Penulis artikel: Yana Khodartsevich - master Scrum dan pemimpin onboarding di Dodo Pizza.
Beberapa tahap pembentukan persyaratan, jam wawancara dan komunikasi dengan kandidat ditujukan untuk menemukan orang tertentu, dengan kualitas tertentu dan keterampilan profesional. Pada saat perusahaan menemukan seseorang untuk lowongan kosong, itu
Sekarang Anda harus membenamkan pemula dalam alur kerja. Untuk melakukan ini, Anda dapat menggunakan salah satu dari tiga kursi:
- Jangan lakukan apa pun, biarkan dia berenang sendiri. Dalam situasi ini, seorang karyawan baru diberikan laptop / komputer pada hari pertama, ditunjukkan di mana pendingin itu dan dikawal ke desktop. Dan setelah tiga bulan mereka mengajukan pertanyaan: "Baiklah, apakah semua tugas sudah siap?" Hardcore, tetapi efektif, seperti di Sparta. Yang paling kuat bertahan.
- . , , , ( « »). , . , .
- , , . . , , .
Hingga 2017, perusahaan kami masih berada di kantor Syktyvkar. Pada saat itu kami adalah satu tim besar pengembang, dukungan teknis, desainer, pusat pelatihan dan banyak lainnya. Seseorang yang baru dapat dengan cepat mengenal timnya, duduk berdampingan dengan mereka, langsung tenggelam dalam proyek dan bidang studi.
Alasan besar untuk menciptakan suatu proses
Pada 2018-2019, tim mengalami pertumbuhan eksplosif - dalam dua tahun kami telah berlipat ganda. Pernahkah Anda mendengar tentang 250 tujuan pengembang ? Kemudian kami dengan keras kepala menerapkannya, tetapi belum tahu bahwa kami belum siap untuk pertumbuhan yang begitu cepat. Pendekatan dan sumber daya kami untuk mengembangkan tim dengan cepat menjadi lelah. Pada akhirnya, kursi pemula pun sulit ditemukan. Tapi kami tidak mengerti ini sekaligus.
Orang-orang datang ke perusahaan dan entah bagaimana menetap di tim, tidak ada yang benar-benar menjaga mereka. Faktanya, semua onboarding terdiri dari paket penyambutan, sambutan ramah, tur kantor dan, mungkin, semuanya.
Kami mencoba untuk menarik proses lama ke realitas baru dan pecah seperti gelas kaca di mana air mendidih dituangkan dengan tajam. Tanpa sistem onboarding tunggal, perendaman pendatang baru dalam tim lebih seperti kisah protagonis dalam The Survivor. Ketika kami menoleh ke belakang, kami menyadari bahwa kami telah kehilangan banyak (lebih dari 40) karyawan baru.
Selamat bergabung
Secara resmi, kami membagi orientasi menjadi 2 aliran: untuk tim TI dan untuk unit bisnis. Mereka sangat mirip satu sama lain, dan satu-satunya perbedaan adalah dalam jumlah tahap dan pertemuan Intro. Pada artikel ini saya akan berbicara tentang orientasi untuk tim TI. Anda dapat menonton video pendek tentang mengapa Anda membutuhkannya sama sekali dan apa penggunaannya di sini . Selanjutnya saya membagikan detailnya.
Karakter
Dalam proses orientasi pemula, tiga karakter mengambil bagian: seorang mentor, pemimpin orientasi dan kurator jam.
Mentor.
Tujuan : untuk membenamkan pendatang baru dalam tim.
Siapa dia dan apa yang dia lakukan : Mentor memainkan peran utama dalam orientasi pemula (bahkan jika dia tidak mengetahuinya). Ini adalah orang yang membantu pemula dalam segala hal. Dia bertemu dengannya di hari pertama dan hanya melepaskan sepenuhnya setelah orientasi selesai. Diperkenalkan kepada tim, mendukung, menjawab semua pertanyaan tentang mengapa dan untuk apa.
