Bagaimana cara berbicara dengan karyawan. 7 aspek yang terlupakan

Berbicara dengan karyawan bukanlah tentang "berbicara" . Dan bukan tentang metode "mendengarkan secara aktif". Saya sama sekali tidak menyukai semua "teknik" buatan ini. Dan di sini kita tidak akan berbicara tentang teknik menarik perhatian, melambaikan tangan, dan durasi kontak mata yang ditentukan. Percakapan dengan seorang karyawan lebih dari sekadar percakapan. Dan jika pada awal karir saya sebagai manajer, saya tidak memahami hal ini dengan baik, maka setelah lebih dari 10 tahun manajemen saya menyadari bahwa beberapa tempat umum tidak seperti itu.





_{Dan kemudian inilah saatnya untuk berhenti dan memikirkan tentang kesalahan apa yang paling sering dilakukan orang. © Unsplash}

1. Tujuan

Hal pertama yang harus dipahami adalah percakapan harus selalu memiliki tujuan .



Tujuannya mungkin untuk meningkatkan disiplin, mengembangkan beberapa jenis tindakan untuk mengubah kinerja, memperoleh informasi untuk analisis lebih lanjut, dll. Ngomong-ngomong, tujuannya mungkin untuk meningkatkan hubungan dengan karyawan tersebut. Tapi harus ada tujuan.



Jika tujuan tersebut menyiratkan beberapa tindakan dari pihak karyawan, maka sebagai hasil dari percakapan tersebut, ia harus memahami apa yang perlu diubah , dan ia harus memiliki keinginan untuk melakukannya .



Saya ulangi sekali lagi: bukan Anda yang seharusnya berpikir bahwa karyawan tersebut mengerti, dan Anda seharusnya tidak memiliki keinginan untuk mengubah sesuatu. Anda harus memastikan bahwa karyawan tersebut memiliki semuanya .



Dan sering terjadi bos datang, berkata, pergi. Partai berkata "harus", Komsomol menjawab "ya." Bagaimana karyawan itu mengerti? Apa yang akan dia lakukan? Bukankah dia akan mengubah segalanya menjadi serangan Italia karena perselisihan internal dan kurangnya keinginan?

2. Topik

Sangat penting untuk mempersiapkan percakapan. Anda harus memikirkan terlebih dahulu bagaimana percakapan tersebut akan dilakukan. Setidaknya secara umum. Dan dalam kasus yang sulit - dan bicarakan percakapan. Dalam proses persiapan, ketika Anda bermain-main dengan situasi sulit, mungkin ternyata Anda membutuhkan informasi tambahan, dan Anda akan mendapatkannya sebelum percakapan dan tidak akan terlihat bodoh di mata karyawan Anda. Kesalahan persiapan yang



umum adalah topik yang tidak diketahui . Apakah Anda suka tidak berdaya dan tidak tahu apa yang akan dilakukan untuk Anda? Topik yang tidak diketahui seringkali juga merupakan metode manipulasi dan pengaruh psikologis, yang dirancang untuk menghilangkan argumen dan dasar lawan bicara dalam percakapan. Saya beruntung - saya memiliki tim hebat yang sangat terbuka dan tidak suka manipulasi. Tetapi ada situasi yang berbeda.













Sebelumnya mereka suka memanggil saya dengan kata-kata: "Sasha, kita perlu bicara." Saya keluar dari jadwal, setuju untuk berbicara, tetapi ternyata orang tersebut perlu mendiskusikan sesuatu dalam praktik, yang akan dilakukan dalam beberapa bulan. Sebuah topik yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan saya. Mengapa kita membuang waktu kita? Ngomong-ngomong, kami berhasil mengubah situasi itu menjadi keuntungan - saya menyadari bahwa ada celah dengan salah satu proses, tetapi arti umumnya, menurut saya, sudah jelas.



