Merancang sistem otomatis untuk bekerja dengan dealer
Menarik dan mempertahankan dealer adalah salah satu area kerja terpenting untuk perusahaan manufaktur dan perdagangan. Jaringan dealer yang luas dan efektif adalah pendapatan yang stabil bagi perusahaan dan keuntungan serius di mata konsumen.
Namun, sering terjadi bahwa peningkatan jumlah dealer tidak hanya menghasilkan keuntungan tambahan, tetapi juga peningkatan staf departemen penjualan, yang, dengan cara lama, menerima pesanan massal melalui telepon dan email dan memprosesnya secara manual. Biaya organisasi kerja seperti itu tinggi, prosesnya tidak efisien.
“Mari buat akun pribadi” - ide ini dengan mudah dan logis muncul di kepala perusahaan. Ada sistem akuntansi, situsnya sudah ada, mengapa tidak menambahkan tombol "Login" yang didambakan?
“Tentu saja, kami akan menambahkan,” kami akan menjawab, dan kami pasti akan menawarkan untuk melakukannya dengan benar.
Apa artinya "benar", dan bagaimana melakukannya - tentang inilah artikel kami. Sebagai contoh, kami akan menggunakan kasus mengotomatiskan interaksi antara dealer dan departemen penjualan dari produsen besar material Rusia untuk konstruksi dan finishing, yang memberi kami tugas ini.
Konstruksi dan penyelesaian - proses kompleks ini dapat dibandingkan dengan pembuatan sistem otomatis. Agar rumah (sistem) berdiri kokoh, berfungsi dengan benar, dan nyaman untuk hidup (kerja), perlu dilakukan investigasi terhadap tempat, infrastruktur, komunikasi, memilih bahan (teknologi), membuat proyek arsitektural, menghasilkan gaya finishing dan menghitung perkiraan secara akurat. Dan baru kemudian, bata demi bata, mulailah pembangunan.
- Apa yang akan ada di akun pribadi dealer?
- Cukup pesan dengan dokumen dan buat yang baru.
- Memang sederhana. Dari mana datangnya pesanan? Bagaimana mereka diciptakan sekarang? Apakah mungkin untuk berinteraksi dengan sistem ini melalui api? Siapa yang dapat membuatnya di sistem kami? Dan siapa yang tidak bisa? Bisakah saya membatalkan? Bagaimana jika pesanan sudah dikirim? Siapa yang akan memiliki akses ke pesanan? Dan kapan dan dari mana dokumen itu berasal? Apakah mungkin untuk membongkarnya? Bagaimana statusnya akan berubah? Akankah seseorang mengontrol eksekusi order? Pesanan bisa berisi materi promosi, katamu? Dan jenis bahan apa, siapa yang membuatnya, siapa yang melekat pada pesanan?
Dan seribu pertanyaan lagi, yang jawabannya belum dijawab oleh siapa pun. Dan jika tidak berhasil, Anda perlu memulai penelitian yang matang.
Belajar
Penelitian domain
Setiap pekerjaan seorang analis, yaitu, dia terlibat dalam penelitian, dimulai dengan pemahaman tentang aktivitas klien. Kami mempersiapkan percakapan pertama, mempelajari secara mandiri berbagai barang, geografi pekerjaan, pesaing dan keunggulan kompetitif, kondisi kerja sama dealer - semua yang dapat ditemukan di sumber terbuka, misalnya, di situs web perusahaan dan di materi iklan. Jadi, bahkan sebelum pertemuan pengantar pertama, analis memiliki pemahaman umum tentang pekerjaan perusahaan, memahami terminologi, dan menyiapkan daftar pertanyaan yang akan dia tanyakan.
Klien kami adalah salah satu produsen bahan konstruksi dan dekorasi Rusia terkemuka. Ini adalah perusahaan siklus penuh: dari ekstraksi batu gipsum (perusahaan memiliki basis bahan bakunya sendiri) hingga pengemasan dan pengemasan produk jadi. Produk perusahaan dikirim ke lebih dari 100 kota di Rusia, serta ke negara lain di Eropa dan Asia. Perusahaan memiliki sekitar 150 dealer yang menjual produk dari jaringan grosir dan eceran mereka. Pekerjaan menyeluruh sedang dilakukan untuk menarik dan mempertahankan dealer. Perusahaan sangat mendukung mereka dalam mempromosikan produk, mendorong mereka untuk menjual lebih banyak dengan kampanye pemasaran yang menarik dan sistem bonus.
