operasi yang diperlukan dalam sistem. Rencana dan fakta dibandingkan di Excel dan setiap hari, pada rapat operasional ketua kelompok, mereka melihat hasilnya. Bagi orang-orang yang berada di belakang rencana tersebut, mereka memberikan informasi kepada kepala toko, yang memberikan umpan balik dan memotivasi yang tertinggal.
Yang keempat, dan mungkin yang paling penting, adalah pembentukan tanggung jawab vertikal untuk perjalanan pelatihan. Tidak seorang pun, kecuali manajemen perusahaan, yang dapat memastikan partisipasi karyawan dalam acara-acara ini. Direktur pabrik memahami hal ini dengan sempurna, jadi dia menyampaikan kepada para manajer di semua tingkatan bahwa orang tidak punya pilihan lain selain belajar dan mulai bekerja dalam sistem yang baru. Kepala toko bertanggung jawab kepada direktur pabrik untuk kehadiran, untuk pelaksanaan tugas-tugas praktis, dan itu adalah tugas mereka - untuk memastikan jalannya pelatihan bagi karyawan.
Tentu saja, itu bukannya tanpa kesulitan. Ada keraguan tentang perlunya perencanaan rinci dan pemantauan harian terhadap pelaksanaan tugas-tugas praktis. Tentu saja, ini membutuhkan usaha dan waktu yang dihabiskan untuk perencanaan dan pengendalian. Namun, setelah beberapa saat, sistemnya disesuaikan, dan ritme proses memastikan keterampilan pengguna yang berkualitas tinggi dalam operasi tipikal.
Sudah banyak klarifikasi selama pelatihan. Dengan cepat menjadi jelas bahwa daftar awal karyawan dan kredensial mereka tidak sesuai dengan apa yang seharusnya dilakukan orang. Tidak peduli bagaimana kami menjelaskan esensi tugas masa depan dalam sistem baru, ketika pelatihan dimulai, kami harus menyesuaikan daftar operasi yang perlu diajarkan kepada pengguna - seseorang menambahkan yang baru, seseorang, sebaliknya, menguranginya. Ada redistribusi kekuasaan.
Butuh banyak waktu untuk men-debug laporan implementasi latihan praktek. Rencana dibuat di Excel dengan sejumlah besar kesalahan - nama pengguna salah ditentukan, operasi ditulis salah, seseorang dimasukkan dalam rencana karena kesalahan, seseorang jatuh sakit atau sedang berlibur dan dia perlu mengubah jadwal ...
Ketika sistem mulai beroperasi, ditemukan bahwa beberapa karyawan membuat kesalahan besar, yang merupakan hasil nyata dari pelatihan berkualitas buruk. Seringkali dalam kasus seperti itu, kesalahan disalahkan pada sistem, tetapi ketika data tentang kinerja tugas praktis tersedia, diskusi semacam itu dengan sangat cepat berhenti.
Tentunya ada orang yang lebih sulit untuk belajar dan membutuhkan latihan yang lebih lama. Ini dibantu oleh pengguna utama yang menerima pelatihan yang lebih mendalam pada tahap proyek sebelumnya dan ikut serta dalam pengujian dan penerimaan sistem. Pengguna kunci diidentifikasi dengan jelas oleh arahan perusahaan, dan karyawan lain tahu siapa yang harus dihubungi jika terjadi kesulitan.
Ada kekhawatiran yang sangat serius tentang masalah selama operasi percontohan. Kami tidak pernah meluncurkan sistem di perusahaan besar tanpa konsultan lokal. Namun, pada akhirnya, sistem diluncurkan tepat waktu, peluncuran berjalan lebih baik dari yang diharapkan mengingat pekerjaan jarak jauh. Sebagian besar karena upaya pelatihan, karena ketekunan dan kerja kolosal yang dilakukan anggota tim proyek selama persiapan peluncuran.