Intranet gabungan dari grup perusahaan M.Video-Eldorado memenangkan hadiah utama Penghargaan Intranet Rusia pada tahun 2020 dan Penghargaan Intranet dan Tempat Kerja Digital perak . Produk internal ini dikembangkan dari nol dalam enam bulan. Fakta bahwa ini dilakukan dalam jangka waktu dan tingkat nilai yang diakui secara internal dan eksternal adalah hasil dari pendekatan produk dan praktik gesit. Kami akan memberi tahu Anda mengapa mereka dipilih dan elemen apa dari metodologi ini yang menjadi kuncinya.
Latar Belakang
Pada tahun 2018, M. Video dan Eldorado bergabung, yang pada saat itu menjadi pengecer terbesar dari seluruh spektrum elektronik dan peralatan rumah tangga di Rusia. Perusahaan gabungan tersebut mempekerjakan sekitar 30 ribu orang. Ada lebih dari seribu toko di dalamnya, yang beroperasi di lebih dari 200 kota di Rusia.
Dibutuhkan banyak usaha untuk menciptakan perusahaan yang bersatu. Selama bertahun-tahun M. Video dan Eldorado secara mandiri membentuk budaya perusahaan mereka, dan mereka tidak sama sama sekali. Dan sekarang, untuk hampir 30 ribu karyawan, tidak hanya perlu menyiarkan strategi unik untuk setiap merek, tetapi juga satu visi grup perusahaan.
Praktis di setiap perusahaan besar, dan sekarang dalam grup, intranet digunakan secara aktif, yang berfungsi sebagai sumber berita utama untuk staf, dan, tergantung pada kematangannya, mengkonsolidasikan tidak hanya komunikasi tetapi juga berbagai tingkat proses bisnis.
Selain itu, ia memiliki banyak layanan karyawan yang digunakan. Audiens bulanannya melebihi 23 ribu orang, pengguna utamanya adalah tenaga penjualan dan direktur toko, kepala blok ritel, serta manajemen lini dan menengah di kantor pusat. Dan bagian yang paling populer adalah indikator motivasi keuangan, layanan swalayan, pengelola tugas bawaan, blok berita, dan pencarian oleh orang-orang.
Mengapa grup "M.Video-Eldorado" membutuhkan intranet terpadu?
Pada prinsipnya, jawaban atas pertanyaan ini sudah jelas. Tujuan intranet adalah untuk memaksimalkan potensi manusia di perusahaan. Agar dapat bekerja dengan efisiensi maksimal dan tidak hanya menerima gaji, tetapi juga kepuasan dari pekerjaan Anda, Anda perlu mengetahui bagaimana kehidupan perusahaan, bagaimana bisnisnya berkembang, nilai-nilai apa yang dianutnya, dan dapat menemukan prospeknya. diri Anda dan tim Anda. Dan semua ini tersedia di intranet.
Untuk memprioritaskan dengan benar, itu adalah prinsip Pareto yang merupakan salah satu yang utama dalam pengaturan backlog produk masa depan. Dalam praktiknya, hal ini dicapai dengan mengatur ketersediaan tinggi 20% informasi penting tentang karyawan dan perusahaan, yang memberikan efektivitas 80%.
Misalnya, 10 metrik ritel utama yang tersedia di smartphone di telapak tangan direktur toko akan lebih nyaman untuk membuat keputusan operasional daripada laporan multi-level dalam sistem BI di PC. Sebuah laporan rinci tentu diperlukan, tetapi di awal Anda perlu memahami gambaran besarnya, dan ini selalu informasi yang digeneralisasi dan kompak.
Tugas yang saat ini sedang diselesaikan oleh grup perusahaan menggunakan intranet: menginformasikan karyawan secara efektif, memastikan akses mereka ke informasi utama, pengaturan tugas berkualitas tinggi, ketersediaan metrik dan layanan utama, dan, terakhir, kesempatan untuk menggunakan pengetahuan dasar dan keahlian perusahaan dan kolega.
Rumusan masalah
Sebelum merger, setiap perusahaan menggunakan platform intranetnya sendiri. Ini adalah SAP FIORI dan SharePoint. Masing-masing adalah alat yang baik, memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dan memvisualisasikan informasi, menempatkan layanan. Tetapi tidak ada platform yang cocok dengan kami dalam hal skalabilitas biaya dukungan.
Kami bertujuan untuk menciptakan ruang komunikasi baru yang fundamental bagi karyawan. Tetapi kami tidak ingin mengembangkan semuanya dari awal, kami langsung menganggap jalan ini terlalu mahal. Oleh karena itu, diputuskan untuk membuat hibrida - untuk menggunakan aplikasi independen untuk "depan" yang terintegrasi dengan data master dari sistem yang berdekatan dan menarik informasi yang diperlukan darinya.