Wawancara dengan pemangku kepentingan, menetapkan tujuan bisnis
Pada pertemuan pertama, analis dan perwakilan pelanggan bertemu. Tugas kita adalah mendengar, dan pelanggan memberi tahu tentang masalah yang perlu diselesaikan dan tujuan yang ingin kita capai. Sebagai hasil dari komunikasi tersebut, dokumen dibuat yang akan menjadi dasar dari keseluruhan sistem. Sesuai dengan itu, semua persyaratan untuk itu akan dikembangkan dan semua solusi akan dibuat.
Masalah seperti itu disuarakan kepada kami:
- Semua pekerjaan dengan dealer dilakukan melalui telepon dan email. Pesanan dibuat melalui surat ke alamat email, pembaruan tentang itu dibahas dalam komunikasi pribadi. Komunikasi dan pemesanan adalah pekerjaan manual yang menyita banyak waktu karyawan.
- . . , .
- : , , , . , .
- , , , , .
- Analisis volume penjualan ke dealer, saldo di gudang mereka, perencanaan produksi dilakukan secara manual oleh analis perusahaan berdasarkan tebakan dan asumsi. Semua data dikumpulkan dalam satu file dalam format excel, dari mana laporan dibuat.
- Manajer departemen tidak menerima informasi yang akurat tentang pekerjaan karyawan departemen mereka dan tidak dapat secara akurat merencanakan beban kerja mereka, menetapkan rencana penjualan.
Dengan demikian, tujuan dari pekerjaan tersebut adalah:
- Meningkatkan efisiensi pengambilan keputusan manajemen operasional dalam proses bisnis perusahaan dengan memberikan informasi yang terkonsolidasi kepada manajemen perusahaan.
- Kemungkinan memperoleh informasi yang lebih rinci tentang kegiatan mitra perusahaan: struktur dan volume penjualan semua kelompok barang, spesifikasi pekerjaan, saluran distribusi, perwakilan penjualan.
- , .
- .
- .
Perumusan tujuan bisnis yang benar adalah tugas analis; klien tidak membutuhkan kata-kata yang indah dan frasa yang rumit. Penting untuk mendeskripsikan ekspektasi dan batasan Anda seakurat dan selengkap mungkin, jika ada dalam istilah teknis dan organisasi. Dimungkinkan untuk menentukan ruang lingkup anggaran, volume pekerjaan yang direncanakan akan bergantung pada ini.
Pada pertemuan pertama, kami juga mencoba mendapatkan informasi umum tentang organisasi kerja di perusahaan, berkenalan dengan kepala departemen dan divisi yang akan bekerja sama dengan kami, menjadwalkan pertemuan pertama untuk melakukan penelitian, mendapatkan dokumen untuk studi (kontrak, perjanjian, aturan internal, undang-undang, keputusan pemerintah yang terkait dengan aktivitas perusahaan).
Pada pertemuan pertama dengan pelanggan kami, kami juga:
1. Kami mengetahui bahwa:
- Semua penjualan perusahaan diatur oleh divisi, dibuat secara geografis ke negara dan wilayah Rusia.
- Setiap divisi memiliki seorang pemimpin dan beberapa manajer regional yang ditugaskan di wilayah dan perwakilan penjualan (dealer) di kota-kota tertentu.
- Dealer, pada gilirannya, menjual produk perusahaan ke jaringan grosir dan eceran mereka, memasoknya ke lokasi konstruksi.
2. Diterima:
- Perjanjian kemitraan,
- Contoh laporan analitik tentang pengiriman,
- Katalog Produk,
- Materi promosi.
3. Berkenalan dengan:
- Direktur Jenderal,
- Direktur Komersial,
- Kepala Departemen Penjualan,
- Kepala Departemen Pemasaran.,
- Kepala departemen logistik,
- Kepala akuntan.
Untuk membuat percakapan menjadi produktif, kami biasanya meminta klien untuk mempersiapkannya:
a) mengundang manajer senior yang tertarik untuk membuat sistem dan karyawan yang membuat dan berpartisipasi dalam proses bisnis otomatis ke rapat. Seharusnya tidak banyak peserta, cukup 5-6 orang, kami pasti akan berbicara dengan yang lain nanti. Komunikasi dengan semua orang tidak akan memakan banyak waktu, selama penting bagi kami bahwa karyawan tersebut mengetahui proyek tersebut, memberikan koordinatnya untuk komunikasi operasional, siap untuk berpartisipasi dalam penelitian proses bisnis;
b) pikirkan dan bersiaplah untuk berbicara tentang harapan Anda dari sistem baru, tujuan pembuatannya.
c) memilih karyawan yang bertanggung jawab yang akan menangani proyek dari pihak pelanggan. Seorang karyawan harus menyadari aktivitas perusahaan, memahami tugas dan masalahnya, dan menikmati kepercayaan dari rekan-rekannya. Dia harus banyak berkomunikasi, membuat janji, mengoordinasikan hasil pekerjaan analis.
