Apa itu orientasi?
Onboarding atau onboarding adalah proses mengenal perusahaan, mempelajari pendekatan untuk memecahkan masalah, serta membangun proses interaksi dengan tim. Secara umum, singkatnya, onboarding adalah penerimaan orang baru ke dalam perusahaan dan menemaninya hingga akhir masa percobaan atau periode lain yang ditetapkan oleh perusahaan.
Tujuan utama pemberi kerja adalah agar karyawan baru "mencapai" tingkat efisiensi maksimum sesegera mungkin, untuk diintegrasikan ke dalam budaya perusahaan. Itulah sebabnya di banyak organisasi begitu banyak perhatian diberikan pada proses ini dan otomatisasi setidaknya sebagian, dan idealnya keseluruhan proses merupakan aspek yang sangat penting. Proses ini dimulai dengan mempekerjakan orang baru dalam organisasi atau dengan pergerakan internal dari satu posisi ke posisi lain.
Tugas apa yang diselesaikan oleh proses "menaiki" pendatang baru di papan?
- Awal kerja yang nyaman - sangat penting bagi orang baru untuk segera merasa nyaman, sejak hari pertama bekerja di perusahaan.
- Kenalan dengan produk dan struktur perusahaan - seorang karyawan baru perlu memahami produk apa yang harus dia kerjakan, apa itu.
- Mengenal tim dan menjalin komunikasi - seringkali karyawan baru tidak mengenal tim tempat mereka akan bekerja, oleh karena itu salah satu tugas penting adalah memperkenalkan tim kepada karyawan baru dan menjalin komunikasi tertentu di antara mereka, sehingga semua orang memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa.
- – , « », . , , , . , .
- – , , « ».
- – , , , , , , .
Apa saja poin kunci untuk adaptasi yang berhasil?
- Yang pertama adalah kontak rutin dengan manajer lini dan memberikan umpan balik. Selama masa uji coba atau periode lain yang ditetapkan oleh perusahaan, penting untuk selalu berhubungan dengan orang tersebut dan menerima umpan balik rutin darinya.
- Penting juga untuk segera menerima dan memberikan informasi, serta menyelesaikan berbagai masalah organisasi.
- Pelatihan karyawan yang berkualitas juga merupakan kunci keberhasilan adaptasi.
- Menanggapi sinyal dari seorang karyawan juga merupakan komponen adaptasi yang penting.
- Nah, satu lagi parameter yang penting adalah keterlibatan dalam kehidupan sosial perusahaan, berbagai event, rapat, teambuildings dan lain sebagainya.
Dalam semua tahap ini, dengan satu atau lain cara, orang tertentu mengambil bagian dengan kode nama "Buddy" atau "Partner". "Buddy" adalah orang yang menemani newbie, membantunya merasa nyaman dalam pekerjaan, menjawab pertanyaan, menavigasi dan mengarahkan ke orang yang tepat, jika pertanyaan yang diajukan oleh newbie perlu diteruskan ke orang lain. Di banyak perusahaan, di setiap divisi, ada sejumlah Sobat yang terlibat dalam membantu pendatang baru beradaptasi. Sejumlah pemula ditugaskan ke Sobat (biasanya tidak lebih dari 3).
Jadi bagaimana Microsoft Power Platform dapat bekerja dengan Microsoft 365 untuk mengotomatiskan berbagai proses orientasi?
Nilai tambah yang sangat besar adalah Power Platform adalah sekumpulan produk perangkat lunak untuk membuat aplikasi, mengatur logika bisnis dan menghasilkan laporan tanpa pemrograman, yang memungkinkan Anda untuk mengkonfigurasi banyak proses dengan cepat dan membuat perubahan pada aplikasi dan logika membutuhkan waktu yang jauh lebih sedikit daripada jika itu dilakukan. diprogram dari awal. Dengan Power Apps, Anda dapat dengan mudah membuat formulir dan aplikasi dengan menghubungkan secara mudah ke berbagai sumber data (misalnya, Microsoft SharePoint).
Power BI sebagai perangkat lunak kecerdasan bisnis (BI) yang komprehensif akan memungkinkan Anda membuat laporan tentang data Anda.
Power Virtual Agents adalah layanan untuk membuat asisten virtual atau, lebih sederhananya, chat bot, yang akan membantu menyesuaikan logika interaksi pengguna dengan bot, memungkinkan Anda melakukan berbagai operasi untuk menginformasikan atau menyediakan berbagai layanan dengan cepat dan efisien.
Nah, Power Automate seperti lem, memungkinkan Anda untuk menghubungkan dan menyatukan data dan proses dalam satu ekosistem Microsoft.
Bagaimana kami menerapkan beberapa skenario orientasi?
Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan beberapa fragmen sistem. SharePoint Online digunakan sebagai sumber data, dan PowerApps digunakan untuk mengkustomisasi aplikasi dan formulir.
Dengan menggunakan menu navigasi, pengguna memasuki daftar utama aplikasi orientasi, di mana ia dapat membuka kartu aplikasi. Pada formulir setiap aplikasi terdapat tombol untuk melakukan tindakan pada aplikasi, di mana, tergantung pada hak pengguna, tombol-tombol tertentu ditampilkan. Misalnya, tombol "Tetapkan Sobat", yang menetapkan Sobat ke seorang pemula (atau seorang pemula ke seorang sobat), tersedia hanya untuk pengguna dengan peran tertentu dalam sistem. Inilah yang disebut administrator orientasi.
Pada saat yang sama, jika orang yang membuka kartu tidak termasuk dalam peran administrator ini, tetapi adalah Buddy di departemennya, maka dia akan dapat mengklik tombol "Ambil lingkungan", tetapi dalam kasus ini, menugaskan pendatang baru ke seorang teman harus melalui tahap persetujuan dengan manajer perekrutan ... Dan pengelola dapat mengonfirmasi tautan ini, atau menolak dan menunjuk seorang teman untuk pemula sendiri.
Artinya, ternyata dalam kasus pertama, "Menunjuk seorang teman" dimungkinkan tanpa persetujuan, tetapi perlu membawa ward melalui proses persetujuan. Selain itu, jika selama jangka waktu tertentu seorang sobat tidak ditugaskan ke lingkungan, maka Sobat gratis dalam departemen secara otomatis dipilih dan ditugaskan kepadanya. Buku pegangan Buddy secara otomatis menyimpan statistik tentang siapa yang memiliki berapa lingkungan sekarang.
Selain itu, dari tindakan tersebut, Anda dapat mengubah tanggal keluar (jika karyawan atau orang lain telah memindahkan tanggal keluar ke tanggal lain), konfirmasi keluar, pendelegasian aplikasi ke manajer perekrutan lain, serta pembatalan aplikasi, yang setara dengan membatalkan keluarnya karyawan tersebut. Tentu saja, semua tindakan tersedia untuk peran pengguna yang berbeda, misalnya, hanya manajer perekrutan saat ini berdasarkan permintaan atau administrator orientasi yang dapat mendelegasikan aplikasi ke manajer perekrutan lain.
Tapi. Apa yang terjadi jika pengguna mengklik tombol? Jika Anda melihat tangkapan layar, Anda dapat melihat bahwa kotak dialog dipanggil, di mana Anda perlu menentukan sesuatu dan mengkonfirmasi tindakan. Dan apa yang terjadi dengan kita dalam kasus ini? Secara teori, aliran Power Automate harus diluncurkan yang akan mengubah sesuatu, mengirim surat, dan pemberitahuan lainnya. Tetapi situasi berikut muncul selama implementasi.
Berdasarkan persyaratan, kami perlu mengirim permintaan HTTP dalam proses dan menggunakan tindakan lain dari kategori Premium. Tetapi pelanggan tidak membeli lisensi dari kategori Premium untuk semua pengguna dan perlu untuk keluar dari situasi ini.
Dan alih-alih Power Automate, kami memilih Aplikasi Logika, karena pelanggan memiliki langganan Azure.
Power Automate dan Logic Apps bisa dibilang saudara kembar, tetapi mereka pasti memiliki perbedaan besar satu sama lain. Hal terpenting yang kami sukai dari Aplikasi Logika adalah semua Konektor Premium tersedia di Aplikasi Logika tanpa lisensi tambahan.
Namun, ada satu keberatan. Tidak mungkin untuk langsung meluncurkan aliran Aplikasi Logika dengan tombol dari PowerApps. Jadi, saya dan kolega saya menemukan solusi dengan daftar SharePoint terpisah untuk tindakan.
Inti dari daftar ini adalah ketika pengguna mengklik tombol, maka item dibuat dalam daftar ini dengan nilai atribut tertentu, yang kami tentukan di aplikasi PowerApps itu sendiri. Misalnya, seperti yang Anda lihat di screenshot ini, daftar tindakan ini memiliki kolom ActionType, kolom Request, ApprovalResult, Comment, dan sebagainya.
Di ActionType, kami menuliskan nama tindakan yang sedang dilakukan, misalnya menyetujui sobat, mengubah tenggat waktu, membatalkan aplikasi. Kami menulis informasi tambahan di bidang yang tersisa.
Dan saat membuat item dalam daftar ini, kami meluncurkan aliran Aplikasi Logika yang dimulai bukan dengan tombol, tetapi dengan pemicu sederhana. Selanjutnya, utas mengambil nilai bidang dan melakukan tugasnya berdasarkan nilai bidang.
Apa keuntungan dari pendekatan ini dengan daftar tindakan yang sistematis? Nah, selain fakta bahwa tanpa itu, aliran Aplikasi Logika tidak dapat dimulai secara normal?
- Eksekusi tindakan yang tidak sinkron. Ini berarti Anda tidak perlu menunggu utas dimulai atau tindakan dilakukan sebelum meninggalkan formulir. Anda mengklik tombol dan menjalankan bisnis Anda, saat ini item dalam daftar sistem dibuat di latar belakang dan utas dimulai.
- . , , .
- , – Azure Logic Apps
- , «», . ,
- . , , , - . .
Tangkapan layar di bawah ini menunjukkan fragmen kecil dari utas yang sama yang diluncurkan saat item dibuat dalam daftar sistem.
Seperti yang Anda lihat, selama eksekusi aliran, bidang Jenis Tindakan diurai - jenis tindakan. Dan tergantung pada jenis tindakannya, yaitu, pada jenis tombol yang diklik, alur berjalan di satu cabang atau lainnya, misalnya, menentukan peserta, membentuk daftar alamat Email ke mana surat dan pesan harus dikirim ke bot obrolan. Beberapa variabel dan data dapat dipindahkan ke blok terpisah di bagian paling atas aliran, agar tidak menentukannya di setiap cabang berkali-kali.
Bot obrolan
Omong-omong, tentang bot obrolan. Di sini, di tangkapan layar ini, ada contoh kecil pesan yang masuk di chatbot Microsoft Teams ketika berbagai acara dipanggil.
Ada kartu terpisah untuk menyetujui berlalunya masa percobaan untuk jangka waktu tertentu. Dalam kasus kami, ada tiga poin, yaitu satu bulan dari tanggal rilis, setelah 2 bulan dan setelah 3 bulan. Di setiap titik waktu ini, utas khusus diluncurkan yang mengirimkan kartu seperti itu kepada manajer perekrutan di Teams agar manajer tersebut mengonfirmasi atau menolak penyelesaian yang berhasil dari periode uji coba ini. Dengan indikasi komentar.
Ada juga kartu dengan berbagai informasi tentang buddy, misalnya partisipasi dalam peran buddy ditolak atau jika buddy tidak ditugaskan untuk pemula. Selain itu, pemberitahuan dikirim ke berbagai titik waktu yang diperlukan untuk mengikuti survei. Dalam kasus kami, tangkapan layar menunjukkan kartu dengan proposal untuk mengikuti survei bagi pemula itu sendiri.
Polling
Jika kita berbicara tentang jajak pendapat, maka jajak pendapat tersebut diimplementasikan berdasarkan Microsoft Forms. Secara umum, Microsoft Forms adalah layanan yang sangat nyaman untuk membuat survei hanya dalam hitungan menit.
Dan sebagai contoh jajak pendapat - di tangkapan layar.
Survei ini dikirim ke pemula setelah jangka waktu tertentu, misalnya, setelah minggu pertama, setelah bulan pertama bekerja. Selama survei, Anda dapat mengklarifikasi dengan karyawan apakah ada tur ke kantor, bagaimana staf tempat kerja, bagaimana keadaan dengan tugas dan seberapa sadar orang tersebut tentang tugas apa yang dia miliki untuk masa percobaan.
Semua ini dapat ditanyakan dari pemula menggunakan survei Microsoft Forms. Penting untuk menerima umpan balik dari karyawan dan merespons tepat waktu jika tiba-tiba terjadi kesalahan. Tentu saja, survei semacam itu dikirim ke manajer dan teman sehubungan dengan pemula itu sendiri, karena perlu untuk memahami gambaran keseluruhan tentang karyawan tersebut.
Daftar periksa
Ngomong-ngomong, ketika membahas jajak pendapat, orang tidak bisa tidak menyentuh komponen penting seperti daftar periksa. Karena proses orientasi masih dalam proses, verifikasi perjalanan tahapan orientasi tertentu dapat diterbitkan dalam bentuk daftar periksa, yang mungkin ada untuk pemula, teman, dan manajer. Dalam kasus kami, daftar periksa dibuat dalam bentuk aplikasi PowerApps, di mana setiap peserta dapat masuk dan mencentang kotak yang ia lewati pada tahap waktu tertentu. Sebagai contoh, di tangkapan layar sekarang ada fragmen kecil dari daftar periksa untuk pemula, di mana pada setiap interval waktu (sekarang di minggu pertama), Anda perlu mencentang tugas mana dari daftar utama yang telah diselesaikan. Sebagai alternatif, di sini, terlihat bahwa orang tersebut sudah mulai melakukan tugas pekerjaan dan menghadiri semacam acara perkenalan.
Dan tangkapan layar ini menunjukkan sebagian dari daftar periksa untuk seorang teman. Karena sobat adalah kawan pertama dan terpenting, tugasnya adalah bersahabat. Ngobrol di luar kantor, diskusikan kesan Anda, beri selamat atas bagian tersebut dan tunjukkan komentar tambahan.
Ngomong-ngomong, saya lupa mengatakan bahwa untuk menyelesaikan daftar periksa, poin tertentu diberikan, yang kemudian akan berperan.
Laporan
Tentu saja, statistik tertentu perlu dikumpulkan dan ditampilkan berdasarkan daftar periksa. Untuk ini, alat analitik bisnis Microsoft Power BI digunakan, dengan bantuan laporan mana yang dibuat berdasarkan item daftar periksa mana yang telah diselesaikan dan mana yang belum. Terdapat filter berdasarkan karyawan sehingga Anda dapat langsung, dalam konteks masing-masing, dalam hal ini sobat mengetahui siapa melakukan apa.
Poin bonus untuk Buddy
Dan kembali ke topik daftar periksa dan mengisinya, saya ingin mencatat bahwa untuk menyelesaikan tugas dalam daftar periksa, karyawan yang berstatus Buddy diberikan poin bonus. Ada poin standar yang diberikan untuk menyelesaikan tugas dalam daftar periksa, dan ada poin bonus yang diberikan untuk tugas individu yang ditetapkan di luar sistem. Poin-poin ini membentuk peringkat Buddy terakhir dalam konteks departemen dan dalam konteks seluruh perusahaan. Sahabat terbaik bisa diidentifikasi. Untuk ini, aliran Aplikasi Logika khusus digunakan, yang, berjalan sesuai jadwal, menghitung peringkat berdasarkan data dari daftar periksa.
Chatbots lagi
Seperti yang Anda ketahui, di dalam Microsoft Power Platform, terdapat produk seperti Agen Virtual Daya, yang dengannya Anda dapat dengan mudah menyesuaikan logika chatbot dan selanjutnya mengembangkan dialog terpisah untuk berbagai operasi. Sebagai contoh, di tangkapan layar Anda dapat melihat logika dialog bot saat diminta bantuan 2ndfl. Permintaan ini dapat dipanggil oleh semua pengguna di organisasi melalui bot obrolan. Cukup menulis frase pemicu kunci untuk memulai dialog dan kemudian bot akan mengajukan pertanyaan yang disematkan di dalamnya, menyimpan jawaban ke variabel dan kemudian mengirimkan jawaban ke Power Automate dengan aliran yang dapat membuat item, mengirim surat, dan melakukan jutaan operasi berbeda lainnya.
Secara umum, menggunakan chatbot, Anda dapat menggabungkan banyak operasi yang berbeda dalam satu jendela Microsoft Teams dan tidak memaksa pengguna baru untuk mencoba mencari tahu di mana layanan tertentu berada di organisasi. Cukup membuka tab dengan bot dan menulis pesan kepadanya yang ingin Anda lakukan.
Atau, gambar di bawah ini menunjukkan permintaan informasi tentang pendaftaran dms. Informasi ini dapat digabungkan ke dalam basis pengetahuan perusahaan dan ditarik keluar oleh bot saat dalam perjalanan.
Selain itu, dengan menggunakan bot, Anda dapat membuat permintaan untuk penyediaan, misalnya, berbagai sertifikat dan ekstrak, membuat permintaan untuk layanan kantor, dan penyediaan alat tulis. Dan setelah permintaan dikonfirmasi, proses Power Automate atau Logic Apps dimulai di bawah tenda, yang akan membuat permintaan untuk memenuhi permintaan pengguna. Nah, permintaan itu sendiri sudah bisa dibuat di portal terpisah dari proses bisnis SharePoint Online.
Di artikel berikut ini, kita akan melihat lebih banyak skenario yang bisa diotomatiskan menggunakan Microsoft Power Platform. Semoga harimu menyenangkan semuanya!