Salah satu "chip" teknis dari solusi ini adalah pengaturan cache aplikasinya sendiri dengan data yang paling penting. Di satu sisi, ini memungkinkan untuk mengatur ketersediaan tinggi, otonomi, dan kecepatan respons, di sisi lain, ini membongkar sistem master dari sejumlah besar panggilan.
Untuk menjadi Market-Fit , pertama-tama kami berbicara dengan pengguna. Pada awalnya, sangat penting untuk memahami apa yang mereka butuhkan dari aplikasi atau layanan. Dan kami mewawancarai kelompok perwakilan. Umumnya, kami menanyakan apa yang penting bagi mereka untuk mengatur pekerjaan yang efektif, apa yang tidak sesuai dengan mereka di layanan lama, fungsionalitas apa yang masih mereka butuhkan.
Penting: kami tidak mencoba untuk "menjual" ide atau produk dan sesedikit mungkin berbicara tentang intranet. Dalam kasus seperti itu, rekan kerja mungkin bias dan memberikan jawaban yang diharapkan secara sosial.
Jika tujuannya adalah untuk membuat aplikasi yang baik, maka Anda perlu mendapatkan jawaban yang jujur, mengumpulkannya ke dalam matriks, mengidentifikasi kebetulan terbesar di dalamnya. Dengan cara ini akan mungkin untuk mengetahui dengan tepat apa yang dibutuhkan pengguna dan tujuan strategis apa yang ingin dicapai pelanggan.
Tahap kedua dari persiapan adalah "penjualan" ide kepada manajemen. Manajer puncak perusahaan, pelanggan utama, dan sponsor proyek, sangat memahami bahwa intranet M.Video dan Eldorado harus digabungkan. Tegasnya, inisiatif, permintaan akan inovasi, datang dari mereka. Tetapi fakta bahwa proyek tersebut mempengaruhi semua aspek kehidupan perusahaan dan semua unit struktural meninggalkan jejaknya.
Kami perlu mencari dukungan di semua vertikal. Dan kami secara aktif berkomunikasi dengan kepala divisi struktural, menjelaskan esensi proyek dan berbicara tentang pendekatan kami. Kami menyampaikan kepada masing-masing "malaikat bisnis" daftar tugas yang dihadapi perusahaan dan perhitungan bagaimana proyek akan mempengaruhi solusi mereka. Pekerjaan awal seorang product owner sangat mirip dengan wirausahawan yang harus membuktikan kelangsungan idenya kepada investor.
Itu terbayar ketika MVP siap dan metrik mengonfirmasi kelayakan ide. Pada saat ini, hampir semua manajer mengetahui tentang proyek tersebut, kami berhasil mempertahankannya dan solusi intranet yang ditargetkan telah dimasukkan ke dalam portofolio inisiatif digital perusahaan, setelah menerima investasi yang serius.
Pendekatan produk
Kami membuat keputusan untuk menerapkan pendekatan produk - untuk mengembangkan kebutuhan dan pengguna akhir serta menemukan poin internal pertumbuhan bisnis. Hal ini memungkinkan untuk mempersempit konsep, memudahkan navigasi untuk kepentingan pelanggan bisnis, dan menghindari konflik kepentingan.
Awalnya, kami memilih asisten toko sebagai orang kunci. Tenaga penjualanlah yang merupakan mata rantai kunci dalam rantai pasokan nilai. Dengan demikian, produk dalam negeri menjadi menarik untuk investasi, mencakup dan meningkatkan nilai metrik bisnis yang terkait langsung dengan tenaga penjual dan manajer toko.
Ngomong-ngomong, tidak semua orang di kantor pusat menghargai langkah ini, karena untuk orang ini (manajer kantor) pada tahap MVP kami tidak memiliki fitur yang signifikan. Pilihan orang kunci sangat penting untuk tahap MVP. Ini adalah salah satu tantangan bagi tim manajemen produk.
Dokumen dasar
Untuk membuat sistem seperti itu, kami harus membentuk fungsinya. Untuk ini, kami menggunakan kerangka kerja Pemetaan Dampak . Ini mendukung prinsip produk dalam desain tingkat tinggi dan memungkinkan Anda menemukan hubungan sebab akibat antara tujuan produk dan solusi fungsionalnya.
Berdasarkan "peta pengaruh" yang dihimpun, kami membentuk visi produk- dokumen khusus yang menjelaskan tujuan utama, dampak produk pada bisnis dan audiens target. Dokumen ini adalah alat pengembangan produk yang paling penting. Itu selalu diperbarui, terus diperbarui untuk mencerminkan keadaan proyek saat ini, dan secara teratur disajikan kepada pelanggan yang tertarik dan tim pengembangan.
Visi produk juga diperlukan untuk membuat daftar persyaratan yang diprioritaskan ( backlog tingkat atas ) yang berlaku untuk produk yang sedang dikembangkan. Pemilik produk menentukan prioritas di dalamnya. Dokumen ini akan menyelaraskan ekspektasi proyek dari sisi manajemen dan pelanggan. Dan itu, seperti visinya, harus terus diperbarui.