Pilihan kedua, ketika mereka berkata begitu, dan kemudian memulai percakapan yang sulit, yang sebenarnya mengharuskan Anda untuk meningkatkan kesepakatan lama dengan orang ini (yang harus selalu Anda ingat, karena orang ini adalah satu-satunya Anda, bukan? - Iya). Dan Anda sudah terkejut. Dan jika manipulatornya kompeten, maka tidak diketahui ke mana percakapan akan membawa Anda, dan Anda dapat dianggap tidak mampu mengambil keputusan, atau membuat keputusan yang salah, karyawan tersebut bahkan mungkin hanya ingin melihat reaksi Anda terhadap perkataannya dan menarik beberapa kesimpulan yang jauh.



Untungnya, skenario ini jarang terjadi, tetapi juga terjadi: karyawan benar-benar perlu berbicara dengan Anda. Tapi sejak Jika Anda tidak tahu topiknya, percakapan akan berlarut-larut, jadi Anda harus menyela, atau Anda membutuhkan informasi tambahan yang dapat Anda minta atau temukan jika Anda tahu apa yang sedang terjadi sebelumnya.



Pelajari topiknya . Tanyakan saja: "Katakan padaku, apa yang ingin kamu bicarakan sehingga aku mengerti apa yang dibutuhkan untuk percakapan itu?" Jangan memecat karyawan tersebut dengan kata-kata: "Apa topiknya, kalau tidak saya tidak punya waktu untuk Anda?" Anda adalah pemimpinnya. Anda tersedia dan terbuka. Anda adalah seorang pemimpin, bukan orang yang duduk di tempat yang tinggi, bahkan tidak dapat diakses oleh orang yang bekerja dengan Anda. Era tunas besar yang tidak dapat diakses sedang berlalu. Agar berhasil mengelola, Anda harus berhasil berinteraksi, bernegosiasi, dan terbuka.



Ngomong-ngomong, saya memiliki karyawan yang suka menyebutkan satu topik, dan kemudian datang dengan topik lain. Selain itu, karena ketidaksabaran mereka dan secara umum oleh perilaku mereka, jelas bahwa mereka akan membesarkan anak yang kedua. Ini juga manipulasi. Jika Anda merasa tidak nyaman sekarang membahas topik baru yang dimasukkan, jangan takut untuk mengatakan : "Maaf, Anda tidak menyuarakan topik ini, jadi Anda belum siap untuk membicarakannya. Mari kita bahas nanti. " Setelah satu atau dua kali, karyawan sengaja berhenti melakukan ini.

3. Fakta

Jangan meremehkan fakta, statistik, dokumen, dll. Dalam beberapa percakapan (seperti disiplin atau kinerja yang buruk), Anda tidak akan mendapatkan apa-apa tanpanya.



Apakah orang tersebut bekerja dengan buruk? Atas dasar apa menurut Anda? Bagaimana Anda mengukurnya? Kapan ini berubah?



Apalagi jawaban “Vasya mengira Petya tidak bekerja dengan baik” tidak diterima. Pendapat pihak ketiga tidak dianggap fakta . Apalagi jika pihak ketiga tidak memiliki kewenangan yang memadai di mata karyawan.

4. Pengaturan

Jika Anda pergi ke percakapan dengan pikiran "Dia tidak akan berubah, dia selalu seperti ini", "Dia tidak terkendali dan tidak disiplin", "Saya telah memutuskan segalanya" - jangan pergi ke pertemuan ini . Mengapa Anda membuang waktu Anda?



Anda harus memahami dengan jelas: Anda mungkin salah, Anda mungkin tidak tahu sesuatu, seseorang mungkin memiliki alasan untuk perilaku yang tidak Anda ketahui. Anda harus menyadari bahwa bersama - sama Anda mampu memecahkan masalah .

5. Ketulusan

Kadang-kadang sulit bagi saya untuk memberi selamat kepada orang-orang yang berselisih dengan saya atau yang tidak terlalu saya sukai, dan ini terkadang perlu. Selamat menunjukkan sikap saya terhadap orang lain. Oleh karena itu, pertama, saya mencoba untuk tidak memberi selamat kepada orang-orang yang tidak saya sukai, dan kedua, saya selalu berusaha menemukan sesuatu yang baik. Dan selamat keluar dengan mudah dan sederhana.



Aktor apa pun Anda, ketidaktulusan akan dirasakan . Dan mengusir. Jangan main .



Perhatian khusus harus dibuat tentang pemberhentian. Karena banyak hubungannya dengan tema keikhlasan.



Tembak tepat waktu . Ketika pergi, selalu berbicara (wawancara keluar frase sekarang modis, yang saya juga ingin menulis artikel). Selama percakapan, terima kasihorang untuk apa yang dia lakukan untuk perusahaan dan untuk Anda. Dengan memecat, Anda mendapatkan seseorang di luar perusahaan Anda yang akan memberi tahu orang lain tentang perusahaan Anda. Apa yang Anda ingin dia katakan tentang dia?





_{Anda bisa menjadi seorang gnome yang jahat, tetapi jangan heran bahwa sulit bagi Anda untuk merekrut staf dan program rujukan Anda tidak berhasil. © Unsplash}



Jika Anda menunda pemecatan Anda, Anda tidak akan bisa berterima kasih dengan tulus kepada orang tersebut. Jika Anda tidak dapat dengan tulus berterima kasih kepada seseorang untuk setidaknya sesuatu (dia juga bekerja untuk Anda selama beberapa waktu, kemudian dia berhasil melakukan setidaknya sesuatu yang baik), maka Anda menepi dengan pemecatan. Ini adalah sebuah indikator! Ini berarti bahwa karyawan tersebut telah berhasil menyakiti Anda lebih dari sekadar kebaikan. Dan ketulusan Anda harus menjadi indikator ketepatan waktu untuk Anda.



Omong-omong, jangan lupa perhatikan kata-kata Anda . Dalam banyak percakapan, apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya terkadang lebih penting daripada persiapan lainnya.



Kadang-kadang, sebelum pertemuan yang sangat penting (misalnya, dengan manajemen), saya bahkan mengucapkan dialog, seperti sebelum negosiasi, memilih kata, argumen, intonasi. Ini membantu nanti dalam percakapan untuk menavigasi dengan cepat, menanggapi isyarat.



Bandingkan: “Saya mendengar nenek Anda meninggal. Nah, saya bersimpati. Dan sekarang mari kita bahas masalah yang terkait dengan pekerjaan Anda "dan" Saya mengerti betapa seriusnya syaraf dan syok psikologis yang Anda alami sekarang karena kematian orang yang Anda cintai. Mungkin, sekarang sulit bagi Anda untuk berkonsentrasi dan karena itu Anda bisa melakukan beberapa kesalahan. Mari kita bahas apa yang bisa kita lakukan di sini. " Untuk beberapa, ini berantakan, tetapi bagi yang lain, Anda akan menjadi manajer terbaik di dunia .



Tapi ingat: dengan tulus!

6. Gangguan

Salah satu pertanyaan paling menyakitkan bagi saya. Salah satu masalah terbesar saya dalam percakapan.

Kita semua manusia super. Kita semua dapat melakukan beberapa hal pada waktu yang bersamaan. Setidaknya banyak orang yang mengklaimnya.



Berbicara dengan seseorang dan pada saat yang sama mengklik surat yang datang? Dengarkan dan balas dengan cepat sesuatu dalam obrolan? Tidak masalah. Kami tahu, kami bisa, kami berlatih. Sayang.



Entah bagaimana seorang kolega (sebut saja dia Lena) mendatangi saya dengan suatu masalah. Kami mulai berbicara, secara paralel saya menjalankan beberapa obrolan, di mana saya dengan tenang membaca dari waktu ke waktu dan menjawab, atau tidak menjawab. Tapi dengan sangat gigih dan jelas menjaga benang merah percakapan dengan Lena. Dan pada titik tertentu, setelah membaca pesan berikutnya, pikir saya. Selama 5-10 detik, tidak lebih! Dan pada saat yang sama Lena memberitahuku sesuatu, atau bahkan bertanya. Saya tidak tahu. Karena saya mengikuti audisi.



Dia menghela nafas dan berkata pelan: "Sasha, tidak akan seperti itu . "



Dan itu tidak benar-benar berhasil. Bahkan jika Anda adalah manusia super. Bahkan jika Anda tahu cara mendengarkan dan melakukan sesuatu yang lain. Bahkan jika Anda menyimpan utas percakapan. Orang yang berbicara kepada Anda tidak berpikir demikian. Ya, dia mungkin salah. Anda dapat berbusa di mulutnya dan untuk diri Anda sendiri untuk membuktikan bahwa Anda tidak terganggu. Tetapi rasa hormat untuk Anda mencair pada saat-saat seperti itu . Apakah Anda yakin ingin kehilangan kepercayaan dan rasa hormat, dimenangkan dengan harga yang mahal, untuk hal sekecil itu?



Dengarkan saja, jangan sampai teralihkan.

7. Penyelesaian

Dan kami kembali ke poin pertama. Tentang tujuan, pengertian dan keinginan.



Jangan ragu untuk menjelaskan kepada lawan bicara, bagaimana dia menyadari apa yang Anda bicarakan. Tidak, itu tidak akan memberitahunya bahwa Anda menganggapnya bodoh.



Anda bisa mengatakan: "Jadi, mari kita bicarakan tentang apa yang Anda dan saya putuskan untuk berada di gelombang yang sama?"



Gunakan pertanyaan seperti "Apakah Anda masih bingung dengan keputusan kami?" dan yang lainnya menyukai mereka untuk memeriksa motivasi dan finalitas perjanjian (jangan lupa - setiap tim memiliki bahasa gaulnya sendiri, di suatu tempat pertanyaan ini mungkin terdengar terlalu formal dan akan lebih tepat untuk mengajukan pertanyaan dengan gaya "semuanya baik-baik saja? setuju? atau adakah hal lain yang salah?" atau bahkan "bro, kenapa begitu suram? Bukankah mereka mengerjakan semuanya?", tapi saya tidak bekerja dalam tim seperti yang terakhir).



Dalam beberapa kasus, Anda bahkan dapat meminta untuk menulis "Catatan tindak lanjut" - kesepakatan, langkah yang harus diambil, dan kesimpulan rapat lainnya. Ngomong-ngomong, ini sangat berguna jika, misalnya, Anda memperpanjang masa uji coba atau menyetujui apa yang perlu ditingkatkan dalam pekerjaan Anda. Sehingga nantinya baik Anda maupun karyawan tersebut tidak memiliki kesempatan untuk mengatakan "eh, tidak, kami tidak setuju seperti itu."



Jika tujuan Anda adalah untuk meningkatkan hubungan, maka akan tepat untuk menjelaskan: "Apakah ada hal lain yang bisa saya bantu?", "Apakah ada hal lain yang mengganggu Anda?". Hanya dengan tulus. Jangan berpikir bahwa ini "hanya untuk orang Amerika". Rakyat kita juga mengharapkan simpati, mau berbagi. Tidak selalu dan tidak dengan semua orang. Dan kita perlu mengerjakan ini. Tapi ini topik yang sama sekali berbeda.



Topik yang sama, pada kenyataannya, secara praktis tidak ada habisnya, tetapi di sini saya ingin mengungkapkan momen-momen yang sangat sering ditutup mata oleh orang-orang, menganggapnya dangkal, dan oleh karena itu membuat banyak sekali kesalahan di dalamnya.



Beri tahu saya jika ini membantu siapa pun.



Terimakasih untuk semua.