Otomatisasi bisnis: mulai mengerti

Ingat kartun lama tentang Nekhochukha? Bocah malas itu berakhir di negara Nekhochukhi yang agung, di mana sebagian besar tindakan dilakukan oleh robot. Harus saya katakan, para animator telah melukiskan gambaran suram tentang otomatisasi: seseorang di dalam proses robotik hancur sebagai pribadi dan kehilangan keterampilan adaptasi sosial. Ini jelas bertentangan dengan "Elektronik" kita yang tercinta, yang hanya mengajarkan nilai menggabungkan otomatisasi dan prinsip manusia. Sesuatu telah membawa kita ke dalam filosofi.



Tetapi bisnis modern berpikir tentang otomatisasi baik sebagai kebutuhan, atau sebagai pemborosan yang tidak dapat dibenarkan, atau sebagai satu-satunya pil ajaib untuk semua masalah, dan secara umum memperlakukannya dengan kecurigaan. Namun sia-sia. Jika demikian, kami memulai program pendidikan tentang topik ini.  

: , ,

?

Jika Anda mencoba menemukan definisi otomasi bisnis di Internet, Anda akan menemukan berbagai opsi yang terkait dengan kontrol, robotisasi, kecerdasan buatan, dll. Tak satu pun dari mereka akan komprehensif atau akurat. Mari kita coba memberi definisi di sini tentang Habré.



Biarlah seperti ini sebagai permulaan. Otomasi bisnis adalah seperangkat alat kerja (program dan perangkat) yang meminimalkan rutinitas, mengoptimalkan tenaga kerja dan sumber daya produksi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi semua proses bisnis. Kedengarannya bagus. Namun, bagaimana otomatisasi dapat menjadi sekumpulan alat? Ini adalah sebuah proses. Ya, misalnya, otomatisasi adalah pengenalan program dan penginstalan perangkat ... Hentikan. Apakah ada kehidupan setelah implementasi? Operasi, tentu saja. Oke, mari kita ke definisi baru:Otomatisasi bisnis adalah proses penerapan dan pengoperasian seperangkat alat kerja (program dan perangkat) yang meminimalkan rutinitas, mengoptimalkan tenaga kerja dan sumber daya produksi untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi semua proses bisnis. Ke mana pun itu pergi, itu bisa disalahartikan sebagai yang berhasil, tetapi masih ada pertanyaan: bagaimana jika tidak ada proses bisnis formal, dan jika tidak ada sumber daya produksi, dll. 



Tapi, jika Anda beralih ke sumbernya, semua artikel tentang otomasi bisnis langsung turun ke otomatisasi proses bisnis. Mereka secara akurat dan ringkas didefinisikan oleh Wikipedia: “ Proses bisnisMerupakan sekumpulan aktivitas atau pekerjaan yang saling terkait yang bertujuan untuk menciptakan produk atau layanan tertentu bagi konsumen. Konsep manajemen BPM memandang proses bisnis sebagai sumber daya penting perusahaan, dan mengasumsikan manajemen mereka sebagai salah satu sistem organisasi utama. " Nah, otomatisasi hanyalah proses penerapan dan pengoperasian perangkat lunak untuk mengoptimalkan dan mempercepat aliran proses bisnis. Itu mudah.



Secara teori, dalam dunia yang ideal, otomatisasi bisnis dan otomasi proses bisnis adalah konsep yang setara, karena segala sesuatu dalam bisnis adalah proses yang dapat didiskritisasi, diuraikan menjadi sub-proses dan tahapan, dan dijelaskan. Namun dalam dunia nyata, perusahaan memiliki banyak aktivitas yang tidak termasuk dalam definisi proses bisnis, prosesnya sendiri tidak dioptimalkan atau bahkan tidak ada sama sekali, dan semua pekerjaan dilakukan secara spontan. Oleh karena itu, tugas otomatisasi secara tidak terduga menemukan diri mereka dalam tahap persiapan yang sangat besar, dalam kode yang Anda perlukan untuk menganalisis, menjelaskan, dan menyiapkan proses bisnis. 

^{: ,   , - . , 15 000 , . , , ( 15 ) - -. .}

?

Apa saja. 



Dan jika Anda mengembangkan sedikit, maka otomatisasi yang kompeten dan tepat waktu akan memperbaiki keadaan di perusahaan mana pun: dari Gazprom hingga toko bunga. Perusahaan memiliki metrik yang berbeda, proses bisnis, tetapi ada sekelompok tujuan otomasi yang universal untuk sebagian besar organisasi. 