Seseorang dari tim pemula dapat menjadi mentor. Ini bisa berupa orang dengan tumpukan yang sama, atau, misalnya, pengembang Android untuk pemula mapi. Jika seorang mentor dan pemula memiliki satu tumpukan, maka mereka tidak punya pilihan - mereka akan bekerja berpasangan untuk waktu yang sangat lama. Jika mentor dan pemula berasal dari tumpukan yang berbeda, ada 2 opsi:
- Mentor dengan kecepatan maksimum. Mentor dan pemula siap bekerja berpasangan, mentor membantu memecahkan masalah dari tumpukan yang berbeda.
- . , . , - senior-, .
Timbal onboarding.
Tujuan : untuk mengontrol proses orientasi, untuk memastikan semuanya bergerak ke arah yang benar.
Siapa dia dan apa yang dia lakukan : Lead onboarding adalah organisator onboarding di IT. Untuk menjadi mereka, Anda membutuhkan keterampilan material. Adalah penting bahwa pemimpin orientasi mengetahui dan memahami nilai dari masing-masing alat di TI, "diseduh dalam budaya ini". Tugas utama seorang pemimpin orientasi adalah untuk memastikan bahwa mentor dan pemula berhasil, dan menyoroti saat-saat yang tidak berhasil. Peran ini sangat mirip dengan peran seorang polisi. Lead onboarding berjalan di suatu tempat di dekatnya, merawat pemula, bertanya bagaimana keadaan, apa yang sudah terjadi. Memberikan saran kepada mentor dalam setiap pertanyaan, memberikan dukungan. Secara umum, ia memastikan bahwa segala sesuatu sebagaimana mestinya (dan sebagaimana seharusnya tidak, tidak demikian).
Kurator SDM.
Tujuan : untuk memberikan pendatang baru dengan entri yang menyenangkan ke dalam perusahaan sejak penawaran diajukan. Berikan semua informasi yang diperlukan dari sisi SDM, yang akan memungkinkan karyawan baru untuk menavigasi perusahaan.
Siapa dia dan apa yang dia lakukan : kurator adalah orang yang bertemu dengan pendatang baru pada hari pertama di kantor, membantu menyusun dokumen. Kemudian dia berinteraksi pada makan siang informal di tengah masa percobaan. Ini diperlukan agar seorang pemula dapat mengabstraksi dari orientasi, alat, tugas dan berkomunikasi pada topik apa pun, mendapatkan dukungan.
Instrumen
Untuk memperjelas orientasi, kami memilih alat berikut untuk membantu kami: Slack, Kaiten, Google Documents, Nuclino, Miro, Google Calendar.
Saya akan bercerita lebih banyak tentang cara kerjanya.
- hr- Slack. (, — ). .
- hr- Kaiten ( Trello). , , , . , .
- Nuclino — , . Nuclino , , .
- Miro . , , . , , .
- . , , Google Calendar. , , Intro.
- Selain semua hal di atas, pemula memiliki asisten Dodo Bot - ini adalah bot internal kami yang mengirim pemula dengan informasi berguna tentang perusahaan, misalnya, bagaimana mengatur liburan atau cara memesan tiket untuk konferensi, dll.
Proses: dari preboarding hingga berenang gratis
Aktor dan alat telah diidentifikasi, yang berarti kami siap untuk tiga bulan berkenalan secara aktif antara perusahaan dan pendatang baru. Prosesnya terdiri dari 2 tahap: preboarding (sebelum berangkat kerja) dan onboarding.
Preboarding
Seorang pemula datang untuk bekerja pada hari pertamanya. Menerima peralatan, menandatangani dokumen, bertemu mentor dan tim. Sementara semua program yang diperlukan sedang diinstal, mereka pergi dengan seorang mentor untuk berkenalan dengan tim lain dan orang-orang dengan siapa mereka akan bekerja sama. Semuanya berjalan dengan lancar dan dengan alasan yang bagus - preboarding.