SEBAGAIMANA ADANYA atau deskripsi proses bisnis yang ada, identifikasi masalah, kumpulan persyaratan pengguna
Setelah pertemuan pertama, dimulailah periode penelitian yang agak lama, yang bisa memakan waktu hingga dua bulan. Kami mengidentifikasi semua pengguna sistem baru, bertemu secara terpisah dengan mereka masing-masing dan mencari tahu bagaimana proses ini atau itu terjadi, mengapa begitu terorganisir, apa yang buruk di dalamnya, apa yang baik, apa yang bisa diubah.
Contoh daftar karyawan untuk komunikasi:
- Manajer umum;
- ( );
- ( );
- ( );
- ;
- ;
- ;
- -;
- ;
- ( ).
Mungkin ada beberapa pertemuan jika tugasnya rumit dan membutuhkan analis untuk mendalami detailnya. Setelah setiap pertemuan, deskripsi pekerjaan karyawan dibentuk dalam bentuk diagram dalam berbagai notasi atau dalam bentuk teks, serta daftar kebutuhan dan keinginannya untuk sistem baru.
Contoh deskripsi situasi saat ini:
Setiap dealer memiliki katalog produk perusahaan dan daftar harga yang valid. Daftar harga bergantung pada kota tempat perusahaan dealer berada, dan mungkin juga bergantung pada fasilitas akhir tempat bahan-bahan tersebut dipasok (untuk dealer yang sama, diskon dapat diberikan untuk fasilitas tertentu).
Untuk memesan, dealer mengirimkan surat lamaran ke alamat email manajer yang ditugaskan ke perusahaan. Dalam aplikasi tersebut, dia menunjukkan:
- nama dan jumlah barang yang dibutuhkan,
- detail Anda;
- alamat penerima di mana barang perlu dikirim;
- transportasi untuk mengirim barang;
- tanggal pengiriman yang diinginkan.
Manajer penjualan membuat pesanan baru untuk dealer di sistem 1C:
- memilih produk dari daftar. Ketersediaan barang sebenarnya di gudang ditentukan oleh jumlah barang sisa yang diterima pengelola dalam bentuk tabel hasil produksi pada pagi hari. Manajer tidak mengetahui berapa banyak produk yang sama dipesan oleh dealer lain di perusahaan (bukan di divisinya), oleh karena itu dia memesan tanpa informasi pasti tentang ketersediaan;
- menambahkan diskon yang sesuai (untuk benda khusus atau promosi yang lewat);
- membuat pesanan terpisah dengan barang untuk promosi (jika ada promosi);
- secara mandiri menentukan jumlah kendaraan untuk pengiriman (pesanan terpisah dibuat untuk setiap kendaraan);
- , , ;
- ;
- ;
- :
- -;
- ; ( );
- .
Setelah melakukan pemesanan, permintaan transportasi dibentuk untuk itu, yang dikirim ke departemen logistik.
Contoh persyaratan pengguna untuk sistem baru:
a) Mengotomatiskan pembuatan pesanan oleh dealer, memberinya kesempatan untuk mengumpulkan dan melakukan pemesanan sendiri, memantau status pelaksanaannya, melihat riwayat semua pesanannya selama bekerja dengan perusahaan;
b) Untuk memungkinkan dealer melakukan pre-order selama seminggu untuk dapat memprediksi produksi dan pengiriman barang;
c) Untuk memungkinkan manajer penjualan melihat stok barang di gudang;
d) Izinkan manajer untuk secara otomatis menentukan jumlah palet dan kendaraan tergantung pada volume pesanan;
e) Simpan semua dokumen untuk semua pesanan dealer dan berikan kesempatan untuk mendownloadnya ke semua pihak yang berkepentingan (manajer, manajer, akuntan, dealer).
