Berpindah dari IBM Notes ke Microsoft Exchange atau Office 365 memberikan sejumlah manfaat yang signifikan bagi organisasi, tetapi proyek migrasi itu sendiri terlihat menakutkan dan tidak sepenuhnya jelas di mana harus memulai migrasi. Exchange itu sendiri tidak menyertakan alat asli untuk sepenuhnya memigrasi atau berdampingan dengan Notes dan Exchange. Faktanya, beberapa tugas migrasi dan koeksistensi tidak mungkin dilakukan tanpa produk pihak ketiga. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan tujuh langkah utama yang perlu diikuti sesuai dengan praktik terbaik dan pengalaman kami dengan migrasi yang berhasil.



Migrasi yang berhasil mencakup langkah-langkah berikut:

1. Perkiraan awal migrasi.
2. Membangun koeksistensi Notes dan Exchange.
3. Merencanakan akurasi migrasi yang optimal.
4. Memaksimalkan efisiensi migrasi.
5. Menjalankan migrasi percobaan.
6. Merencanakan waktu migrasi untuk meminimalkan dampak pada organisasi.
7. Mulai migrasi dan lacak kemajuannya.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda tentang cara mempersiapkan dan menyelesaikan migrasi menggunakan dua solusi dari Quest - Coexistence Manager for Notes dan Migrator for Notes to Exchange . Beberapa detail di bawah potongan.

Langkah 1: Penilaian Migrasi Awal

Melakukan inventarisasi lingkungan saat ini

Setelah Anda memutuskan Exchange adalah platform yang tepat untuk organisasi Anda, yang tersisa hanyalah pindah ke sana. Pertama, Anda perlu mengumpulkan informasi tentang lingkungan saat ini, mengumpulkan informasi inventaris pada data yang ingin Anda migrasikan, menentukan apa yang dapat dihapus untuk mengurangi penggunaan disk, menghitung bandwidth yang tersedia antar lingkungan, dan sebagainya. Penilaian awal harus mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut :

• Ada berapa domain Notes dan server Domino?
• Berapa banyak kotak surat yang Anda miliki? Berapa banyak yang tidak digunakan?
• Berapa banyak ruang disk yang digunakan file email utama? Berapa banyak di arsip? Berapa banyak replika lokal yang ada?
• Dimana arsipnya?
• Berapa banyak pengguna yang menggunakan enkripsi? Apakah Anda perlu mentransfer konten terenkripsi?
• Berapa banyak folder pribadi yang ada di lingkungan?
• ? ?
• ? , .
• Exchange *.pst Outlook?
• ?
  
  ?
• ?

Anda perlu merencanakan proyek Anda dengan hati-hati untuk meminimalkan waktu henti dan meminimalkan produktivitas yang hilang.



Misalnya, penting untuk mempertimbangkan pendelegasian antar pengguna - jika pengguna bermigrasi tetapi delegasinya tetap pada platform asli, bagaimana hal ini akan memengaruhi pekerjaan mereka sehari-hari? Secara lebih luas, Anda perlu mempertimbangkan bagaimana proyek migrasi dapat memengaruhi semua bisnis penting dan proses kerja di perusahaan.



Penting juga untuk mempertimbangkan titik interaksi kritis dalam Catatan. Misalnya, saat bekerja dengan pesan, penting untuk menganalisis aplikasi dan mempertimbangkan interaksi antara perutean email dan aplikasi untuk menghindari gangguan pada proses bisnis selama dan setelah migrasi. Pastikan untuk menanyakan pertanyaan berikut:

• -?
• - ? , , , .
• ?
• ?
• ?
• - ?
• ?

