Bagaimana manajemen dokumen elektronik diterapkan di Grup MVideo-Eldorado? Berapa banyak jam kerja yang dihabiskan dan berapa banyak uban yang hilang dari tim internal programmer, semua detail yang "mengerikan" ini masih terpotong.
Saat kami ingin menunjukkan ukuran bisnis M.Video-Eldorado Group, kami sering menyebutkan jumlah toko, kota keberadaan, atau posisi produk di toko tersebut. Tetapi sedikit orang yang memperhatikan fakta bahwa selain angka-angka indah ini ada satu lagi. Kami memiliki lebih dari dua ratus pemasok. Kami harus melakukan pertukaran dokumen secara terus menerus dengan masing-masing dari mereka. Mereka menemani setiap pengiriman ke setiap gudang di seluruh Rusia. Alur dokumen ini sangat besar. Setiap perusahaan dapat tenggelam di dalamnya, dan itu juga tidak mudah bagi kami.
Bagaimana M. Video dan Eldorado hampir tenggelam di lautan kertas
Pada awalnya, bersama dengan barang di ekosistem kita, dokumen kertas "dipindahkan". Departemen akuntansi pusat bekerja dengan mereka, dan akuntan yang bekerja di setiap pusat distribusi regional terlibat dalam pemrosesan kertas.
Seiring waktu, otoritas pajak mulai mempercayai salinan pindaian. Ini sangat memudahkan pekerjaan kami: sekarang dokumen dapat dipertukarkan secara elektronik - kecepatan peredaran dokumen meningkat. Tapi masalahnya tetap tidak terselesaikan. Stok faktur, spesifikasi, faktur dan kontrak masih sangat besar, dan hanya memasukkan data ke dalam sistem akuntansi membutuhkan banyak waktu. Mungkin untuk tidak membicarakan tentang bagaimana beban rutin mempengaruhi keadaan staf.
Tidak dapat dikatakan bahwa perusahaan independen saat itu tidak berpikir untuk beralih ke pengelolaan dokumen elektronik. Di "Eldorado" mereka mulai menguasainya, di "M.Video" EDO hanya layanan logistik yang dicakup. Situasinya jelas bukan yang terbaik.
Di setiap gudang, staf akuntansi selalu hadir untuk melakukan penagihan di tempat, bahkan pertukaran salinan pindaian menyerupai gerakan Brownian. Dan kesalahan secara berkala muncul dalam sistem akuntansi - "faktor manusia", tidak ada yang bisa dilakukan ... Dan volume dokumen terus meningkat - sebesar 10% per tahun.
Situasi dengan arsip sama sekali tidak mudah. Kami mempercayakan penyimpanan dokumen kepada perusahaan outsourcing yang tidak beroperasi di semua wilayah keberadaan M.Video-Eldorado. Oleh karena itu, dokumen seringkali harus diangkut sebagai bagian dari barang atau dikirim melalui pos dari satu daerah ke daerah lain. Proses ini tidak hanya tidak murah, tetapi juga dokumen hilang secara berkala, dan karyawan harus berurusan dengan pemulihan mereka.
Dan ketika MVideo dan Eldorado bergabung menjadi satu Grup Perusahaan, akhirnya menjadi jelas: tidak mungkin dilakukan tanpa manajemen dokumen elektronik.
Tugas apa yang harus diselesaikan
Tugas pertama - memecahkan masalah dengan arsip dokumen kertas - ternyata yang paling mudah. Kami menghitung bahwa jika kami sepenuhnya mengabaikannya, maka periode penyimpanan untuk dokumen terbaru akan kedaluwarsa dalam lima tahun. Dengan demikian, kebutuhan untuk mengatur arsip semacam itu akan mati dengan sendirinya. Dan untuk dokumen digital yang baru dibuat, penyimpanan fisik yang luas tidak diperlukan - sistem penyimpanan terpusat yang sederhana sudah cukup. Tetapi dua tugas lainnya jauh lebih sulit.
Yang pertama dari dua tugas utama adalah meminimalkan dokumen. Itu perlu untuk mencapai ini untuk menghemat uang untuk kreasi mereka, dan untuk mendistribusikan kembali beban kerja pada karyawan.
Pada saat yang sama, satu masalah lagi harus dipecahkan - integrasi sistem EDM dengan sistem akuntansi Grup Perusahaan. Setelah menerima dokumen elektronik, ERP harus secara otomatis melakukan pemeriksaan yang diperlukan dan mencerminkannya dalam akuntansi. Yang tersisa hanyalah mencari pemasok dan memilih solusi.