Pada tahap ini, penting bagi analis untuk menerima bantuan dari pelanggan:
a) Perlu untuk menyampaikan kepada karyawan bahwa keputusan untuk membuat sistem akhirnya dibuat, apakah mereka menginginkannya atau tidak. Mereka yang tidak membutuhkan perubahan selalu cukup. Orang terbiasa dengan proses yang ada, tidak ingin membuang waktu mempelajari hal-hal baru atau, misalnya, tidak ingin keterbukaan dalam pekerjaan mereka, karena kebetulan aturan dan prosedur tidak diikuti, hubungan dan preferensi pribadi penting dalam hubungan. Memahami seperti apa sistem itu nantinya, dan menjadikannya lebih baik untuk semua orang, membantu untuk terlibat dalam proses dan memberikan umpan balik yang diperlukan.
b) Jangan membatasi analis pada jumlah karyawan dalam satu posisi dan jumlah pertemuan dengan mereka. Seseorang, bahkan spesialis yang paling berpengalaman, tidak dapat langsung menyuarakan semua seluk-beluk karyanya. Seringkali, detail muncul selama komunikasi saat melihat diagram, saat menjawab pertanyaan tambahan yang muncul sebagai hasil pertemuan dengan kolega. Selain itu, karyawan yang berbeda mungkin mengalami masalah yang berbeda dan mengungkapkan sudut pandang yang sangat berlawanan atas tindakan yang sama. Komunikasi dengan jumlah karyawan yang banyak memungkinkan Anda mendapatkan gambaran yang lebih lengkap tentang apa yang terjadi.
c) Periksa data yang dikumpulkan oleh analis dan kesimpulan yang diambil olehnya, verifikasi. Setelah setiap komunikasi, kami selalu meresmikan semua informasi yang diterima dan menyajikannya kepada karyawan yang kami terima, dan terkadang kepada manajernya. Di satu sisi, dengan cara ini kita mendapatkan kepastian bahwa kita memahami segala sesuatunya dengan benar, dan di sisi lain, kita memotivasi untuk detail tambahan yang sering muncul di kepala saat membaca informasi yang sudah diberikan.
d) Mengatur komunikasi dengan sekelompok karyawan atau seluruh departemen dalam suasana bebas atau bahkan informal. Misalnya, ketika bekerja dengan klien kami, partisipasi dalam konferensi final tahunan semua-Rusia perusahaan adalah sukses khusus. Pada siang hari, kami berhasil berbicara dengan dealer dari kota lain (bahkan dari Vladivostok) dan mencari tahu apa yang ingin mereka simpan atau ubah. Dalam suasana informal, di luar dinding kantor, komunikasi menjadi lebih mudah dan cepat, orang lebih terbuka dan banyak bicara.
e) Harus diingat bahwa masalah yang disuarakan oleh karyawan sering kali melampaui cakupan proyek yang sedang dibahas. Misalnya, ketika mendiskusikan pekerjaan dengan dealer, mungkin ternyata tidak semuanya dikonfigurasi dengan baik dan nyaman dalam sistem internal perusahaan, dan inilah saat yang tepat untuk mengubah struktur direktori. Situasi ini normal, tetapi Anda tidak boleh mengumpulkan semua yang disuarakan ke dalam satu proyek dan menyelesaikan semua masalah sekaligus. Dalam kerangka proyek, ada baiknya meninggalkan hanya apa yang benar-benar mengganggu atau tidak memungkinkan sama sekali untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Studi lapangan
Selalu lebih baik melihat sekali daripada mendengar seratus kali. Percakapan saja seringkali tidak cukup; jauh lebih baik untuk melihat prosesnya dari dalam. Untuk ini, teknik khusus digunakan, ketika analis benar-benar duduk di belakang karyawan atau dealer, mengajukan pertanyaan kepadanya dalam setiap situasi yang tidak dapat dipahami. Sebagai hasil dari pengamatan dan komunikasi selama proses tersebut, poin masalah lebih terlihat, mereka sering terdengar dari peserta penelitian dan analis memiliki saran tentang bagaimana meningkatkan sesuatu, melakukan sesuatu dengan lebih cepat dan lebih efisien.
Untuk membantu pekerjaan peneliti, Anda dapat menggunakan sedikit tipu muslihat dan menampilkannya sebagai pekerja magang yang perlu diajari cara bekerja dengan klien. Informasi yang diperoleh dengan cara ini lebih berharga, karyawan tidak berusaha membumbui kenyataan dan membicarakan proses dengan lebih tulus.
Fitur Teknik
Untuk waktu yang lama, tidak ada perusahaan yang tidak akan menggunakan program dan alat khusus dalam pekerjaan mereka (misalnya, 1C). Pada tahap penelitian, penting untuk memahami data apa saja yang terdapat dalam program tersebut, seberapa perlu, apakah sesuai formatnya dan, yang terpenting, bagaimana mengekstrak atau menggunakannya sebagai hasil integrasi dengan sistem.
Untuk pekerjaan akun pribadi pelanggan kami, diperlukan katalog barang dan data dealer (kontraktor). Semua ini disimpan di 1C: sistem Perusahaan. Struktur katalog tidak optimal, tidak nyaman untuk digunakan (tidak jelas secara intuitif di kategori mana produk itu berada, dan dealer sekarang harus mencarinya sendiri), data tidak selalu diisi (tidak ada deskripsi, kemasannya tercampur).