Sebelum memulai migrasi, Anda perlu menentukan kriteria untuk mengukur keberhasilan. Secara khusus, Anda perlu memahami bahwa mengharapkan migrasi data 100% tidak masuk akal. Tidak setiap jenis item Notes memiliki padanan Exchange (Active Mail adalah contoh yang paling buruk). Oleh karena itu, kenyataannya tidak semua item di Notes akan ada di Exchange setelah migrasi. Sasaran yang dapat dicapai dan diukur - 95% item dimigrasi untuk 95% kotak surat. Mengukur dan mendokumentasikan hasil sangat penting untuk memastikan keberhasilan migrasi, dan hasil nyata hanya mungkin jika kriteria keberhasilan ditentukan di awal proyek migrasi email.

Langkah 2: membangun koeksistensi antara Notes dan Exchange

Bagi sebagian besar organisasi, migrasi adalah proses, bukan peristiwa. Oleh karena itu, migrasi kotak surat dan migrasi aplikasi harus mengikuti jadwal yang lebih sesuai untuk bisnis dan operasi, dan tidak berdasarkan persyaratan teknis.

Mengembangkan strategi koeksistensi

Untuk menambah nilai dari migrasi, rencana koeksistensi yang lengkap harus dikembangkan dan diterapkan di awal proses migrasi. Definisi "hidup berdampingan" mungkin berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Beberapa organisasi secara aktif menggunakan data Senggang / Sibuk, yang lain tidak menggunakan fungsi ini sama sekali. Beberapa fokus pada migrasi data kalender, sementara yang lain fokus pada menyusun migrasi direktori pengguna lengkap dengan hati-hati. Penting untuk bekerja dengan setiap pemangku kepentingan untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang apa yang sebenarnya penting dan untuk membantu semua orang memahami pentingnya strategi koeksistensi yang efektif.



Pindah dari Catatan ke Exchange dan Office 365 memerlukan perencanaan untuk kotak surat dan migrasi aplikasi secara bersamaan. Fungsi aplikasi Notes saat ini harus dipertahankan untuk semua pengguna, apa pun platform email mereka saat ini. Sebagai pengguna yang telah bermigrasi ke Exchange dan Office 365, mereka harus dapat mengakses dan menggunakan aplikasi Catatan dalam alur kerja yang sudah ada. Kemampuan ini harus berlanjut hingga aplikasi Notes dimigrasi ke SharePoint atau platform lain.



Selain koeksistensi aplikasi, interaksi antara pengguna pada platform yang berbeda harus dilaksanakan sebelum memulai migrasi. Ini termasuk perutean dan pembaruan direktori otomatis, status Senggang / Sibuk, dan kalender untuk semua pengguna terlepas dari platform mereka saat ini.



Terakhir, Anda perlu mempertimbangkan kolaborasi tidak hanya dari layanan email, tetapi juga kalender dan sumber daya bersama seperti ruang konferensi. Pengguna harus dapat mengunggah informasi tentang jadwal pertemuan. Ini termasuk janji temu satu kali dan berulang. Apakah janji temu dijadwalkan sebelum migrasi atau dibuat selama migrasi, data kalender harus akurat selama proyek berlangsung. Anda perlu memastikan bahwa pengguna dapat, misalnya, mengubah ruang obrolan untuk rapat mendatang dari janji temu berulang atau membatalkan satu rapat tanpa menyebabkan konflik dan kebingungan di rapat berikutnya.

Langkah 3: Merencanakan Akurasi Migrasi Optimal

Perencanaan untuk bermigrasi dari Notes ke Exchange atau Office 365 memerlukan pemahaman sejumlah perbedaan spesifik antar platform.

Alamat email

Data Notes biasanya berisi alamat kepemilikan yang muncul di beberapa tempat: di header pesan, disematkan di arsip, kontak pribadi, dan daftar terdistribusi. Sebagai bagian dari proses migrasi, alamat kepemilikan ini harus diperbarui ke alamat SMTP untuk fungsionalitas penuh di lingkungan Exchange. Banyak organisasi juga memilih untuk memperbarui domain SMTP atau standar alamat selama migrasi. Terkait organisasi Anda, penting untuk dipahami bahwa beberapa solusi migrasi secara otomatis memperbarui contoh alamat SMTP historis untuk setiap pengguna.