Mengapa kami memilih TerraLink xDE
Sebuah tender diumumkan untuk memilih solusi. Ternyata sangat representatif, lamaran diajukan oleh semua pemain utama di pasar layanan di bidang EDM. Kerangka acuan dibuat oleh kelompok kerja yang terdiri dari lima belas spesialis. Ini termasuk pelanggan bisnis, spesialis di bidang infrastruktur, keamanan informasi.
Persyaratan utama untuk sistem ini adalah pengalaman sukses di ritel besar, API terbuka, kemudahan integrasi dengan sistem akuntansi dan multi-operator.
Untuk keseluruhan kualitasnya, TerraLink xDE dipilih - sebuah platform korporat tunggal untuk mengatur manajemen dokumen elektronik eksternal dan internal.
Ini terintegrasi di luar kotak dengan SAP ERP yang digunakan di Grup MVideo-Eldorado, dan memungkinkan Anda untuk bertukar dokumen tanpa roaming dengan mitra yang terhubung ke operator EDI yang berbeda.
Kami telah menyiapkan "konektor" untuk operator "Empat Besar" (Taxcom, Diadoc, Tensor dan SPHERE Courier) untuk memastikan bahwa hampir 90% dokumen diproses melalui EDF. Kontraktor dari TerraLink bahkan menyediakan semua karyawan grup perusahaan yang bekerja dengan sistem dengan kunci tanda tangan digital elektronik.
Faktor manusia
Diketahui bahwa setiap implementasi sistem informasi diterima secara ambigu oleh personel. Pada awalnya, transisi ke EDM diterima dengan rasa permusuhan di holding kami. Banyak akuntan merasa bahwa mengotomatiskan operasi rutin yang telah mereka lakukan sebelumnya akan menghilangkan pekerjaan mereka.
Bukan kebetulan bahwa kami berupaya untuk mengintegrasikan sistem EDM dengan SAP ERP. Selain mengotomatiskan verifikasi data dan memposting dokumen, penting bagi kami untuk memungkinkan kami bekerja dengan dokumen elektronik dan transaksi akuntansi dalam satu antarmuka. Dan fungsionalitas ini telah menjadi salah satu argumen terbesar yang mendukung TerraLink xDE.
Saya harus mencoba, untuk berbicara dengan setiap karyawan: untuk memberi tahu tentang mengapa dan mengapa EDF diimplementasikan, apa tujuan nyata yang dihadapi proyek ini, bagaimana kami akan mendistribusikan kembali beban kerja pada staf, apa tanggung jawab barunya. Kami bahkan menyiapkan kursus video khusus yang menjelaskan peran EDM dan mengajarkan cara bekerja dalam sistem.
Pada tahap ini, penting bagi semua karyawan untuk menjelaskan bahwa otomatisasi proses tidak akan menggantikannya, tetapi akan menyederhanakan tugas-tugas rutin dan rutin mereka. Misalnya, menjalankan sejumlah operasi otomatis dalam hal pembelian komersial akan mengurangi waktu pengerjaan dokumen dari beberapa menit (dan terkadang puluhan) menjadi 5-7 detik:
- .
- , , , . , , .
- , . , , , .
Kemudian lockdown terjadi pada musim semi 2020. Dia memberi kami bantuan tak terduga. Kami, seperti semua perusahaan di Rusia, telah beralih ke telecommuting. Sebelumnya, departemen akuntansi kami bekerja dalam mode ini hanya sebagian, dan kemudian tiba-tiba semua staf menemukan bahwa adalah mungkin untuk sepenuhnya bekerja dengan dokumen dari rumah, terus menerima gaji penuh dan merasa percaya diri di masa depan.
Hampir setahun departemen akuntansi bekerja dari jarak jauh. Selama waktu ini, tidak ada satu orang pun yang dipecat karena pengenalan EDM, dan tidak ada akuntan yang gaji atau tanggung jawabnya dikurangi. Tapi alih-alih operasi rutin, mereka sekarang memecahkan masalah tingkat tinggi.
Segalanya menjadi lebih mudah dengan para rekanan. Pada 2019-20, tiga perempat pemasok kami beralih untuk bertukar dokumen dengan kami di EDF. Faktanya adalah sebagian besar dari mereka telah menggunakan manajemen dokumen elektronik, dan bahkan lebih nyaman bagi mereka untuk beralih ke sana saat bekerja dengan kami.