Pekerjaan pada tahap ini memerlukan partisipasi spesialis teknis dari perancang dan pelanggan, karena kita harus mendeskripsikan arsitektur dan api secara lengkap, menemukan cara integrasi, dan merencanakan pertukaran data.
Detail dan masalahnya perlu diketahui sedini mungkin, karena saat desain sistem baru sedang berlangsung, Anda dapat memiliki waktu untuk mengatur semua data, membuat api, atau bahkan pindah ke perangkat lunak baru.
Sebagai hasil dari tahap penelitian, kami biasanya memiliki:
- Tujuan dan sasaran yang dirumuskan oleh manajemen untuk membuat akun pribadi;
- Pemahaman umum dan penjelasan rinci tentang proses bisnis yang akan diotomatiskan sebagai hasil dari pembuatannya;
- Daftar persyaratan pengguna untuk setiap jenis pengguna di akun pribadi;
- Daftar sistem yang akan diperlukan untuk berinteraksi, deskripsi dan data teknisnya.
Sekarang Anda dapat memutuskan bagaimana akun pribadi akan dibuat: menggunakan CRM yang sudah jadi (jika semua persyaratan yang disebutkan sesuai dengan rangkaian standar fungsi CRM) atau mengembangkan milik Anda sendiri (jika persyaratannya tidak standar). Saat bekerja dengan pelanggan kami, diputuskan untuk merancang sistem kami sendiri.
Rancangan
MENJADI atau merancang proses bisnis baru dan skenario pengguna
Penjelasan tentang bagaimana semuanya bekerja sekarang, diterima, keinginan diungkapkan - Anda dapat mulai merancang bagaimana semuanya harus bekerja.
Pada tahap ini, komunikasi antara pelanggan dan analis lebih intens dari sebelumnya, karena saat ini perlu untuk menentukan aturan dasar dan metode interaksi, untuk membangun skenario kerja yang nyaman dan optimal. Skenario dibangun atas dasar persyaratan sistem yang diungkapkan oleh pengguna.
Persyaratan pengguna dari kepala divisi:
Melihat dengan jelas, mudah, dan cepat data sistematisasi penjualan divisi Anda. Berdasarkan data ini, evaluasi gambaran keseluruhan dari penjualan divisi, lacak tren, buat rencana, dan selesaikan masalah yang teridentifikasi dan potensial.
Skenario yang mungkin berdasarkan persyaratan ini:
- , . . « » , .
- , 3 . .
Untuk merencanakan pengiriman minggu depan, pengguna ingin melihat saldo di gudang dealer divisi untuk setiap jenis produk. Untuk melakukan ini, di bagian statistik, dia menemukan saldo stok selama seminggu terakhir, dihitung dengan sistem menggunakan rumus khusus, kemudian membandingkan informasi ini dengan luas gudang dealer. Kemudian pengguna pergi ke bagian perencanaan dan melihat informasi yang diberikan oleh dealer itu sendiri.
Setiap skenario dijelaskan dengan sangat rinci, dengan semua nuansa implementasinya. Ini biasanya dilakukan dalam bentuk diagram. Semuanya harus dipikirkan: bagaimana jika produk dikembalikan? bagaimana jika ada dua pemenang dalam kampanye pemasaran? dengan kriteria apa laporan penjualan dihasilkan? Bisakah manajer mengedit rencana yang sudah dibuat? Dari jawaban atas pertanyaan tersebut, muncul aturan baru untuk kerja otomatis perusahaan.
Menyoroti kumpulan skrip minimum yang akan dijalankan
Perlu dipahami bahwa penerapan semua skenario sekaligus akan memakan waktu yang cukup lama, sehingga akan optimal untuk memilih dari seluruh daftar skenario yang paling penting dan perlu atau yang dapat mulai diterapkan sekarang, tanpa persiapan awal (misalnya, tanpa konfigurasi tambahan sistem 1C). Set seperti itu (MVP - produk yang layak minimum) akan diambil sebagai dasar, di mana, setelah peluncuran, semakin banyak fitur baru akan ditambahkan dari yang dipilih sebelumnya.
Contoh MVP:
Akun Pribadi:
- Direktur Jenderal,
- Pemimpin Divisi,
- Manajer penjualan,
- Pemasar (dicoret),
- Karyawan logistik (dicoret),
- Kepala Akuntan (dicoret).