Struktur folder

Di banyak organisasi, pengguna menggunakan kotak surat dan arsip mereka, jadi penting untuk menjaga data ini. Kemampuan pengguna untuk melihat struktur folder lengkap mereka juga memengaruhi pengalaman pengguna sebagai hasil migrasi. Penting untuk memilih solusi dan transien yang menjaga integritas folder dan struktur data.

Replika dan arsip lokal

Untuk mengontrol biaya penyimpanan dan mengelola pertumbuhan data dengan lebih baik, banyak organisasi menetapkan kuota kotak surat. Akibat yang tidak disengaja dari kebijakan ini seringkali berupa peningkatan jumlah dan ukuran arsip. Sumber data tambahan ini harus dinilai dan migrasi mereka perlu dipertimbangkan saat merencanakan migrasi Anda. Anda dapat memberikan komponen swalayan kepada pengguna yang akan memungkinkan mereka hanya memigrasi data penting. Untuk mengoptimalkan penyimpanan Exchange, kami merekomendasikan menggunakan produk Quest lain - Archive Manager for Exchange , yang memiliki, khususnya, fungsionalitas yang berguna untuk menghapus duplikat lampiran, serupa dengan DAOS di Notes.

ACL dan delegasi

Daftar Kontrol Akses yang Diizinkan (ACL) dan delegasi adalah elemen kunci untuk ruang operasi di lingkungan Notes, dan juga penting untuk melindungi integritas. Akibatnya, penting untuk secara akurat mengonversi hak terkait dan hak akses menjadi hak yang setara di Exchange Server dan Office 365. Idealnya, ini dilakukan secara otomatis, yang akan mempercepat proses dan menghilangkan kesalahan manusia. Untuk menjaga efektivitas perlindungan aset informasi organisasi Anda, ACL dan transformasi delegasi harus dilakukan secara bersamaan dengan data email. Beberapa organisasi mencoba menetapkan hak yang setara secara manual atau menggunakan skrip setelah migrasi data selesai. Namun, pendekatan ini dapat berdampak negatif pada kinerja dan menambah celah keamanan pada data organisasi.

Konten Catatan sendiri

Surat Aktif yang sama. Masalah umum lainnya saat bermigrasi dari IBM Notes menemukan banyak teks kaya. Exchange dan Office 365 tidak mendukung tabel bertab terintegrasi, tombol, formulir yang disimpan, dan konten kepemilikan lainnya di Catatan. Akibatnya, Anda perlu bersiap-siap menghadapi hilangnya fungsionalitas ini atau berinvestasi dalam solusi migrasi yang dapat mengubah elemen ini menjadi format portabel. Katakanlah segera bahwa solusi dari Quest tidak mengubah ini dengan cara apa pun dan hanya dapat mentransfer huruf seperti lampiran sehingga pengguna kemudian dapat membukanya melalui klien Notes.

Grup dan buku alamat pribadi

Banyak organisasi menggunakan milis publik secara ekstensif untuk

komunikasi internal dan eksternal. Selain itu, pengguna Notes sering kali menganggap penting untuk menjaga kontak bisnis di buku alamat pribadi mereka. Sumber data ini sangat penting untuk operasi bisnis dan harus diubah secara efektif selama transisi ke platform Microsoft. Akibatnya, penting untuk secara otomatis mempersiapkan grup untuk migrasi ke Active Directory dan secara efisien mengonversi semua alamat pribadi, bahkan yang disimpan di workstation pengguna.

Berinteraksi dengan Aplikasi Catatan

Titik integrasi antara aplikasi dan layanan pos, seperti proses rekonsiliasi, penting saat merencanakan dan menjadwalkan migrasi. IBM Notes memiliki integrasi yang lebih erat antara email dan aplikasi daripada platform lain. Integrasi ini dapat mencakup semuanya mulai dari tautan dokumen sederhana hingga proses bisnis.