Pra-naik mulai 3 hari sebelum mulai. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan bahwa semua orang (mentor, pimpinan, kurator jam) ingat pembebasan karyawan baru dan siap untuk saat ini. Sebelum kami melakukan preboarding, ada kasus bahwa pada hari pertama seorang pemula mencari tempat untuk bekerja di kantor. Atau bahkan lebih buruk - pada hari pertama, pencarian serakah untuk tim dan mentor dimulai. Jangan ulangi kesalahan kita.
Apa yang kita lakukan pada preboarding?
- Bedak mentor, katakan padanya apa yang menantinya, tunjukkan padanya di mana semua informasi yang diperlukan berada.
- Mempersiapkan meja (bukan yang Anda pikirkan).
- Kami menelusuri daftar lagi untuk melihat apakah semuanya sudah siap.
- Secara umum, tugas aktif.
Daftar periksa preboarding
Jika sesuatu dari daftar belum siap, kami punya waktu untuk memperbaikinya.
Fase aktif orientasi
Kemudian fase aktif dimulai, di mana rangkaian membantu untuk tidak menjadi bingung. Saya akan membahas lebih rinci tentang bagian dan komponennya.
Persegi panjang kuning adalah fokus utama. Apa seluruh proses dan mentor difokuskan dan dipertajam dalam periode waktu tertentu.
Fokus mentor dibangun di atas teori Kepemimpinan Situasional . Mentor, yang melacak kemajuan pemula dalam berbagai tugas, mengatur intervensinya dalam kehidupannya. Jika dia melihat bahwa di suatu tempat seorang pemula sudah melakukannya dengan baik, dia meminimalkan partisipasinya. 3-4 minggu pertama mentor dan pasangan latihan pemula berhasil. Selain itu, mentor mengundang pemula untuk semua acara dan kegiatan tim. Setelah melakukan onboarding, mentor tidak mengunci pendatang baru lebih sedikit pada dirinya sendiri dan lebih banyak memindahkannya ke tim.
Persegi panjang hijau terang - Pos pemeriksaan.Mereka juga bisa disebut titik referensi, cutoff. Di Checkpoints, timah atau kurator onboarding terhubung ke proses onboarding. Ini terjadi dalam format pertemuan, di mana kami bertanya kepada seorang pemula tentang bekerja dengan seorang mentor, apa yang terjadi, di mana kesulitan muncul, apakah diperlukan bantuan atau dukungan.
Checkpoint Checklist
Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda memahami jika mentor bekerja dengan baik atau membutuhkan bantuan. Penting untuk dipahami bahwa ini bukan ujian untuk mentor atau karyawan baru. Alih-alih, ini adalah sumber informasi untuk arahan orientasi: apakah semuanya berjalan dengan baik, apakah ada masalah dengan interaksi atau umpan balik, adalah pendatang baru yang berhubungan dengan mentor dan tim. Jika pada pertemuan itu ternyata ada beberapa masalah, pemimpin orientasi membantu menyelesaikannya.
Mengapa pos pemeriksaan dilakukan dengan mengarahkan lead dan kurator jam daripada mentor?
. --, . Checkpoints - . , / .
Pemeriksaan Terakhir. Saya juga ingin memberi tahu Anda tentang Checkpoint terakhir. Itu diadakan pada akhir bulan kedua kerja dan mencakup semua pengetahuan utama yang telah diperoleh pemula selama ini. Topik-topik berikut dimasukkan dalam daftar periksa pertanyaan:
- Keterampilan teknis: pengetahuan tentang arsitektur sistem.
- Praktik rekayasa: XP dan semua orang terhubung dengannya.
- Budaya: bisnis kita, nilai-nilai, perwujudan atau pelanggaran mereka dengan contoh.