• Tabungan adalah salah satu tujuan utama otomatisasi. Setelah berinvestasi dalam perangkat lunak, perusahaan menggunakannya untuk meningkatkan produktivitas atau mengurangi biaya. Dengan demikian, perusahaan setidaknya menghemat waktu dan uang untuk mengubah struktur transaksi dan penjualan, sekaligus meningkatkan omset dan keuntungan. Agar otomatisasi terus terang tidak menguntungkan, Anda hanya perlu meninggalkan program yang dibeli dan melupakan uang yang dihabiskan.
• - — . , , , . .
• — . « » KPI; — ; — . , , (, - — ).

?

Jelas tidak mungkin untuk mengotomatiskan semuanya, karena ada hal-hal seperti komunikasi, pemikiran manusia, komunikasi dengan klien, dll. Ada sejumlah aktivitas yang dikecualikan dari proses dan hanya dapat menggunakan beberapa program, tetapi pada saat yang sama tidak sepenuhnya otomatis, misalnya budaya perusahaan, perekrutan, manajemen personalia, dan manajemen perusahaan secara keseluruhan. Aktivitas ini berbeda dari proses bisnis dengan tingkat sosialitas yang tinggi, yang melibatkan seseorang tidak hanya sebagai karyawan, tetapi juga sebagai pribadi. 



Tetapi proses lainnya dapat sepenuhnya otomatis. Seperti yang kami sebutkan, ada tiga kelompok utama proses bisnis.

?

Bisnis apa pun sekarang mengumpulkan banyak data dan membuka prospek menarik untuk bekerja dengan pelanggan: Anda dapat membuat penjualan, menyegmentasikan, merencanakan promosi, mengubah bermacam-macam, dll. Selain itu, keputusan apa pun yang diambil dengan iseng, tanpa analisis indikator kualitatif dan kuantitatif, kemungkinan besar akan gagal. Mengumpulkan data secara manual, di Excel atau Access, adalah pekerjaan yang sulit dan tanpa pamrih, karena informasi seperti itu mudah hilang atau rusak, dan biasanya sangat tidak terorganisir dengan baik. Otomasi membantu mengumpulkan data dalam database, dan DBMS menyimpan data dengan andal dan memungkinkan Anda untuk menafsirkannya dan membangun irisan yang kompleks.Selain itu, menyimpan informasi dalam database jauh lebih aman: hak akses, cadangan, perlindungan perangkat keras memungkinkan semua informasi komersial dan produksi disimpan seaman mungkin.





Ini umumnya tentang semua bisnis Rusia. Hanya mayoritas yang masih dalam tahap penolakan,



otomatisasi adalah penertiban, pengorganisasian pekerjaan operasional dan pengelolaan tugas. Semua karyawan (dan tidak masalah sama sekali, jarak jauh atau kantor) bekerja dalam satu ruang informasi ACS (PM, ERP, CRM...), mengoordinasikan tindakan mereka, menerima dan mendelegasikan tugas, melihat tugas mereka dalam proyek dan proses bisnis, mendistribusikan beban kerja mereka dari waktu ke waktu. Manajer tidak lagi perlu memanggil semua orang kepadanya dan mengunyah tugas - cukup dengan menempatkan mereka di sistem dan mengontrol penerapan. Semua pekerjaan operasional dilakukan dalam satu sistem dan setiap karyawan dapat mengakses data sesuai kompetensinya, serta meminta akses atau mengunduh data, jika diperlukan. Di luar otomatisasi, semua ini adalah komunikasi spontan yang terus-menerus, di mana mudah untuk melupakan, membuat kesalahan, atau "tanpa disadari" tidak menyelesaikan tugas. 



Faktor manusia mungkin adalah hal pertama yang dilawan otomasi dalam sebuah perusahaan.Berikut adalah perkiraan minimum masalah perusahaan yang dihadapi oleh usaha kecil dan menengah: kehilangan kesempatan untuk berhubungan dengan pelanggan, data yang terlupa dan tidak tercatat, tugas-tugas dasar yang membutuhkan waktu, kantor dan penundaan jarak jauh, bekerja "ke kiri" sesuai dengan profil perusahaan, "milik" pribadi klien manajer, pencurian informasi komersial, dll. Ketika perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses bisnis dari semua tingkatan (manajemen, operasi, dukungan) muncul di tangan, atau lebih tepatnya di server bisnis, sebagian besar masalah ini dapat diselesaikan dengan mudah dan relatif tanpa rasa sakit.   