Sumber daya dan database email

Banyak organisasi menggunakan database reservasi sumber daya, database email, dan database umum lainnya di Notes. Akibatnya, basis data ini memainkan peran penting dalam operasi organisasi. Untuk memastikan kelangsungan bisnis dan produktivitas karyawan, sangat penting untuk mempertimbangkan pendekatan dan jadwal pengiriman untuk:

• Buat kotak pesan sumber daya di lingkungan target;
• Mentransfer data dari database cadangan ke Exchange;
• Memastikan bahwa pengguna kedua sistem dapat berkolaborasi dan menggunakan sumber daya di Notes dan Exchange.

Langkah 4: Maksimalkan efisiensi migrasi

Selain memastikan keakuratan data, penting juga untuk memastikan migrasi seefisien mungkin, dengan mempertimbangkan persyaratan organisasi. Efisiensi migrasi secara langsung tidak hanya bergantung pada biaya langsung, tetapi juga pada tingkat dampak pada bisnis.

Arsitektur solusi migrasi

Salah satu faktor terpenting yang mempengaruhi efisiensi adalah arsitektur solusi migrasi. Sangat penting untuk memilih solusi multi-utas yang memungkinkan satu server migrasi membawa banyak pengguna secara bersamaan. Arsitektur multi-utas mengurangi kebutuhan perangkat keras untuk migrasi dan meningkatkan kecepatan migrasi, secara dramatis mengurangi biaya proyek secara keseluruhan. Jangan tertipu oleh solusi migrasi yang mengklaim multithread tetapi sebenarnya hanya memigrasi satu pengguna pada satu waktu dan memerlukan penambahan workstation untuk memigrasi lebih banyak pengguna sekaligus. Bergantung pada konfigurasi dan lingkungan, solusi multithread sebenarnya 30 hingga 5.000 persen lebih efisien saat melakukan migrasi data ke Exchange dan Office 365.

Proses migrasi

Migrasi melibatkan banyak langkah, dan prosesnya harus terjadi pada waktu yang tepat untuk memastikan transisi yang lancar. Untuk meminimalkan gangguan bisnis dan memaksimalkan manfaat migrasi, semua proses harus diintegrasikan dan dikendalikan oleh satu aplikasi yang dapat menyelesaikan setiap langkah migrasi secara tepat waktu.

Fleksibilitas dan layanan mandiri

Beberapa pengguna dan departemen perlu menyimpang dari proses migrasi standar. Misalnya, departemen hukum mungkin memiliki persyaratan penyimpanan yang berbeda, atau eksekutif mungkin perlu memigrasi seluruh kotak surat dan semua arsip. Oleh karena itu, penting untuk memilih solusi migrasi yang fleksibel yang memungkinkan tim migrasi dengan mudah beradaptasi dengan persyaratan ini. Salah satu cara paling efektif untuk mencapai fleksibilitas ini adalah dengan menggunakan layanan mandiri untuk sebagian pengguna. Misalnya, beberapa pengguna mungkin diizinkan untuk memigrasikan data tambahan dari file email utama mereka atau data lokal untuk diubah menjadi arsip pribadi di server.

Langkah 5: Jalankan migrasi percobaan

Setelah penilaian pra-migrasi selesai, strategi koeksistensi telah diselesaikan, dan rencana pengoptimalan telah diidentifikasi, sangat penting untuk mendapatkan validasi strategi melalui satu atau lebih migrasi percontohan.



Tujuan dari migrasi percontohan adalah untuk memvalidasi prosedur yang dikembangkan dan mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul setelah dimulainya migrasi penuh, sehingga memungkinkan untuk diselesaikan sebelum memulai migrasi tempur. Akibatnya, seseorang harus mengharapkan dan bahkan menyambut masalah selama migrasi percontohan.

Penentuan volume migrasi percontohan

Migrasi percontohan harus cukup besar untuk mengumpulkan sampel data yang representatif dan menjawab pertanyaan relevan yang mungkin ditemui selama migrasi tempur. Jika Anda memigrasi beberapa ribu kotak surat, sampelnya sudah cukup. Untuk migrasi yang sangat besar, persentasenya mungkin lebih rendah.