- Proses: Scrum, LeSS, bagaimana fitur terbentuk.
- Secara keseluruhan: umpan balik orientasi.
Pemeriksaan Akhir diadakan satu bulan sebelum akhir periode uji coba. Kami sengaja memastikan bahwa kami memiliki waktu untuk mengerjakan kesalahan, jika ada kesulitan dalam adaptasi.
Bintang putih - Intro. Inilah yang kami sebut pertemuan ahli dan lokakarya. Ini juga mencakup semua pertemuan pengantar di mana mereka memberi tahu, menunjukkan, dan melakukan sesuatu yang menarik yang membantu pendatang baru untuk mengenal perusahaan dengan lebih baik.
Setiap pertemuan Intro disesuaikan dengan temanya masing-masing. Tujuan: untuk memperkenalkan pendatang baru dengan perusahaan, nilai-nilai, proses dan bisnisnya. Misalnya, kami memiliki Pengantar Bisnis Dodo, Pengantar Scrum / LeSS, Pengantar budaya dan prinsip-prinsip kepemimpinan.
Pada dasarnya semua Intro panjang 1-1,5 jam. Tetapi ada beberapa lokakarya teknis yang membutuhkan waktu 2 jam.
Durasi proses
Durasi onboarding adalah 3 bulan dan ada beberapa alasan untuk ini:
- Program yang sangat banyak yang harus diberi dosis dengan benar sehingga tidak ada minggu murni kemanusiaan atau "kuliah". Kami memutuskan bahwa mustahil untuk memuat semua pengetahuan menjadi pemula dalam 2-4 minggu. Lagi pula, ia tidak hanya perlu mendapatkannya, tetapi juga belajar cara menggunakannya.
- Masuk dengan mulus ke dalam tim dan proses. Pada bulan pertama, pemula secara bertahap memahami apa yang terjadi di sekitar dan bagaimana kita hidup. Dari yang kedua ke yang ketiga, ia perlahan-lahan beralih ke mode operasi independen. Ada keinginan untuk bertanggung jawab.
Setiap perusahaan harus bereksperimen dengan timing untuk menemukan timing optimal yang tepat bagi mereka. Bagi kami (juga untuk Yandex, Adventum, Net by Net), orientasi dalam 3 bulan sepertinya solusi paling sukses.
Penyempurnaan orientasi
Pada akhir orientasi, pertemuan terakhir antara mentor dan pemula diadakan dalam format 1: 1. Di atasnya, para lelaki melakukan mini-retro: mereka membahas apa yang baik dalam pekerjaan bersama mereka, apa yang mereka tidak punya waktu atau tidak lakukan, bagaimana mereka mengatasi tujuan untuk masa percobaan. Secara umum, mentor dan pemula mendiskusikan apa pun yang diinginkan hati mereka, dan mengutarakan maksudnya.
Kesulitan utama
Pada setiap tahap pengembangan proses, kami menemui kesulitan kecil. Tampaknya penting untuk membicarakannya, karena dapat menghemat banyak waktu atau saraf.
Ketidaksiapan proses untuk perubahan cepat. Awalnya, onboarding kami hanya cocok untuk mereka yang bekerja dari kantor. Tetapi pada titik tertentu, kami mulai mempekerjakan karyawan jarak jauh, dan kemudian benar-benar pergi ke isolasi diri dan bekerja dari rumah. Di sini kami memiliki beberapa pertanyaan:
- Bagaimana dengan Intros, yang melibatkan partisipasi tatap muka?
- Bagaimana cara mengeluarkan paket welcomb? Dan bagaimana tidak lupa untuk membagikannya?
- Cara mengatur kerja dengan seorang mentor: komunikasi informal, kerja berpasangan, dan sebagainya.