Scrum
Kompleksitas proyek kami terletak pada informasi pengantar yang sangat banyak. Kami juga memiliki konteks bisnis non-standar, dibebani oleh integrasi baru-baru ini dari dua perusahaan besar, dan kebutuhan untuk mengimplementasikan fungsionalitas yang tidak biasa untuk intranet (misalnya, menetapkan tugas besar untuk kampanye pemasaran dan aktivitas lain di toko).
Mereka ditumpangkan pada tugas-tugas yang tidak diketahui pada tahap awal pengembangan, yang, seperti yang kami harapkan, akan muncul pada tahap-tahap selanjutnya.
Salah satu cara untuk mengatasi ketidakpastian dalam kasus seperti itu adalah dengan menggabungkan pendekatan tangkas dan kerangka Scrum.
Salah satu kekuatan Scrum adalah transparansi yang diberikannya. Ini menunjukkan produktivitas nyata tim, memberikan prediksi waktu dan pengembalian hasil. Ini sangat penting ketika fungsionalitas tersebut diimplementasikan untuk pertama kalinya, ketika beberapa jalur dimungkinkan. Anda mengurangi siklus pengiriman untuk bagian-bagian yang bekerja dari suatu produk dengan banyak iterasi pendek, dan dengan demikian menghindari kesalahan desain yang besar.
Semua keunggulan ini tidak berarti Scrum dapat digunakan sebagai alat universal. Tidak - kemungkinan besar akan sia-sia dalam struktur dengan hierarki yang kaku, di mana manajer tidak siap untuk berkompromi dan memberikan kebebasan serta ruang pengambilan keputusan kepada tim.
Perlu diingat bahwa Scrum membutuhkan kualifikasi yang tinggi, disiplin, usaha dan bahkan kesabaran dari tim. Beralih ke kerangka ini dapat menyebabkan kesalahpahaman dan konflik jika salah "mempersiapkan" -nya.
Kami bergabung dengan barisan mereka yang "dibakar" oleh interpretasi yang salah tentang pendekatan pada tahap awal. Akibatnya, sepertiga dari tim pengembangan hilang dari sisi integrator sistem yang mengerjakan proyek: manajemen tetap tidak jelas, dan pemuatan pada pengembang terpaksa.
Pada saat yang sama, tim itu sendiri awalnya dibagi menjadi "perwakilan pelanggan" dan "perwakilan kontraktor". Ini terjadi ketika orang tidak melihat makna yang dalam di balik acara SCRUM dan mengubah semuanya menjadi formalitas. Hal ini biasanya disebabkan oleh kurangnya kesabaran, mencari keuntungan atau keinginan untuk mempertahankan status quo oleh mereka yang sebelumnya bekerja secara berbeda.
Pelatihan SCRUM "dalam pertempuran" membawa kami pada kesalahan baik dalam pengaturan tugas maupun dalam desain dan pengembangan, tetapi dengan bantuannya kami juga memecahkan semua masalah. Tidak peduli seberapa banyak Anda mengatakan bahwa sprint mencakup pekerjaan refactoring dan peninjauan kode, hanya setelah beberapa kegagalan dan kontemplasi menyakitkan dari volume hutang teknis, tim memutuskan untuk merencanakan sprint dengan cermat dengan mempertimbangkan aspek-aspek ini.
Jika Anda hanya akan menggunakan kerangka kerja ini - harap bersabar, coba berikan tim keseimbangan di mana 1 FTE dari karyawan berpengalaman "melayani" atau mentor 1 atau lebih baik 0,5 FTE pada bulan Juni / tengah dan temukan Scrum-master yang kompeten dengan latar belakang teknis. Anda dapat menyelami detail pengalaman kami di sini: bagian 1 , bagian 2 , bagian 3 .
Dan, bagaimanapun, Scrum memungkinkan Anda untuk membentuk gambaran nyata tentang apa yang terjadi dan membuat penyesuaian yang diperlukan tepat waktu.
Fokus strategis yang terdefinisi dengan baik dan pengorganisasian alur kerja melalui pengiriman bertahap, pengakuan kesalahan, dan kesimpulan tepat waktu memungkinkan kami mencapai hasil yang luar biasa pada akhirnya. Kami menangani bug, menyelamatkan anggota tim utama, membuat MVP dalam 3 bulan, dan solusi yang dapat diskalakan dalam 6 bulan.
Apa berikutnya?
Saat ini proyek dan tim kami terus berkembang. Kami telah menguraikan transisi ke kerangka kerja LeSS , telah menerima beberapa peningkatan dalam metrik, dan sekarang kami beralih ke paradigma SuperApp intracorporate.
PS Pada tahap ini, kami sangat membutuhkan programmer berbakat . Jika Anda seperti itu, ayo , itu akan menarik.