Contoh skenario untuk pemimpin divisi:
- Menyiapkan rencana penjualan untuk karyawan,
- Menyiapkan rencana penjualan di bawah kontrak untuk dealer,
- Kontrol status pesanan (dicoret),
- Memperoleh statistik penjualan untuk divisi oleh karyawan,
- Memperoleh statistik penjualan untuk divisi oleh dealer,
- Lihat informasi dealer.
Contoh skenario dealer:
- Melihat kondisi kerja dengan perusahaan, rencana penjualan,
- Melakukan pemesanan (dicoret),
- Lihat statistik penjualan bulanan,
- Memposting aplikasi untuk menerima materi pemasaran (dicoret),
- Partisipasi dalam promosi (dicoret).
Persyaratan fungsional
Semua keinginan (persyaratan pengguna) yang diterima dari peserta penelitian, dengan mempertimbangkan skrip yang dibuat untuk mereka, dibagi menjadi fungsi yang harus dilaksanakan. Sebagai hasil dari pekerjaan tersebut, daftar panjang tugas diperoleh, yang akan menjadi dasar dari struktur sistem dan akan dijelaskan secara rinci dalam kerangka acuan.
Persyaratan pengguna dari kepala divisi:
Melihat dengan jelas, mudah, dan cepat data sistematisasi penjualan divisi Anda. Berdasarkan data ini, evaluasi gambaran keseluruhan dari penjualan divisi, lacak tren, buat rencana, dan selesaikan masalah yang teridentifikasi dan potensial.
Persyaratan fungsional yang mengikutinya:
1. Lihat informasi umum tentang pengiriman ke dealer di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan berganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) produk tertentu;
d) wilayah / kota; seorang manajer tertentu;
e) dealer tertentu.
2. Tetapkan dan ubah rencana pengiriman bulanan untuk setiap manajer divisi.
3. Lihat rencana pengiriman perusahaan untuk dealer di divisinya dengan kemungkinan pemilihan berganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) wilayah / kota;
c) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
d) produk tertentu;
e) manajer khusus;
f) dealer tertentu.
4. Bandingkan (lihat secara bersamaan) indikator yang direncanakan dengan indikator aktual untuk melihat deviasi dan tren. Kemungkinan pemilihan berganda dan simultan diperlukan:
a) jangka waktu (minggu, bulan, tahun);
b) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) produk tertentu;
d) wilayah / kota; seorang manajer tertentu;
e) dealer tertentu.
5. Lihat informasi umum tentang penjualan sekunder dealer di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan ganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) wilayah / kota;
d) manajer khusus;
e) dealer tertentu.
6. Tunjukkan berapa banyak dealer yang memberikan informasi.
7. Lihat informasi umum tentang struktur penjualan sekunder dealer di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan ganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) wilayah / divisi dan kota;
d) seorang manajer khusus;
e) dealer tertentu.
8. Untuk melihat informasi umum tentang piutang dagang di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan jangka waktu hutang yang banyak dan bersamaan:
a) umum;
b) tidak lebih dari 14 hari;
c) 15-30 hari;
d) 31-45 hari;
e) 46-60 hari;
f) lebih dari 61 hari.
9. Lihat daftar semua pembayaran dealer di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan berganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) wilayah / kota;
c) seorang manajer khusus;
d) dealer tertentu.
10. Lihat perkiraan pengiriman produk dari dealer di divisi Anda dengan kemungkinan pemilihan berganda dan simultan:
a) periode waktu (minggu, bulan, tahun);
b) kelompok barang (CCS, SCS, GSP, PGP);
c) produk tertentu;
d) wilayah / kota;
e) jenis transportasi;
f) seorang manajer khusus;
g) dealer tertentu.
Penciptaan struktur sistem, hak pengguna
Kami mengatur semua fungsi yang diperoleh menjadi kelompok yang homogen dan dekat secara logis. Jika kita akan membangun rumah, pada tahap ini komunikasi diletakkan, dinding dipasang, dan bangunan direncanakan. Dan di kabinet masa depan, bagian, halaman, formulir, dan tombol muncul.
Biasanya, dua struktur dibuat sekaligus: umum (dalam bentuk sketsa) untuk sistem yang lengkap dan versi yang lebih tepat untuk MVP. Ini diperlukan untuk mempertimbangkan semua fitur penting dari sistem. Anda mungkin memutuskan untuk tidak menggunakan pipa ledeng di rumah Anda selama enam bulan pertama hidup Anda, tetapi membangun dinding dan kemudian mulai memasang komunikasi adalah pilihan desain yang buruk.