Keamanan adalah fungsi penting dari otomatisasi bisnis.Berkat arsitektur dan fungsi perangkat lunaknya, ACS melindungi data Anda dari akses yang tidak sah, memungkinkan Anda untuk mengontrol kondisi keuangan klien Anda, dan mencatat tindakan dalam sistem. Sayangnya, tidak ada perlindungan mutlak - namun, kehadiran otomatisasi secara signifikan mengurangi risiko yang terkait dengan keamanan informasi - di beberapa perusahaan hingga hampir nol (terutama di bisnis kecil).



Terlepas dari kenyataan bahwa otomatisasi bisnis dan terutama proses bisnis adalah "iseng" yang baik dari tim RegionSoft(kami bahkan menuliskan modul otomatisasi proses yang kuat di CRM kami dengan wizard penyiapan dan perancang visual, dan kami juga melakukan audit dasar proses bisnis secara gratis berdasarkan permintaan dari tautan ini), kami tidak berjanji untuk menegaskan bahwa otomatisasi adalah obat untuk semua penyakit bisnis dan itu tombol ajaib "Semoga beruntung". 



Pertama-tama, Anda harus memilih proses yang tepat untuk otomatisasi:

• proses besar - percabangan, kompleks, mempengaruhi beberapa karyawan;
• berulang dengan periode apa pun (peluncuran promosi, pengiriman, penjualan standar, dll.);
• mempengaruhi semua proses dan aktivitas lain dalam organisasi (melatih karyawan baru, rilis rilis produk);
• menuntut dalam hal pelaksanaan (peluncuran promosi dan promosi, dukungan pelanggan, beberapa proses manajemen infrastruktur internal, dll.);
• proses rutin - proses yang memakan banyak waktu, sering diulang dan pada saat yang sama tidak memerlukan tindakan yang sangat cerdas (pembelian, pengiriman, pembentukan paket dokumen, dll.)

Ada beberapa kelemahan otomatisasi. Selain biaya tenaga kerja yang tinggi dan permulaan yang sulit, otomatisasi menyebabkan hilangnya fleksibilitas proses. Karena proses bisnis otomatis terikat pada mesin, pada algoritme, proses tersebut menjadi formal, standar. Ada kalanya Anda harus menjauh dari standardisasi ini dan menyelesaikan tugas independen (klien yang kompleks, pasokan eksklusif, faktor manusia yang kompleks, risiko yang tidak direncanakan). Namun hal ini merupakan pengecualian, pada umumnya formalisasi untuk kepentingan perusahaan.

Bagaimana Anda mengukur efektivitas otomatisasi?

Mengukur ROI otomatisasi bisnis itu sulit dan setiap perusahaan mungkin memiliki metrik kualitatif dan kuantitatifnya sendiri. Yang terbaik adalah merencanakan target sebelumnya untuk memahami kecepatan perubahan. 



Berbicara murni sebagai ahli, untuk perusahaan tanpa risiko kebangkrutan dan masalah keuangan lainnya, biasanya mempertimbangkan waktu pengembalian modal sistem otomasi sebagai berikut: skenario optimis - 1 tahun, skenario realistis - 2 tahun, pesimis - dari 3 tahun. Namun, ini adalah indikator yang sangat rata-rata, karena perusahaan memiliki perputaran yang berbeda, tujuan otomatisasi yang berbeda, biaya perangkat lunak yang berbeda. Oleh karena itu, lebih baik untuk memikirkan indikator dan hasil dari penerapan sistem otomasi terlebih dahulu. 



Apa yang bisa menjadi indikator efektivitas penerapan sistem otomasi pada usaha kecil dan menengah:

• , — , , ;
• : , — ;
• KPI — : , , (, CRM);
• — ( , , ..).

Anda juga dapat menghitung indikator biasa, seperti biaya otomatisasi sehubungan dengan omset perusahaan, pendapatan, hingga laba bersih. Indikator-indikator ini dapat dibandingkan selama suatu periode, dan dapat digunakan untuk memperkirakan seberapa besar biaya potensial sebelum implementasi - jika nilainya terlalu tinggi, lebih baik untuk memeriksa lagi: apakah ada vendor yang lebih cocok (biasanya ini terjadi ketika perusahaan kecil memilih beberapa sistem yang mahal, percaya bahwa yang mahal tidak terjadi buruk; mungkin tidak buruk, tetapi sama sekali tidak pantas).



