Dalam serial TV Amerika favorit kami, sering kali ada episode ketika seseorang yang berpura-pura menjadi kurir atau pengamat menyerahkan paket yang berat kepada pahlawan dan memberi tahu dia bahwa dia telah menerima panggilan. Wajah sang pahlawan berubah: dia mengerti bahwa tidak ada tempat untuk pergi, dia menerima panggilan. Leo Messi, untuk memberi tahu Barcelona kabar buruk tersebut, menggunakan teknologi Spanyol khusus untuk menyampaikan pesan yang disebut "burofax" (sebenarnya, karena tertarik dengan kasus Leo, kami memutuskan untuk menyentuh topik ini).
Di Rusia, ada juga kasus di mana dokumen tidak hanya perlu dikirim, tetapi juga perlu mencatat fakta pengiriman dan penerimaannya. Misalnya, jika Anda perlu memberi tahu pemberi kerja tentang pemecatan, beri tahu perusahaan tentang penghentian kontrak, atau kirim klaim ke produsen tentang kualitas barang. Dalam kasus seperti itu, undang-undang mengatur penggunaan pesan yang relevan secara hukum.
Anda dapat menemukan banyak mitos tentang korespondensi yang signifikan secara hukum di Internet - seperti “Saya tidak akan membuka surat dengan panggilan, jadi saya tidak akan menerimanya, dan tidak akan terjadi apa-apa pada saya” atau “mengirim surat tercatat secara elektronik tidak dapat diandalkan”. Pada artikel ini, kami telah mengumpulkan jawaban atas pertanyaan paling populer yang terkait dengan pertukaran pesan yang signifikan secara hukum di Rusia, sehingga Anda tahu persis mengapa, kapan dan bagaimana menggunakannya dengan benar.
Apa pesan yang relevan secara hukum
Kode Sipil Federasi Rusia menganggap berbagai format transfer informasi sebagai pesan yang signifikan secara hukum, tetapi semuanya mengejar satu tujuan - untuk menyampaikan informasi yang memiliki bobot hukum. Dengan kata lain, agar Anda dapat menggunakan fakta ini di pengadilan dan secara meyakinkan membuktikan bahwa rekanan saya memang menerima pesan saya. Pesan-pesan tersebut menjalankan dua fungsi utama: menjadi dasar munculnya, perubahan atau penghentian hak dan kewajiban, dan juga menentukan tanggal timbulnya konsekuensi hukum.
Apa yang mereka suka?
Ada banyak jenis pesan yang signifikan secara hukum - pengacara telah membuat dan menggunakan banyak format yang berbeda: pernyataan, banding, pemberitahuan, persyaratan, izin, dan lain-lain. Lebih tepat untuk mengurutkannya sesuai dengan tujuan penggunaannya.
Pesan informatif memberitahu tentang perubahan persyaratan, direktur umum, alamat, memungkinkan Anda untuk secara resmi meminta informasi, dokumen hukum untuk memverifikasi rekanan.
Pesan peraturan diperlukan untuk pertukaran kontrak, tindakan, perjanjian tambahan, serta untuk pemberitahuan pemutusan kontrak.
Ada pesan hukum: klaim pra-persidangan terkait default atau kualitas barang yang buruk, serta klaim pembayaran hutang dan sejenisnya.
Penting bahwa pesan-pesan ini berupa kertas dan elektronik. Properti utama mereka adalah bahwa konsekuensi hukum paling pasti terjadi pada saat pengiriman. Mitos terbesar terkait dengan ini.
Jika saya tidak menerima surat dari tukang pos atau tidak membukanya di rekening pribadi saya, apakah dianggap saya tidak menerimanya?
Jika tukang pos datang dan tidak menemukan Anda, atau Anda menolak menerimanya, pemberitahuan akan tetap ada di pemberitahuan bahwa Anda telah diberi tahu. Hal yang sama akan terjadi jika Anda memilih untuk tidak membuka notifikasi email. Tapi keselarasan ini bukan untuk kepentingan Anda. Karena sebenarnya Anda tidak membaca surat itu, tetapi dari segi hukum, Anda diberitahukan secara resmi dan mulai memikul tanggung jawab. Norma semacam itu ditetapkan oleh KUH Perdata. Dalam paragraf 1 Seni. 165.1 dari Kode Sipil Federasi Rusiaada tertulis bahwa kiriman dianggap telah dikirim bahkan dalam kasus-kasus ketika itu diterima oleh penerima, tetapi karena keadaan bergantung padanya (ini penting!), itu tidak terkirim atau dia tidak mengenalnya. Artinya jika Anda salah mencantumkan alamat, tidak tinggal di tempat datangnya surat atau tidak mengambilnya di cabang, tetap dianggap Anda menerimanya. Singkatnya: penerima bertanggung jawab untuk menerima dan tidak menerima pesan yang signifikan secara hukum.