Contoh struktur kantor dealer, * pada versi MVP ditandai:
1. Halaman login *
2. Desktop *
3. Perusahaan saya
a) Profil *
b) Perjanjian dan amandemen *
c) Persyaratan komersial *
d) Tentang perusahaan *
- karyawan *
- gudang *
- area kerja *
- kontrak pabrikan lain *
- divisi khusus *
- persyaratan dan keuntungan *
e) Penerima barang *
f) Objek *
4. Katalog
a) Daftar produk
b) Keranjang belanja
c) Checkout
5. Pemesanan dan pembayaran
a) Pesanan saya
- pesanan
- pengiriman
b) Pembayaran saya
c) Piutang
5. Promosi
a) Materi POS
b) Promosi
c) Bonus
6. Serahkan laporan *
7. Bantuan *
8. Pengaturan *
9. Kontak *
10. Pemberitahuan *
a) Pemberitahuan otomatis *
b) Pesan *
c) Tulis pesan *
Pada tahap ini, kami juga memutuskan bagaimana penghuninya akan tinggal di rumah kantor: apakah mereka dapat berkunjung apakah ada dinding antara dapur dan ruang makan. Definisi hak pengguna ini bisa memakan waktu lama, terutama jika penggunanya banyak.
Beginilah cara menetapkan hak:
Manajer penjualan bekerja dengan dealer dan pesanan mereka, tetapi dia tidak dapat menambahkan dealer baru dan melihat kemajuan pengiriman. Dia melihat rencananya, tetapi tidak melihat rencana umum departemen. Dia melihat bermacam-macam barang, tetapi tidak menambahkan barang ke dalamnya, dia dapat mengikuti penerimaan hadiah promosi, tetapi tidak membuat promosi. Tetapi hasil dari tindakan tersebut dapat dilihat dengan cara yang sama seperti yang dilihat oleh seorang karyawan bagian pemasaran.
Pada saat yang sama, struktur semua data muncul: daftar panjang objek, atribut, jenis, dan sumbernya. Misalnya pesanan memiliki tanggal, nama dealer yang mengirimkannya, daftar produk yang dipesan, total biaya, status, tanggal pengiriman, dan banyak data terkait lainnya. Semua ini perlu dikumpulkan, disusun, dan dijelaskan.
Struktur data selalu direpresentasikan sebagai skema:
Tips:
- , , , , .
- , . - . , .
- , . , , .
Untuk memudahkan navigasi data dan diagram, dibuat tata letak visual dari sistem yang akan datang. Belum ada desain, dan Anda dapat berkonsentrasi pada hal utama: fungsi dan data, memeriksa kelayakan skenario, dan menemukan area masalah. Apakah navigasi itu nyaman, apakah tombolnya dapat dimengerti, apakah Anda lupa tentang peringatannya - pertanyaan seperti itu muncul dan sedang diselesaikan sekarang, sering kali memaksa Anda untuk kembali ke tahap sebelumnya lagi dan lagi dan melengkapi, mengingat, memindahkan data, dan mengubah skenario.
Tugas teknis
Kerangka acuan dibuat sebagian besar untuk pengembang, karena pelanggan telah menyetujui skenario, struktur, logika kerja, dan bahkan tampilan umum. TK menjelaskan fungsi dengan semua detail implementasinya di setiap halaman kabinet dan di setiap use case. Biasanya ini adalah dokumen yang banyak dan serius yang melengkapi tahap desain dan memungkinkan Anda untuk melanjutkan ke tahap pengembangan.
Kutipan dari kerangka acuan:
3.1.1.1.1. Gudang
Bagian utama halaman mencakup elemen-elemen berikut:
1. Daftar gudang perusahaan yang sudah ditambahkan dalam bentuk kartu dan kemampuan untuk menambah gudang baru (tombol "Tambah gudang" - tautan jangkar ke formulir di bagian bawah halaman). Urutan menampilkan kartu gudang dalam daftar ditentukan oleh tanggal dan waktu penambahan gudang, semakin awal gudang ditambahkan, semakin tinggi dalam daftar. Data berikut ditampilkan untuk setiap gudang:
- nama (alamat) gudang;
- kota tempat gudang berada;
- area gudang (sq.m.);
- tanda milik gudang perusahaan. Jika kotak centang ini dicentang, data area gudang akan diperhitungkan dalam informasi statistik tentang gudang di Akun Pribadi karyawan. Area gudang yang tidak memiliki tanda ini tidak diperhitungkan dalam statistik ini;
- informasi tambahan: teks yang menjelaskan gudang.