Salah satu metode kerja yang dilakukan adalah dengan memperkirakan biaya proses bisnis atau biaya tenaga kerja setiap karyawan. Mari kita lihat contohnya.

, - — . : — — — — — — — — ( ) — — — — — — — — (…) . , -. 



8 , , 2 ( , ..). 16 . : ( , ), (2 ), (1 ), (2 ), (1 ). 6 . 400 ( + ), — 2400 . , , . , , , 10 . 24 000, — 264 000 (1 ). 



, CRM, , , . , , , , — CRM 10-20 , , , ..,   CRM . 1 , 6 . 44 000? , — . , . .



: , 15 . 396 000 (11 * 15 * 2400 ). CRM — 66 000 . 1 CRM 16 000 , (, 10 RegionSoft CRM Professional Plus). ( !) . «» , . - . , .

Dan sekarang mari kita kembali ke pertanyaan tentang efek ekonomi dari pengenalan sistem otomasi. Anda dapat membuat perhitungan untuk setiap tahap dari semua proses di perusahaan dan setiap karyawan yang terlibat - pada akhirnya, Anda mendapatkan efek perkiraan. Hanya saja, jangan lupa bahwa untuk menilai biaya kepemilikan sistem, Anda perlu menghitung indikator integral dari total biaya kepemilikan (TCO), yang mencakup biaya yang terkait dengan akuisisi, implementasi, dan pengoperasian sistem kontrol otomatis; dan "biaya" seorang karyawan dan jam kerjanya harus dihitung bukan dengan gaji bersih, tetapi dengan gaji, biaya sosial, biaya tidak langsung (peralatan kantor, pemeliharaan kantor, Internet, dll.) 



Jangan lupa bahwa TCO untuk sistem cloud perlu dikalikan dengan jumlah bulan yang digunakan dan akan terus bertambah karena pembayaran berkala, dan untuk sistem desktop TCO sering kali terdiri dari pembayaran satu kali untuk lisensi (atau cicilan), biaya revisi, dukungan, dan pembaruan. Terkadang lebih menguntungkan bagi perusahaan untuk memiliki TCO, meskipun lebih banyak, tetapi didistribusikan tepat waktu - untuk perusahaan semacam itu, misalnya, kami menawarkan sewa untuk Desktop RegionSoft CRM dengan kemungkinan membeli perangkat lunak setelah 7 bulan masa sewa dan banyak bonus lainnya. 



Omong-omong, tentang CRM.

Alat otomasi bisnis

Sistem otomasi adalah segala sesuatu yang mengubah sebagian dari pekerjaan manual menjadi mesin, otomatis, dan mentransfernya ke bidang teknik dan teknologi informasi. Pada prinsipnya, semua cara dapat dikaitkan dengan alat otomasi bisnis (yang mencakup segala sesuatu mulai dari tender hingga proses produksi): mesin, peralatan, robotika, perangkat lunak, saluran komunikasi, jaringan, dll. Ini adalah kumpulan besar pengetahuan yang berlaku untuk setiap organisasi tertentu. Tetapi dalam konteks otomatisasi proses bisnis, sebagai suatu peraturan, perangkat lunak + perangkat keras terkait dipertimbangkan (server, VDS, barcode, mesin kasir, label rak elektronik, terminal, kartu, sistem kontrol akses, dll.) 



Kami, dalam kerangka Habr dan kompetensi kami, juga akan berbicara tentang program yang memungkinkan bisnis untuk mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan operasional. 

Bagaimana cara memilih alat otomasi?

Ada dua cara utama untuk memilih sistem otomasi bisnis.

1. Beli solusi siap pakai dari vendor (pengembang) dan lakukan implementasi profesional. Pada akhirnya, ini lebih cepat, lebih murah, dan lebih mudah: ada begitu banyak solusi di pasar sehingga Anda dapat menemukan apa saja mulai dari sistem otomasi layanan otomatis, kursus pelatihan, dan sistem otomasi salon kecantikan hingga solusi otomatisasi pabrik besar. Anda akan mendapatkan keuntungan dalam hal waktu, keakuratan implementasi, pelatihan yang benar dan akan dapat mulai bekerja di bidang baru dengan agak cepat.
2. . 2020 , , , . , , , «» .. , . - , -, . . , , «» — , , .  

