Mengapa Anda tidak dapat melakukannya tanpa pimpinan tim: nuansa membentuk tim pengembangan terintegrasi dan bekerja dari jarak jauh

Banyak hal bergantung pada pemimpin tim - efektivitas tim, pencapaian tujuan yang ditetapkan, pertumbuhan profesional karyawan. Dan untuk memahami nuansa kerja ketua tim, kami berbicara dengan Ivan Mikheev, Deputy CTO di AGIMA. Ivan memiliki pengalaman bertahun-tahun dalam mengelola tim besar, termasuk departemen pengembangan dengan total output 10.000 hingga 15.000 jam per bulan: PHP, Python, Mobile, Front-End, DevOps, QA.

Tentang pemimpin tim, kualitas dan keterampilannya

Semakin besar tim, semakin banyak spesialis yang ada di dalamnya, semakin sulit untuk mengelola tim seperti itu. Seorang pemimpin tim harus menjadi ahli taktik, ahli strategi, dan penasihat teknis pada saat yang bersamaan. Dia harus memenuhi tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan dan pada saat yang sama memperhatikan kepentingan dan kebutuhan timnya.



Jadi, pemimpin tim perlu memahami dengan baik esensi bisnis perusahaan, nilai-nilai dan strukturnya. Dia juga perlu menyadari dengan jelas apa yang diinginkan perusahaan dari pengembang, tujuan apa yang harus dicapai tim dan dalam kerangka waktu apa. Pemahaman ketua tim ini perlu disampaikan kepada seluruh anggota tim agar masing-masing tahu apa yang harus dilakukan dan mengapa.



Selain keterampilan profesional pengembang, pemimpin tim membutuhkan:

• penguasaan teknik fasilitasi pertemuan;
• kemampuan membangun komunikasi;
• kemampuan untuk mendistribusikan tugas dan tanggung jawab;
• kemampuan untuk melokalisasi situasi konflik dalam sebuah tim;
• empati, komunikasi dan perhatian.

Tugas utama yang harus dikerjakan oleh pemimpin tim setiap hari:

• orang dan manajemen tim;
• manajemen proyek;
• pengetahuan tentang teknologi dan penggunaannya;
• Manajemen Proses Bisnis.

Tentang pembentukan tim dan tahapan hidupnya

Untuk membangun tim, Anda perlu memahami profil kandidat, keterampilan teknis mereka, dan fungsi apa yang akan dicakup oleh setiap anggota tim. Pilihan terbaik adalah dengan memikirkan terlebih dahulu komposisi tim, lalu mengumpulkannya.



Tetapi seringkali tidak demikian. Pertama, beberapa orang mulai mengerjakan sebuah proyek, kemudian mereka menyadari bahwa mereka tidak dapat menyelesaikan semua masalah, dan mereka mempekerjakan orang lain atau beberapa.



Jika Anda perlu memperkuat beberapa hubungan, menambahkan kompetensi baru ke tim, dll., Maka pertama-tama tentukan tujuan dan fungsi apa yang akan dimiliki setiap posisi dan kompetensi apa yang harus dimiliki karyawan.



Untuk mengubah sekumpulan pengembang menjadi tim yang terkoordinasi dengan baik, Anda perlu menyampaikan kepada semua orang tujuan yang sama, dapat dimengerti dan terukur, merumuskan prinsip kerja dan interaksi.



Kadang-kadang terjadi bahwa untuk mencapai tujuan bersama, pemimpin tim memberi banyak tekanan pada rekan kerja, dari mana mereka mulai membencinya dan kelelahan. Bagaimana tidak membuat semua orang melawan diri sendiri? Jawabannya cukup sederhana:

• berikan setiap karyawan kesempatan untuk membuktikan diri;
• menangani pertumbuhan setiap karyawan;
• mendengarkan pendapat semua orang;
• pastikan tim memahami tujuan keseluruhan;
• jangan membuat aturan yang tidak dimengerti oleh tim.

Adapun tahapan pembentukan tim dijelaskan kembali pada tahun 1965 oleh Dr. Bruce Tuckman. Menurut modelnya, siklus hidup sebuah tim terdiri dari empat tahapan:

• Formasi . Pada tahap ini tim sangat bergantung pada pimpinan, perlu bimbingan dan arahan pengembangan.
• Mendidih . Anggota tim membuat beberapa keputusan sendiri, tanpa seorang pemimpin. Tetapi orang terkadang berkonflik, ketika mereka mencoba membangun diri mereka sendiri dalam hubungan dengan rekan kerja dan pemimpin.
• Normalisasi . Peran dan tanggung jawab menjadi jelas bagi semua anggota tim, mereka menerimanya.
• Performa . Setiap orang memahami dengan jelas strateginya, apa yang mereka lakukan dan mengapa. Tim mampu bekerja dalam waktu lama tanpa seorang pemimpin.

Tahapan ini bersifat siklus, tim dapat melewatinya beberapa kali, tetapi dengan setiap siklus kinerjanya meningkat.

Komunikasi tim

Untuk komunikasi yang efektif dalam tim, sangat penting untuk memastikan bahwa setiap anggota memahami apa yang dilakukan rekannya. Untuk itu, perlu dibuat garis besar batas-batas tanggung jawab sehingga setiap orang tahu di mana "wilayah" pribadi mereka dimulai dan berakhir. Matriks RACI sangat membantu dalam hal ini, memungkinkan Anda untuk mensistematisasikan semua aktivitas dan acara dan secara visual menunjukkan kepada tim siapa yang harus melakukan apa dalam kasus tertentu.



Matriks yang sama ini membantu mengidentifikasi hambatan komunikasi dan membuat perubahan. Katakanlah mereka mengadakan rapat untuk 10 orang, setelah itu mereka membuat daftar tugas tanpa menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Ini tidak masalah jika Anda menuliskan tugas-tugas yang dapat dimengerti seperti mengembangkan situs web atau meluncurkan iklan. Kemudian anggota tim memahami dengan baik siapa yang harus melakukan apa. Tetapi ketika tugas muncul di persimpangan fungsi spesialis yang berbeda, mereka biasanya dilakukan secara tidak efektif atau tidak sama sekali.



Apa masalah yang terjadi di sini? Anggota tim tidak memahami di mana zona tanggung jawab salah satu ujungnya dan zona tanggung jawab yang lain dimulai. Setiap orang percaya bahwa suatu tugas harus dilakukan oleh orang lain. Alih-alih mencapai tujuan bersama, orang-orang terlibat dalam formalisme dan berdebat tentang siapa yang harus mengatur masalah. Untuk mencegah hal ini terjadi, sangat penting untuk menentukan orang yang bertanggung jawab atas solusi dari setiap tugas tersebut, jika tidak, tidak ada yang akan menangani kasus tersebut. Sekalipun tugas berada di persimpangan fungsionalitas, tugas tersebut harus memiliki satu pemilik yang akan diminta. Dan dia harus menyelesaikannya dengan segala cara.



Situasi umum lainnya: pelanggan meminta perubahan kecil namun penting. Tugas dimasukkan ke dalam sprint, dan pelaksanaannya dikoordinasikan oleh manajer dan ketua tim dengan pelaksana langsung. Manajer dan pemimpin tim dapat berkoordinasi untuk waktu yang lama dan memilih pelaksana, yang tidak tahu kapan dia akan menerima tugas di tangannya. Jadi untuk pengeditan sekecil itu, yang terbaik adalah membuat jalur komunikasi khusus: langsung hubungkan pelanggan dan pengembang, meskipun ini hanya terjadi selama jam yang ditentukan secara ketat.





Regulasi dan aturan memainkan peran penting dalam komunikasi. Tetapi formalisme sering kali menyakitkan, jadi Anda tidak boleh memaksakannya ke dalam tim. Pembatasan buatan, sebagai suatu peraturan, tidak mengakar, tetapi hanya menimbulkan masalah. Lebih baik fokus pada pembentukan dan komunikasi prinsip tim yang harus dipandu oleh orang-orang saat membuat keputusan dan berkomunikasi satu sama lain. Ini akan membantu karyawan membuat keputusan sendiri, tidak takut bertanggung jawab dan menerapkan keputusan.



Di beberapa perusahaan, prinsip dikembangkan saat membuat tim (dan tim yang berbeda melakukannya secara independen satu sama lain), menyetujui ketentuan individu pada rapat umum.