Demikian pula, pengadilan tidak menerima argumen kotak surat yang rusak. Diyakini bahwa penerima sendiri harus mengkhawatirkan keamanan kotak.
Agar tidak ketinggalan surat dan pemberitahuan tentangnya, Anda dapat mengaktifkan pengiriman elektronik di aplikasi seluler Mail... Untuk melakukan ini, buka bagian "Lainnya", pilih "Setelan" di sana dan aktifkan bilah geser di bagian "Gosmail".
Layanan ini membantu jika Anda tidak tinggal di tempat pendaftaran atau sering pindah, tetapi pada saat yang sama ingin mengetahui semua pesan penting. Setelah tersambung, Anda akan menerima surat di mana pun Anda berada dan dapat menjawabnya dari akun pribadi Anda.
Jika penerima tidak memasukkan akun pribadinya untuk menerima EZP, maka segera setelah periode penyimpanan berakhir, surat tersebut akan diberi status "dikembalikan karena berakhirnya periode penyimpanan." Seperti surat kertas, status ini berarti pengirim telah memberi tahu Anda.
Bagaimana cara mengirim pesan yang relevan secara hukum
Akibat hukum bagi penerima muncul pada saat penyampaian, sehingga
pengirim menyampaikan pesan sedemikian rupa untuk mendapatkan bukti bahwa penerima menerimanya. Jika kasusnya sampai pada litigasi, maka konfirmasi layanan yang paling andal akan ditulis, bukan pemberitahuan lisan.
Ada empat cara untuk menyampaikan pesan yang relevan secara hukum.
Cara paling andal adalah mengirimkannya melalui surat tercatat dengan tanda terima. Surat terdaftar dapat dikirim baik di atas kertas maupun secara elektronik (omong-omong, ini adalah satu-satunya pilihan yang mungkin untuk interaksi elektronik). Selain itu, ada tiga cara lagi untuk mentransfer dokumen di atas kertas:
- serahkan secara pribadi;
- kirim melalui kurir;
- kirim melalui surat berharga dengan inventaris dan konfirmasi tanda terima.
Bagaimana cara menyampaikan pemberitahuan yang signifikan secara hukum secara langsung?
Jelas, Anda tidak boleh mentransfer dokumen "dari tangan ke tangan" tanpa tanda tangan. Tidak mungkin membuktikan layanan seperti itu di pengadilan. Tanda tangan harus diperoleh pada salinan kedua dokumen: tanda harus berisi nama dan inisial penerima, tanda tangan, tanggal penerimaan dan teks “dokumen diterima”. Anda hanya perlu mengirimkan pemberitahuan kepada orang yang dituju, atau perwakilan resminya.
Jika seseorang tidak mau menerima dokumen tersebut dan memberi tanda, maka ada cara lain untuk melayani notifikasi. Ini membutuhkan dua saksi hidup. Di hadapan mereka, Anda dapat meninggalkan satu salinan kepada penerima dan membuat tanda penolakan pada salinan pengirim. Dalam hal ini, Anda perlu mengambil data dari para saksi - nama lengkap, tempat pendaftaran, detail paspor, nomor kontak dan minta mereka untuk menandatangani di bawah tanda penolakan.
Jika pesan penting secara hukum dikirim oleh kurir, maka aturan yang sama berlaku untuk transfer pribadi: penting untuk mencatat secara tertulis fakta transfer atau penolakan pengiriman.
Metode ini tidak menjamin bahwa pengadilan akan menerima tanda penolakan sebagai bukti yang cukup, tetapi kemungkinannya, tunduk pada aturan layanan, tinggi.
Namun demikian, mengirim surat tercatat tetap merupakan cara yang lebih dapat diandalkan, karena lebih mudah untuk memperbaiki fakta pengiriman melalui Surat daripada pergi secara pribadi ke pihak kedua dan mencari saksi jika terjadi penolakan.
Tugas surat tercatat adalah untuk mengkonfirmasi bahwa penerima telah menerima dokumen penting: perjanjian, faktur, tindakan atau klaim. Oleh karena itu, kiriman terdaftar memiliki nomor pelacakan untuk dilacak dan diserahkan kepada penerima secara pribadi di bawah tanda tangan atau perwakilan melalui perwakilan. Jika penerima tidak ada di sana, mereka akan mengiriminya pemberitahuan bahwa surat sedang menunggu melalui pos. Tidak seperti surat biasa, saat pesan dikirim adalah bukti resmi bahwa penerima telah menerima informasi dari pengirim.
Di sini kita telah berbicara tentang apa itu surat bersertifikat dan bagaimana cara kerjanya, dan sekarang kita akan membahas secara rinci aspek signifikansi hukum.
Bagaimana cara menangkap isi surat kertas?
Untuk mencegah penerima memberi tahu mereka bahwa Anda mengirimi mereka lembaran kertas kosong alih-alih dokumen penting, Anda dapat membuat inventaris konten. Tetapi Anda tidak dapat mengirim surat bersertifikat dengan daftar lampiran, jadi surat berharga dibuat untuk mengkonfirmasi isinya. Surat berharga dan terdaftar serupa - mereka memiliki nomor trek dan diserahkan secara pribadi ke tangan penerima dengan tanda tangan.
Untuk membuat surat berharga dengan inventaris, ambil formulir gratis f.107 di kantor pos atau isi di akun pribadi Anda di situs web pochta.ru .
Anda perlu memasukkan daftar dokumen, nomornya dan nilai yang dinyatakan di dalamnya. Misalnya, "Klaim pra-sidang - 1 buah - 100 rubel". Untuk dokumen tanpa evaluasi, tanda hubung harus diletakkan di kolom "Nilai yang dideklarasikan".
Isi formulir dengan hati-hati - Anda tidak dapat mengoreksi apa pun di dalamnya. Bawalah dokumen Anda dalam duplikat - Anda akan mengirim yang pertama, dan yang kedua akan tetap bersama Anda. Berikan surat dengan kertas tersebut kepada karyawan departemen dalam formulir terbuka. Ia akan memeriksa isi amplop dengan apa yang tertera pada formulir dan tanda serta segel.
Bagaimana cara mengirim surat bersertifikat
Saat mengirim melalui Mail, Anda dapat memilih jenis pengiriman - di atas kertas atau secara elektronik, melalui layanan surat elektronik terdaftar .
Saat mengisi surat kertas terdaftar, karyawan Pos akan mengeluarkan tanda terima dengan nomor pelacakan unik dan cetakan cap kalender yang mengkonfirmasi tanggal dokumen dikirim.
Saat Anda mengirim email terdaftar, pengirim - lembaga pemerintah, perusahaan, atau individu - mengunggah surat-surat tersebut secara elektronik ke dalam sistem pos . Jika penerima mengaktifkan pengiriman elektronik, kami akan mengiriminya pesan secara online, dan jika tidak, kami akan mencetaknya di pusat pencetakan hybrid dan mengirimkannya di atas kertas.
Apakah surat saya akan dibaca di percetakan?
Tidak. Kerahasiaan korespondensi dijamin oleh teknologi pencetakan dan aturan internal. Proses pencetakan dan pengemasan email terdaftar dirancang sedemikian rupa sehingga seseorang tidak memiliki akses ke konten. Pencetakan dan konversi di pusat pencetakan hybrid dilakukan secara otomatis. Dan karyawan toko tersebut bertanggung jawab secara pidana atas akses ke isi surat dalam kontrak kerja mereka.
Bagaimana cara mulai menerima dan mengirim surat terdaftar dalam bentuk elektronik?
Secara default, surat terdaftar dan pemberitahuan tentang mereka tiba di kotak surat. Tetapi Anda dapat menghubungkan tanda terima elektronik, dan kemudian surat terdaftar akan muncul di akun pribadi zakaznoe.pochta.ru , di aplikasi seluler Pos Rusia dan di Layanan Negara.