Tentu saja, pengenalan sistem otomasi membawa risiko: misalnya, Anda dapat memulai perbaikan dan keluar dari anggaran, menghadapi boikot karyawan, kesulitan dalam pelatihan, masalah dengan proses bisnis refactoring. Tetapi ini adalah tantangan implementasi yang siap dihadapi oleh vendor berpengalaman, yang berarti Anda hanya perlu memulai.

CRM sebagai kasus khusus otomatisasi bisnis

Sistem CRM adalah salah satu alat otomasi paling populer untuk bisnis kecil dan menengah. Dan jika sebelumnya sistem CRM mengotomatiskan hanya departemen penjualan dan sedikit pemasaran, sekarang sebagian besar solusi modern di pasar adalah gabungan bisnis universal. Misalnya, edisi RegionSoft CRM Enterprise Plus kamisebenarnya sudah merupakan ERP lengkap dan dapat dalam satu program: mengotomatiskan penjualan, pengelolaan proyek, tugas, KPI, bekerja dengan dokumen utama, termasuk surat, telepon, akuntansi multi mata uang, logistik, akuntansi gudang, akuntansi kas, produksi multistep, mekanisme penyelesaian, memiliki lebih dari 100 laporan standar, berbagai konstruktor dan, tentu saja, mekanisme untuk mengotomatiskan proses bisnis. Dan selain itu, setiap 2-3 tahun ada rilis utama yang menambahkan fungsi paling populer ke yang sudah ada. Keseluruhan cerita ini disebut otomatisasi ujung-ke-ujung - cara teraman dan paling nyaman untuk mengotomatisasi, ketika hampir seluruh perusahaan dapat bekerja dalam satu lingkungan informasi.



Sistem CRMsekarang ini adalah elemen dasar otomatisasi, dapat dimengerti dan sangat dibutuhkan, terutama dalam krisis, terutama untuk tim terdistribusi. Tapi apa yang bisa saya katakan - selalu perlu!



Namun, saat memilih CRM, seperti alat otomatisasi lainnya, Anda perlu mengingat tentang tiga aturan utama:

1. otomatisasi tidak boleh berlebihan, tidak sesuai, kelebihan beban, dan sangat mahal dalam kaitannya dengan omset dan produk perusahaan;
2. otomatisasi harus mempertimbangkan persyaratan bisnis tertentu dan memenuhinya sebanyak mungkin;
3. otomatisasi harus bekerja dan efektif.

Menurut berbagai perkiraan ahli, tingkat otomatisasi perusahaan Rusia berkisar antara 10 hingga 15%. Ini sangat kecil. Ya, dan dengan mata kepala sendiri kita bisa melihat bagaimana, misalnya, pengiriman Persimpangan sampai di terminal, mesin cek, semuanya disetel dengan baik dan berfungsi seperti jarum jam, dan restoran di pusat kota baru saja berhenti mengeluarkan cek tulisan tangan, reservasi masih tertulis di papan kapur; bagaimana perusahaan TI kecil berinvestasi dalam otomatisasi segala sesuatu dan semua orang untuk menjadi yang terdepan, dan perusahaan perdagangan yang serius secara manual mengisi faktur dan tindakan ... Ketidakseimbangan ini disebabkan oleh keanehan nasional, dan ketidakpercayaan terhadap teknologi, dan perasaan terhadap diri mereka sendiri di ruang ekonomi domestik. Namun kenyataannya tetap: dengan kehidupan bisnis otomatis jauh lebih baik, lebih aman dan lebih berkelanjutan. Semua alasan lainnya dibuat-buat.

---

Kami memiliki kampanye "Musim gugur menjadi miliknya sendiri" - Anda dapat membeli CRM RegionSoft dengan persyaratan yang sangat baik:

1. Bagi mereka yang membeli segera (pembayaran di muka 100%) - disediakan diskon 15% dari harga daftar harga standar.
2. Bagi mereka yang membeli dengan mencicil - paket cicilan tanpa bunga untuk 3 pembayaran yang sama, 1 pembayaran per bulan, dengan total biaya lisensi mulai dari 38.000 rubel.
3. Berlangganan alih-alih membeli - diskon 30% diberikan saat membayar langganan 3 bulan. Biaya berlangganan minimum adalah 3400 rubel per bulan (tidak termasuk diskon).

Dan kami juga bekerja dengan baik dari jarak jauh: kami memasang, menerapkan, melatih, mendukung. Telepon atau tinggalkan permintaan - demo online gratis, terperinci, dan menarik.

---

Kartun tentang Nekhochuha, jika Anda tiba-tiba tidak tua dan bukan boomer: