Innovation Day adalah acara tahunan tradisional untuk Deutsche Telekom IT Solutions Russia. Pada bulan April, kolega dari seluruh Deutsche Telekom datang ke St. Petersburg untuk mendengarkan laporan tentang inovasi, untuk saling mengenal, secara umum, untuk menikmati matahari April St. Petersburg dan pemandangan Neva dari Pulau Vasilyevsky.
Tahun ini, semua harus berjalan sesuai rencana: acara dijadwalkan pada 28 April, persiapan dimulai hampir enam bulan sebelumnya, situs disewa, dan beberapa rekan asing sudah membuat visa dan membeli tiket ke Rusia. Tetapi ketika, sebulan sebelum hari X, kami duduk di rumah, menjadi jelas bahwa proyek tersebut harus ditunda. Awalnya, kami dengan naif berharap untuk Mei atau Juni, tetapi statistik hanya bertambah, tidak ada petunjuk untuk membuka perbatasan. Oleh karena itu, agar tidak meninggalkan acara sama sekali, kami memutuskan: biarkan acara online, dan rencanakan Hari Inovasi untuk bulan September.
Selain berbagai masalah teknis yang hanya harus kami selesaikan dan akan saya bicarakan nanti, sangat penting untuk menjaga suasana meskipun sedang dalam transisi ke online. InnoDay adalah acara untuk orang-orang dan tentang orang-orang, yang disiapkan setiap tahun dengan cinta dan perhatian khusus. Komunikasi, pertukaran pengalaman, ide, kenalan baru - orang-orang ini terbang ke Hari Inovasi, dan itu perlu untuk membuatnya online sebanyak mungkin.
Beginilah penyelenggaraan Hari Inovasi pada tahun 2019.
Selain itu, ketika kami pertama kali mulai mempersiapkan, acara online adalah hal baru, tetapi mendekati bulan September menjadi jelas bahwa orang-orang terus terang bosan dengan dunia online dan menginginkan pertemuan tatap muka. Untuk membuat konferensi impersonal, di mana orang akan memasukkan laporan yang diperlukan dan mengatur latar belakang untuk persiapan makan malam - ini jelas bukan pilihan kami.
Bagaimana cara kerjanya
Untuk memaksimalkan transfer atmosfer Hari Inovasi online, kami memutuskan, pertama-tama, untuk membuat acara ini sepenuhnya live. Semua harus terjadi di sini dan saat ini - jika penonton masih dapat menonton rekaman satu pertemuan tanpa terganggu, hampir tidak ada yang akan menguasai keseluruhan acara, yang terdiri dari video yang dibuat sebelumnya.
Ya, siaran langsung itu penuh dengan jebakan - dari waktu ke waktu beberapa pemirsa memiliki masalah dengan suara, beberapa kali bisikan sutradara bocor ke udara ... Tapi kami siap mengambil risiko sehingga rekan-rekan kami memiliki perasaan setidaknya mendekati fakta bahwa mereka ada di acara langsung yang nyata. Selain itu, siaran langsung memungkinkan pembicara menjawab pertanyaan penonton secara real time.
Selama sehari, ruang konferensi besar di kantor kami di St. Petersburg diubah menjadi set film sungguhan dengan kunci kroma, lampu, kamera, dan studio untuk tamu - ini adalah bagian utama dari tiga adegan. Di situs ini terdapat dua pemateri, serta penampilan langsung para pembicara, yang diwawancarai usai presentasi.
Dua ruang pertemuan yang berdekatan juga dilengkapi untuk studio kecil, tempat moderator panggung berada.
Kesulitan teknis utama adalah pembatasan dari pihak kolega asing. Karena laporannya tentang proyek nyata - informasi rahasia dan sebagainya - para pembicara dan peserta hanya dapat terhubung dari komputer kerja. Komputer kerja, terutama yang asing = daftar program yang disetujui sangat terbatas. Sementara itu, kami mengundang siswa dan beberapa pelanggan ke Hari Inovasi untuk mengakses siaran ini.
Diputuskan untuk membuat halaman arahan terpisah, di mana laporan dibagi menjadi tiga aliran (tiga adegan), dan peserta, setelah memilih topik laporan dari jadwal interaktif, jatuh ke aliran yang diinginkan. Speaker dihubungkan ke siaran melalui Cisco Webex, alat konferensi yang akrab di perusahaan kami, dan Facecast digunakan sebagai pemain.
Untuk melibatkan penonton dalam apa yang terjadi, setiap adegan memiliki obrolannya sendiri dengan administrator, di mana dimungkinkan untuk mengajukan pertanyaan kepada pembicara tentang laporan, mengklarifikasi poin-poin organisasi dan hanya berkomunikasi.
Selain itu, di antara blok laporan di setiap aliran, penyaji mengadakan sesi promosi, di mana pembicara terhubung dan secara singkat membicarakan topik laporan mereka. Jika peserta tidak memutuskan sebelumnya dengan sesi yang ingin dia hadiri, di lapangan dia bisa mendapatkan ide dari setiap pembicara dan laporan. Terkadang itu menjadi penentu saat memilih - karisma pembicara atau aksen Inggris yang memikat selama sesi nada membuat Anda melupakan segalanya.
Setelah setiap presentasi, pembicara dan peserta dapat pergi ke ruang Webex untuk mengobrol secara langsung dan berbagi pemikiran mereka. Kami tidak menaruh harapan khusus pada opsi ini, tetapi setelah setiap sesi, kolega dari berbagai negara datang ke ruangan, yang ingin bertemu dengan pembicara dan berbicara.
Salah satu tugas yang kami tentukan sendiri di awal adalah "memikat" penonton dan tidak membiarkan mereka mencetak gol dan pergi ke dapur untuk memotong salad. Sepanjang keseluruhan acara, jumlah penonton tetap pada level yang sama, yang tentunya bukan berarti seluruh peserta 100% terlibat, namun memberi harapan!
Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat ...
Itu adalah hari yang menegangkan dan panjang yang penuh dengan kesan bagi penyelenggara, pembicara, dan penonton. Tentu saja, tidak ada acara online, sekeren apa pun itu, yang sebanding dengan emosi nyata dan komunikasi langsung. Namun demikian, berkat teknologi baru dan tim yang keren, semuanya menjadi mungkin, bahkan mengorganisir acara internasional besar secara online - dan pada saat yang sama tidak hanya menjadi gila, tetapi juga untuk mulai bermimpi tentang yang berikutnya.
Itu adalah kata-kata, tetapi Hari Inovasi dalam angka:
2,5 bulan persiapan
17 laporan
28 pembicara dari seluruh Deutsche Telekom
16 negara dari Amerika hingga Asia
1000 peserta dari Chicago hingga Kuala Lumpur
5 jam siaran langsung
Jika Anda ingin berbagi pengalaman Anda dalam mengatur acara online atau mengajukan pertanyaan - saya menunggu Anda di komentar!