Mitra dapat mengedit atau menghapus gudang kapan saja. Pada saat yang sama, saat menyimpan data, partner melihat pesan: "Terima kasih atas informasi Anda!" atau "Gudang berhasil dihapus", dan manajer mitra dan kepala divisinya menerima pemberitahuan dalam bentuk pemberitahuan otomatis, serta pesan di bagian "Pemberitahuan" bahwa mitra telah mengedit atau menghapus gudang. Data baru di area gudang mitra diperhitungkan dalam statistik bulan di mana perubahan dilakukan dan segera ditampilkan di dalamnya.
Jika pengguna membuat beberapa perubahan dalam satu bulan, statistik harus mempertimbangkan data terbaru yang disediakan. Dengan demikian, indikator area gudang mitra saat ini disimpan pada jam 23:59 pada hari terakhir bulan tersebut dan data inilah yang ditampilkan sebagai indikator bulan ini.
2. Formulir untuk menambah gudang baru dengan kolom berikut, * bertanda kolom wajib diisi:
- nama (alamat) gudang (string teks) *;
- kota gudang (string teks) *;
- gudang sendiri (kotak centang) *;
- luas gudang, m2 (nomor) *;
- informasi tambahan (bidang teks).
Setiap bidang dapat memiliki penjelasan tentang informasi apa saja yang perlu dimasukkan. Penjelasan diedit dalam kode halaman.
Saat menambahkan gudang, partner melihat pesan: "Terima kasih atas informasi Anda!", Dan manajer partner dan kepala divisinya menerima notifikasi dalam bentuk notifikasi otomatis, serta pesan di bagian "Notifikasi" bahwa partner telah menambahkan gudang baru. Area gudang baru, asalkan gudang tersebut ditandai sebagai gudang milik perusahaan, ditambahkan ke statistik area gudang untuk bulan di mana gudang baru ditambahkan dan segera ditampilkan di dalamnya. Gudang yang ditambahkan oleh mitra segera ditampilkan dalam daftarnya.
Jika belum ada gudang yang ditambahkan ke halaman, pengguna akan melihat pesan tentang ini: “Anda belum menambahkan gudang apa pun. Harap lakukan dengan menggunakan formulir di bawah ini "dan formulir untuk menambahkan gudang.
Jika data tidak berubah pada bulan ini, informasi yang sama akan dimasukkan ke dalam akun statistik seperti pada bulan sebelumnya.
Jika pengguna telah menambahkan beberapa gudang dalam satu bulan, untuk statistik perlu memperhitungkan perubahan terbaru.
Mari kita rangkum
Sebagai hasil dari pengembangan sistem yang dirancang dengan baik, pelanggan menerima alat yang memenuhi tugasnya dan sangat membantu dalam pekerjaannya. Alat semacam itu dapat dikembangkan dan dilengkapi dengan fungsi-fungsi baru, pekerjaannya didokumentasikan dan dapat dimengerti oleh semua sisi proyek.
Pelanggan kami menerima:
1. Akun pribadi untuk dealer perusahaan dengan kemampuan berikut:
- secara mandiri mengumpulkan dan memesan produk perusahaan, melihat status pemrosesan dan pengiriman ke gudang,
- membuat pre-order, sehingga memberikan kesempatan untuk merencanakan produksi dan transportasi untuk pengiriman,
- melihat ketentuan kerjasama, kemajuan rencana pengadaan, hutang dan semua bonus dan hadiah yang diterima dari perusahaan,
- untuk memberikan informasi kepada perusahaan tentang keseimbangan barang di gudang, struktur penjualan jaringannya, permintaan berbagai kelompok bermacam-macam di pasar.
2. Rekening pribadi karyawan perusahaan dengan kemampuan sebagai berikut:
- merencanakan penjualan ke dealer dengan mempertimbangkan informasi terkini tentang ketersediaan barang di gudang perusahaan,
- menerima dan memproses pesanan dari dealer dalam ruang lingkup otoritas mereka dan langkah-langkah berturut-turut dalam keseluruhan proses pemesanan,
- menerima informasi tentang penjualan dealer, spesifikasi pekerjaan mereka di setiap wilayah dengan setiap kelompok barang, menganalisis informasi ini dan membuat keputusan strategis berdasarkan data,
- memantau pekerjaan karyawan Anda sendiri, menerima laporan tentang implementasi rencana mereka,
- menyimpan dan memproses hasil kampanye pemasaran.
Sebagai hasil dari pekerjaan desain, peserta proyek memiliki kesempatan untuk memilih teknologi pengembangan yang memenuhi semua persyaratan (teknologi web menggunakan kerangka kerja yang terbukti), yang memungkinkan pengurangan biaya pengembangan secara signifikan (7-8 juta rubel, bukan 70 juta) dibandingkan dengan pengembangan untuk berdasarkan produk perangkat lunak terkenal, seperti SAP.