Pilihan data dan sistem

Penting untuk menggunakan data pertempuran dan sistem pertempuran selama proses migrasi percontohan. Ini sangat penting karena beberapa alasan:

• Anda perlu memahami bagaimana lingkungan pertempuran akan berperilaku. Lingkungan yang dihasilkan secara sintetis tidak akan mewakili lingkungan pertempuran.
• Anda bisa mendapatkan lebih banyak wawasan tentang pesan terenkripsi, frekuensi jenis pesan yang tidak ditemukan di Exchange, dan persyaratan penyimpanan berdasarkan data sampel.

Menetapkan ekspektasi

Proses migrasi percontohan juga memberikan peluang yang sangat baik untuk memvalidasi kriteria keberhasilan yang diuraikan untuk proyek dan mengkalibrasi ekspektasi untuk migrasi yang tersisa. Jika diperlukan penyesuaian, mereka harus didokumentasikan dan diperhitungkan selama migrasi tempur.

Langkah 6: merencanakan waktu migrasi untuk meminimalkan dampaknya pada organisasi

Pengelompokan pengguna

Untuk meminimalkan dampak pada pengguna dan organisasi secara keseluruhan, Anda harus memigrasi pengguna yang bekerja bersama secara bersamaan. Faktor utama yang perlu dipertimbangkan saat membuat grup ini termasuk delegasi. Cari solusi yang dapat merekomendasikan koleksi untuk migrasi berdasarkan informasi hubungan pengguna di lingkungan sumber.

Garis waktu untuk migrasi

Setelah menyelesaikan migrasi grup, pastikan untuk menyertakan dalam jadwal Anda waktu di mana

dampak pada pengguna ini minimal. Ini dapat berarti menjadwalkan jendela migrasi pada waktu tertentu dalam sehari untuk menghindari migrasi selama jam kerja, di akhir bulan, atau selama masa pemeliharaan. Misalnya, tim penjualan mungkin tidak boleh bermigrasi menjelang akhir kuartal, dan departemen akuntansi dan hukum cenderung memiliki batas waktu untuk migrasi mereka.

Langkah 7: Jalankan migrasi dan lacak kemajuannya

Dengan pendekatan yang divalidasi pilot untuk migrasi data, migrasi pertempuran harus menjadi peristiwa rutin. Kemungkinan akan ada sedikit penyesuaian selama proses untuk mengakomodasi kebutuhan kelompok tertentu. Pemantauan yang cermat akan terus diperlukan untuk memastikan bahwa semua kemungkinan telah diperhitungkan selama tahap perencanaan dan uji coba. Namun, prosesnya harus semakin otomatis. Penting untuk mendokumentasikan dan melaporkan kemajuan seluruh organisasi untuk memenuhi jadwal migrasi tempur untuk memastikan bahwa harapan terpenuhi. Pemantauan dan umpan balik tetap menjadi aspek kunci dari migrasi yang berhasil di seluruh proses.

Kesimpulan

Kami telah membahas hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memigrasi layanan email Anda. Jika Anda sekarang dalam proses memilih solusi migrasi atau hanya memikirkannya, penting untuk mempertimbangkan semua ini. Kami bekerja dengan solusi migrasi Quest dan siap merekomendasikannya sebagai yang paling efektif untuk mengurangi jumlah langkah manual dan meningkatkan jumlah data yang ditransfer sebagai hasil migrasi.



Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang pendekatan migrasi yang efektif, tinggalkan permintaan dalam formulir umpan balik di situs web kami atau cukup hubungi, dan Anda juga dapat mempelajari materi tambahan di tautan di bawah ini:



Artikel Habr: Migrasi IBM Lotus Notes / Domino ke Microsoft Exchange



Quest Migrator untuk Notes to Exchange di Gals



Quest Coexistence Manager for Notes di situs Gals



Quest Migrator for Notes to Exchange Quest



Quest Coexistence Manager for Notes Quest