Untuk mulai menerima email secara elektronik, daftar di zakaznoe.pochta.ru , aktifkan pengiriman email di pengaturan dan tentukan ke mana surat dapat dikirim kepada Anda: alamat pendaftaran, tempat tinggal dan kantor. Selain yang sekarang, tunjukkan alamat lama. Jika beberapa pengirim memiliki alamat lama Anda di database, surat itu masih akan sampai kepada Anda.
Setelah terhubung, pesan akan mulai berdatangan dan disimpan secara elektronik di akun pribadi Anda, di mana pesan tersebut dapat dibaca kapan saja. Melalui EZP, sudah dimungkinkan untuk menerima denda dari polisi lalu lintas, keputusan dari Federal Bailiff Service, panggilan dari hakim perdamaian dan departemen lain.
Peringatan tentang surat-surat baru yang terdaftar dapat diterima melalui email, SMS dan melalui pemberitahuan push. Untuk melakukan ini, masukkan nomor ponsel dan email Anda di pengaturan akun pribadi Anda.
Tanda terima elektronik dapat dimatikan kapan saja, dan kemudian surat terdaftar akan kembali sampai di atas kertas. Menghubungkan ke layanan dan menerima surat tidak dikenakan biaya. Mengirim satu email terdaftar dikenai biaya 64 rubel 80 kopeck.
Untuk mengirim surat terdaftar elektronik dari akun pribadi Anda zakaznoe.pochta.ru, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:
- Masuk ke akun pribadi Anda zakaznoe.pochta.ru setelah otorisasi.
- Klik pada tombol "Surat baru" dan pilih kepada siapa akan dikirim - organisasi atau individu.
- Isi nama lengkap atau nama / NPWP / PSRN, jika surat tersebut ditujukan kepada organisasi.
- Masukkan alamat penerima dan pengirimnya.
- Lampirkan file PDF tidak lebih dari 5 halaman, dengan berat hingga 1 MB. File dapat berisi teks dan gambar atau foto.
- Klik "Bayar dan Kirim".
Apakah mungkin mengirim surat yang penting secara hukum selain dari Russian Post?
, . – . , .
, , . .
, ?
Surat yang dikirim dalam bentuk elektronik melalui layanan EZP disimpan dalam arsip dalam format pdf, di mana surat itu selalu dapat ditemukan, dilihat dan, jika perlu, dicetak untuk mengonfirmasi isinya.
Selain itu, email terdaftar ditandatangani dengan tanda tangan berkualifikasi yang ditingkatkan, yang bertindak sebagai jaminan bahwa tidak ada yang diubah di dalamnya dan bahwa pesan itu dibuat oleh orang yang mengirimnya.
Surat-surat tersebut dikirim melalui saluran transmisi data yang aman sesuai dengan persyaratan Undang-Undang Federal "Tentang Data Pribadi" . The Russian Post bertanggung jawab atas kerahasiaan korespondensi sesuai dengan Pasal 63 tentang kerahasiaan komunikasi Undang-Undang Federal ( 126-FZ ). Klien menerima pemberitahuan surat di situs dan dengan cara yang mereka pilih saat menghubungkan.
?
Umur simpan surat terdaftar kertas di Pos Rusia adalah 30 hari. Hitung mundur dimulai dari hari kerja berikutnya setelah kedatangannya. Ketika batas waktu berakhir, surat tersebut dikembalikan kepada pengirim, yang membayar biaya perangko ini. Jika pengirim juga tidak mengambil amplop dalam waktu 30 hari, maka surat tersebut dikirim untuk penyimpanan sementara dan dimusnahkan setelah 6 bulan.
Jika kiriman pos tiba di kantor pos pada 1 Oktober, maka jangka waktu penyimpanan akan mulai dihitung mulai 2 Oktober (dengan ketentuan hari ini di kantor tertentu ada pekerja), dan berakhir pada 31 Oktober. Surat tersebut akan dikirim kembali pada 1 November.
Penerima dapat memperpanjang umur simpan surat terdaftar hingga 60 hari. Untuk melakukan ini, Anda perlu menulis aplikasi dalam formulir gratis atau pada formulir aplikasi pesanan khusus, yang dikeluarkan melalui pos.
Surat terdaftar elektronik disimpan dalam arsip akun pribadi zakaznoe.pochta.ru tanpa batas. Tapi ada tenggat waktu untuk pengiriman email: untuk yang biasa - 30 hari, untuk yudisial dan administrasi - 7 hari.
Bagaimana fakta pengiriman surat dikonfirmasi?
Untuk konfirmasi pengiriman, surat tercatat kertas memiliki status "dikirim untuk pengiriman ke departemen" dan "dikirim". Dalam sistem elektronik, mereka sesuai dengan status "dikirim untuk pengiriman secara elektronik" dan "dikirim".
Setelah beralih ke pengiriman elektronik, akun pribadi di situs web zakaznoe.pochta.ru atau di aplikasi seluler menjadi analog dari kotak surat. Oleh karena itu, untuk pesan e-mail, tanda pengiriman diletakkan pada saat pengguna memasuki akun pribadinya.
Apa yang harus dilakukan jika surat sertifikasi hilang?
Secara umum, huruf jarang hilang. Untuk mengecualikan faktor manusia dari pertukaran surat yang signifikan secara hukum, lebih baik mengirimkannya melalui layanan EZP. Maka surat itu pasti tidak akan hilang karena masalah seperti kotak surat yang terbuka. Nah, jika Anda mengirim surat bersertifikat di atas kertas dan hilang, sebaiknya tulis permintaan penggeledahan atau klaim atas surat yang tidak terkirim.
Bagaimana jika penerima tidak ingin menerima email terdaftar tetapi membutuhkan kertas?
EZP adalah bagian dari korespondensi tertulis - yaitu, mereka ada di bidang hukum yang setara dengan kertas biasa dan surat tercatat. Hal ini dikonfirmasi oleh Bab 6 dari Aturan untuk penyediaan layanan pos, yang disetujui oleh perintah Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Rusia tanggal 31 Juli 2014 No. 234. Klausul 10 .
Namun ada perbedaannya - jika komunikasi tertulis ditentukan dalam kontrak dan tentunya di atas kertas, dengan tanda tangan dan meterai yang hidup, maka penerima berhak untuk tidak menerima surat dalam format elektronik, bahkan jika itu adalah EZP yang sepenuhnya legal.
Cara kerja pertukaran email yang signifikan secara hukum untuk B2B
Jika Anda perlu mengirim banyak surat ke klien, itu cukup untuk mengunggah file dengan pesan ke akun pribadi Anda sekali, dan Mail akan mengurus pengirimannya. Bagi mereka yang menerima surat secara elektronik, mereka akan datang ke rekening pribadi mereka, dan kami akan mencetak yang kertas, mengemasnya dan mengirimkannya secara langsung. Badan hukum besar sudah menghubungkan sistem informasinya ke layanan EZP dan mengirimkan surat dalam format elektronik, karena ini menghemat anggaran pengiriman secara signifikan.
Sebuah bisnis tidak hanya dapat mengirim surat secara elektronik, tetapi juga menerimanya. Misalnya, perusahaan besar yang terkait dengan logistik dan bisnis otomotif menerima ribuan surat dari polisi lalu lintas setiap hari. Bayangkan semua ini dalam bentuk kertas - pencetakan, pengiriman, setiap amplop perlu dibuka dan data dimasukkan ke dalam sistem Anda. Dan berkat integrasi dengan EZP, sejumlah besar surat diterima dan diproses dalam bentuk elektronik, yang jauh lebih mudah dan nyaman.
Dan apa yang harus dilakukan badan hukum yang memiliki alamat hukum dan sebenarnya yang berbeda?
Lebih baik, tentu saja, mereka cocok. Tetapi jika alamatnya masih berbeda, dan surat-surat itu sampai ke alamat resmi di mana Anda biasanya tidak terjadi, maka Anda harus mengasuransikan diri Anda dengan aturan khusus dalam kontrak: pertama, tunjukkan bahwa semua korespondensi resmi harus dikirim hanya ke alamat tertentu (pos), kedua, tambahkan email ke blok alamat untuk korespondensi tersebut.
Apakah korespondensi email mengikat secara hukum?
Agar e-mail diakui sebagai saluran legal pertukaran dokumen dengan kekuatan hukum, beberapa prasyarat harus dipenuhi.
Penting untuk secara langsung menjelaskan dalam kontrak bahwa Anda berkorespondensi melalui email, dan menunjukkan alamat dalam kontrak. Tentu saja, aturan ini harus diikuti. Ketika email tertentu ditentukan dalam kontrak, tidak mungkin untuk tidak hanya mengirim dokumen ke beberapa alamat lain (bahkan di domain perusahaan yang sama), tetapi juga untuk menggunakan alat komunikasi elektronik lain yang tidak diatur dalam kontrak. Jika alamat sekretaris disebutkan dalam kontrak, dan Anda mengirim permintaan atau tagihan ke email direktur atau whatsapp, pengadilan tidak mengakui pesan tersebut sebagai pesan yang signifikan secara hukum.
Ketika korespondensi email ditulis ke dalam kontrak, pengadilan arbitrase dapat setia padanya. Dalam praktik peradilan, banyak kasus telah dijelaskan ketika pengadilan mengakui legalitas pertukaran dokumen melalui email.
Apa perbedaan antara email terdaftar dengan email?
Untuk menggunakan email untuk korespondensi bisnis, Anda harus terlebih dahulu menyetujui hal ini dengan mitra. Tetapi Anda diperbolehkan mengirim email terdaftar dari "Russian Post" tanpa persetujuan: email itu selalu signifikan secara hukum dan Anda dapat merujuknya dengan aman dalam sengketa bisnis dan pengadilan. Korespondensi melalui layanan surat tercatat elektronik, tidak seperti email, bekerja berdasarkan undang-undang yang mengatur khusus tentang layanan pos, sehingga lebih dapat diandalkan daripada email biasa.
Selain itu, EZP menyiratkan adanya pihak ketiga - Mail, yang mengonfirmasi fakta pengiriman dan penerimaan. Dalam kasus email, penerima mungkin mengatakan bahwa dia tidak menerima apapun dan Anda tidak dapat membuktikan sebaliknya. Dan jika Anda menyewa notaris dan mengkonfirmasi fakta pengiriman, akan sulit untuk memberikan bukti kepada pengadilan bahwa surat itu telah dikirim ke kotak masuk email orang lain.
Jadi, prioritasnya tetap pada surat tradisional. Artinya untuk urusan korespondensi lebih baik mengasuransikan diri sendiri dan merumuskan dengan benar ketentuan kesepakatan tentang bagaimana dan ke mana Anda akan mengirimkan notifikasi, termasuk melalui email.
Hasil
Volume korespondensi kertas berangsur-angsur menurun, pada 2019 turun 3%. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa pengirim beralih ke saluran komunikasi lain yang lebih nyaman bagi mereka - ke email, ke layanan Negara. Kami melihat tren ini dan itulah mengapa kami membuat zakaznoe.pochta.ru - alat email praktis yang mempercepat pertukaran email, mengurangi biaya pengiriman, dan merupakan sumber yang lebih andal dan andal jika terjadi perselisihan.
Dengan total 450 juta surat pos per tahun, email terdaftar menyumbang 73 juta pada 2019, dan kami perkirakan akan meningkat menjadi 110 juta pada 2020.
Dengan EZP, pengirim memiliki keuntungan baru - desain surat yang disederhanakan, penyimpanan jangka panjang, akses ke arsip. Dan saat ini hanya format ini yang memenuhi persyaratan hukum yang berlaku untuk pengiriman kertas yang signifikan secara hukum.
Layanan EZP telah mencakup hampir seluruh Rusia - 80 wilayah terhubung dengannya dan hanya tersisa 5 untuk cakupan penuh. Sekarang kami sedang mengerjakan keramahan layanan - kami ingin membuatnya lebih sederhana, meningkatkan volume file terkirim, kami bekerja untuk memastikan bahwa pengguna menerima surat di mana mereka dengan nyaman. Misalnya, pada akhir tahun 2020, surat tercatat akan muncul di Sberbank Online.
Kami juga berencana untuk meningkatkan cakupan EWP sehingga lebih banyak pelanggan, pengirim dan penerima, terutama instansi pemerintah, yang terhubung ke layanan ini. Ini akan memungkinkan orang untuk lebih mudah bertukar surat tidak hanya dengan satu sama lain, tetapi juga dengan FIU, pajak, polisi lalu lintas dan layanan lainnya.