Ada beberapa momen seperti itu, dan kami baru bisa menyelesaikannya beberapa saat. Misalnya, kami memiliki lokakarya penguraian dan pemetaan kisah pengguna yang digunakan untuk melibatkan kehadiran pribadi. Tidak mungkin turun dengan perubahan presentasi yang sederhana. Setelah hampir empat bulan diasingkan sendiri, kami dapat mentransfer semuanya ke format online.
Anda harus banyak berinvestasi dalam orientasi. Kami percaya bahwa semua upaya, uang, waktu, dan sumber daya adalah investasi di masa depan. Kami percaya orientasi membantu, dan orang-orang memuji karena suatu alasan. "Orang tua" (karyawan yang telah bekerja di perusahaan selama lebih dari dua tahun) bahkan datang kepada kami dan mengatakan bahwa mereka tidak memiliki proses seperti itu pada satu waktu. Ternyata sejauh ini kita hanya dapat membangun kepercayaan pada keefektifan dan manfaat dari orientasi melalui umpan balik tersebut.
Sekarang kami secara aktif mengumpulkan umpan balik dari para peserta dalam proses tersebut. Kami akan mencari tahu seberapa baik orientasi sesuai untuk mereka, apakah itu membantu, masalah apa yang dipecahkan dan apa yang dibawanya. Semua ini membantu untuk memahami apakah kita bergerak dengan benar.
Kesulitan dalam menilai kinerja inilah yang dapat memengaruhi apakah perusahaan Anda mengadopsi orientasi atau tidak. Tetapi jika Anda mengetahui cara menghitung efektivitas, itu akan sangat keren, datang ke komentar dan tulis saran Anda.
Butuh banyak waktu untuk pemula dan mentor. Kami selalu memperingatkan pemilik produk bahwa dalam 1-1,5 bulan pertama tim tidak akan memiliki +1 orang, tetapi -1. Ini karena partisipasi aktif dari mentor dalam kehidupan pemula. Sukses, gerakan menuju tujuan, perendaman dalam praktik, dan sebagainya. Semua ini bersama-sama menghabiskan banyak kekuatan mentor. Fakta ini mengganggu pengembangan produk dari fitur tim dan memperlambatnya.
Bisnis tidak selalu siap untuk menyetujui kondisi seperti itu. Maka Anda harus bernegosiasi untuk mengurangi beban pada pemula atau mentor. Hanya diskusi dan akal sehat yang dapat membantu menyelesaikan masalah ini. Sebagai contoh, kami memiliki kasus di mana kami membebaskan seorang pemula dari beberapa Intro jika dia sendiri berpengalaman dalam topik tersebut.
Blitz: umpan balik dari para peserta
, , . -- . , . , .
3 ?
?
, .
3 ?
?
: . .
3 ?
- Intro. . , .
- , , .
- , , .
?
- , . . .
- , , 100500 , .
- .
, .
3 ?
- , , -, , , -, . , . !
- .
?
- . , ( ).
- -.
- . , . , , .
- , , . , - , .
: . .
Kesimpulan
Saya hanya ingin mengatakan bahwa orientasi, seperti eksperimen atau inovasi apa pun, harus diterapkan secara iteratif. Pertama, tutup rasa sakit utama, lalu tambahkan sesuatu yang menarik, dan setelah itu Anda bisa mencari cara untuk mengembangkan sesuatu yang lebih global. Jangan lupa untuk mengumpulkan umpan balik tentang orientasi dan manfaatnya dari setiap pemula. Ini akan mencegah proses Anda dari pengerasan dan tumbuh ditumbuhi tanaman merambat. Ingatlah bahwa penting untuk memperhatikan tidak hanya untuk pemula, tetapi juga untuk mentor, untuk mendukung dan membantu mereka.
DAN! Jika sesuatu tidak berhasil pada pasangan mentor-mentor baru, itu tidak berarti bahwa salah satu dari mereka adalah bajingan. Mungkin ada sesuatu yang salah dengan proses dan di suatu tempat itu mengganggu lebih dari sekadar membantu.