Tentang pekerjaan jarak jauh

Dengan epidemi virus corona, proses organisasi internal telah berubah secara dramatis. Ini juga berlaku untuk manajemen tim. Perbedaan yang paling jelas adalah:

• . , . . , , .
• . . . , .
• . , . .

Pemimpin tim perlu mengatasi tantangan ini. Misalnya, Anda harus lebih sering mengatur panggilan informal dan informal agar anggota tim lebih mengenal satu sama lain. Rapat kerja harus dimulai dengan orang-orang mengobrol sedikit tentang topik gratis dan mendapatkan porsi positif.



Selain itu, pemimpin harus mengatur pertukaran pengalaman dalam tim dan dengan hati-hati mengevaluasi metrik kinerja karyawan untuk melihat penurunan waktu dan memperbaiki masalah. Di tim kami, setelah beralih ke mode jarak jauh, produktivitas beberapa karyawan menurun secara signifikan. Awalnya, kami tidak dapat memahami apa masalahnya, kami pikir itu kelelahan, atau orang itu kehilangan minat. Namun ketika beberapa dikembalikan ke kantor, produktivitas mereka kembali merosot.



Efektivitas tim terdistribusi juga bergantung pada alatnya. Basis pengetahuan, tempat jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan dikumpulkan, dan pelacak tugas, tempat karyawan dapat melihat tugas mereka dan mengevaluasi kemajuan mereka, masih memainkan peran penting.

Kemungkinan masalah

Berbagai masalah muncul dalam pekerjaan tim. Saya akan memberi tahu Anda tentang yang paling umum:



Perpecahan . Setiap anggota tim "menarik selimut menutupi dirinya", efisiensi menurun. Kasus ketika efektivitas satu orang lebih tinggi daripada efektivitas seluruh tim. Pada awal keberadaan sebuah tim, situasi seperti itu dapat diterima dan bahkan bermanfaat, karena peserta memahami siapa yang berharga. Tetapi jika Anda membiarkan perpecahan berjalan dengan sendirinya, ini akan menyebabkan kelelahan yang cepat dari setiap peserta dan kesulitan dalam proyek, atau pada kegagalannya.



Komunikasi yang rusak.Masalah ini dapat dengan mudah diidentifikasi. Jika seseorang perlu berbicara dengan lebih dari dua orang untuk menetapkan tugas, maka tim mungkin tidak berjalan mulus. Komunikasi dalam tim harus sesingkat mungkin. Tentu saja, tidak ada solusi tunggal untuk semua masalah komunikasi, tetapi aturan utamanya adalah sesedikit mungkin manajer perantara antara pengelola tugas dan pelaksana akhir.



Kurangnya tujuan bersama. Mungkin ini masalah terbesar, karena dalam hal ini tidak ada tim - hanya sekelompok orang yang efektivitasnya dibatasi oleh kemampuan aparatur birokrasi. Artinya, Anda harus memaksa karyawan untuk melakukan pekerjaan tanpa berpikir, yang artinya tidak mereka pahami.



Masalah ini dapat diungkapkan dengan berbagai cara: hanya manajer yang memahami tujuan, atau tidak ada sama sekali.



Dalam kasus pertama, tidak semuanya hilang, manajer perlu memperkirakan berapa banyak dia akan melepas pekerjaan operasional jika dia dapat memastikan bahwa semua tindakan karyawan akan diarahkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam kasus kedua, ini lebih sulit: manajer harus terlebih dahulu memahami esensi pekerjaan dan tujuan keseluruhan, dan kemudian menjelaskan kepada tim. Anda melihat dan dia akan mengerti.

Akhirnya

Peran pemimpin tim di perusahaan mana pun sangat penting. Dia harus secara profesional memahami nuansa teknis, merasakan orang, dan mengelola perkembangan setiap anggota dan seluruh tim, mencapai efisiensi kerja yang tinggi. Jika tidak, tim tersebut hanyalah sekelompok orang yang berkumpul di satu tempat dan melakukan tugas serupa. Pimpinan tim perlu terus meningkatkan keterampilan keras dan lunak mereka, termasuk pekerjaan mandiri dan / atau sumber daya tambahan seperti kursus online , artikel, video, saran dari kolega, dll.