Rekan kerja bahkan mengundang anggota kelompok kerja proyek kami ke tempat mereka untuk berbagi pengalaman mereka sendiri. Vendor lain juga mendukung gagasan tersebut. Banyak dari perusahaan ini telah berpikir untuk beralih ke EDI sendiri, dan proyek kami menjadi alasan bagi mereka untuk memulai proses ini.
Dari besar ke kecil
Struktur teritorial pertama yang kami gunakan untuk memulai penerapan EDM adalah gudang distribusi pusat yang terletak di sekitar Moskow.
Bersama dengan mitra dari TerraLink, kami mengunjungi masing-masing dari mereka, mengadakan pelatihan staf, dan melakukan sesi uji coba penggunaan sistem. Di situs-situs ini, kami berhasil mengidentifikasi momen implementasi yang paling sulit dan menyelesaikan inkonsistensi dan inkonsistensi.
Saat kami pindah ke gudang regional, berkat pengalaman yang diperoleh di pusat distribusi, pekerjaan implementasi menjadi lebih mudah dan cepat. Jika sembilan bulan telah berlalu dari saat memilih solusi hingga peluncuran EDM di pusat, maka hanya perlu lima bulan untuk terhubung ke sistem regional. Kami melakukan semua pekerjaan ini dengan bantuan dua tim proyek - milik kami dan perusahaan TerraLink. Masing-masing termasuk 10-15 pengembang dan analis.
Sekarang sistem menyediakan pekerjaan dengan dokumen formal (UPD, UKD) dan non-formal (Perjanjian, faktur pembayaran, pernyataan perbedaan TORG-2, pernyataan rekonsiliasi, dll.).
Bagaimana kita memperbaiki kesalahan kita sendiri
Mulai mengerjakan proyek, baik spesialis kami maupun perwakilan pelanggan mencoba mempertimbangkan preferensi dari semua departemen yang tertarik. Karena itu, kami berkomunikasi dengan para pemimpin mereka secara paralel. Tetapi ini menjadi alasan untuk kesalahan serius, yang membutuhkan waktu dan tenaga untuk mengatasinya.
Faktanya kami mulai membentuk target proses bisnis secara terpisah untuk setiap departemen. Akibatnya, kami bingung mengerjakan proyek tersebut, dan solusinya, yang seharusnya sama untuk seluruh Grup Perusahaan, mulai terpecah menjadi beberapa bagian yang terpisah, yang masing-masing difokuskan pada tugas hanya pada satu departemen.
Parade kedaulatan seperti itu harus dihentikan. Pelanggan bisnis dari masing-masing departemen diundang ke grup kerja, dan bersama-sama kami semua menemukan solusi kompromi yang cocok untuk semua orang.
Bagaimana kita memperbaiki kesalahan kita sendiri
Saat ini, 80% pembelian komersial M.Video-Eldorado Group telah dialihkan ke manajemen dokumen elektronik. Setiap bulan, 40 ribu dokumen akuntansi utama dimasukkan ke dalam EDM, dan angka ini sangat mengesankan baik bagi mitra bisnis kami maupun karyawan departemen yang belum terhubung ke sistem EDI.
Mereka melihat manfaat beralih ke EDI, dan mereka tidak perlu lagi diyakinkan akan perlunya langkah seperti itu. Sebaliknya, sekarang mereka sudah mengajukan ide-ide terkait pengenalan pekerjaan kantor elektronik, dan kami jelas akan menggunakan beberapa di antaranya ketika kami akan mengubah aliran dokumen non-komersial menjadi bentuk elektronik.
Kami sangat terbantu dengan keputusan untuk melaksanakan, bersamaan dengan penerapan EDM, otomatisasi pengeposan dokumen. Saat ini, di bagian komersial, 85% dokumen primer direkam tanpa partisipasi manusia, yang menghemat waktu, uang, membantu menghindari kesalahan, dan meningkatkan kecepatan pengambilan keputusan.
Dalam waktu dekat, kami berencana untuk memastikan digitalisasi pembelian non-komersial. Sejalan dengan pengenalan EDM, kami berencana untuk mengoptimalkan basis daftar saham dan informasi referensi, meluncurkan pusat sertifikasi perusahaan, dan berintegrasi dengan Source to Pay.
Semakin banyak eksperimen tentang pelabelan berbagai kelompok produk muncul di pasar. Kami memantau ini dan berencana untuk bekerja secara aktif dengan keterlacakan.
Di panggung ini kami sangat membutuhkan programmer berbakat . Jika Anda seperti itu, ayo , itu akan menarik.