Di negara bagian, pekerjaan jarak jauh sudah lama tidak mengherankan. Selama setahun sudah di tahun 2003, RP kami di salah satu demonstrasi selama obrolan ringan pengantar wajib biarkan tergelincir bahwa dia sedang duduk di rumahnya di California dengan celana dalam. Kemudian dia diingatkan tentang hal ini selama beberapa bulan, dan saya sendiri, berada di lokasi di negara bagian Iowa yang mulia, menyaksikan reaksi non-verbal yang hidup dari "bisnis" terhadap wahyu semacam itu. Semua kekacauan ini terjadi bukan dengan startup garasi, tetapi antara perusahaan yang cukup terkemuka. RP berasal dari IBM, sebuah proyek untuk salah satu bank negara terbesar.
Saya berada di sisi pengembangan, sekarang saya akan disebut manajer proyek teknis, atau pemimpin tim, atau arsitek. Nggak peduli kamu menyebutnya apa, yang utama development juga dilakukan oleh tim terdistribusi dari Moscow, Minsk, dan negara bagian yang sama, bahkan ada yang dari Mesir. Zona waktu berbeda, bahasa berbeda, mentalitas berbeda. Tapi semuanya bekerja dengan baik!
Sejak saat itu, banyak air yang mengalir di bawah jembatan, tetapi kebetulan semua pengalaman saya terkait dengan pengorganisasian pekerjaan tim jarak jauh. Untuk waktu yang lama, saya bekerja dengan Vega ECM Solutions, yang fiturnya adalah implementasi proyek dalam tim yang tersebar secara geografis, tempat semua karyawan bekerja dari rumah. Bahkan ketika perusahaan membuka kantor yang sangat layak di Irvine CA, seringkali kosong dan lebih berfungsi sebagai fungsi perwakilan. Orang lebih suka bekerja dari rumah, dan manajemen tidak mencampuri urusan ini. Mengapa, bila semuanya berjalan dengan baik dan efisien?
Seseorang akan berkata, "Ini adalah perusahaan Amerika, perusahaan kami berbeda." Tidak semuanya. Prinsip manajemen pengembangan jarak jauh bekerja sama di mana-mana. Mereka melakukan hal yang sama terhadap orang Amerika, India, Rusia, Ukraina, dan Mesir. Perusahaan Rusia "Business Logic" memiliki beberapa kantor yang berlokasi secara geografis dan tim produk dibentuk dari karyawan dari kantor yang berbeda. Seseorang berada di kantor di Moskow, seseorang di Ufa, seseorang di Krasnoyarsk. Beberapa orang bekerja dari rumah. Semuanya bekerja dengan baik berkat prinsip yang sama, yang akan dibahas nanti.
Melihat apa yang sering terjadi di beberapa perusahaan Rusia yang sangat besar musim panas ini, pertanyaan yang sering muncul - apa yang salah? Mengapa komunikasi mengambang, mengapa kemajuan di backlog menjadi lebih lambat, bagaimana melakukan sesuatu? Ada jawaban khusus untuk setiap pertanyaan ini, tetapi akar yang sama, tempat berkembang biak dari semua masalah ini tumbuh, adalah tingkat manajemen yang sangat rendah. Sifatnya tidak sistematis, tidak teratur dan reaktif. Pensiun paksa di beberapa perusahaan menjadi anak dari dongeng terkenal. Dan raja telanjang ...
Agar pekerjaan jarak jauh tidak jahat, tetapi cara kerja sama yang efektif dan praktis, banyak hal yang tidak diperlukan. Anda hanya perlu mengatur prosesnya menggunakan mekanisme yang sederhana dan jelas. Untuk mengatur, dan tidak membiarkan semuanya berjalan dengan sendirinya, bersembunyi di balik mantra tentang "pengaturan diri". Prinsip-prinsip di bawah ini adalah tentang jarak jauh, tetapi apakah hanya tentang itu?
Prinsip 1. Bekerja secara ketat sesuai dengan tugas dalam pelacak
Prinsipnya jelas, hampir sama dengan kebutuhan untuk mencuci tangan. Namun, tidak semua orang dan tidak selalu mencuci tangan. Hingga saat ini, di beberapa perusahaan, sejumlah tugas melewati pelacak. Atau tugas, seolah-olah, di pelacak, tetapi tidak selalu sesuai dengan apa yang sebenarnya sedang dilakukan. Jika dalam pekerjaan kantor hal ini dapat diterima - semuanya terlihat jelas, maka saat melacak semua tugas penting dari jarak jauh adalah wajib. Apa yang dimaksud dengan "tugas penting" ditentukan secara empiris. Kriteria saya adalah "tugas apa pun yang tidak dapat diselesaikan dalam 15 menit." Dalam hal ini, Anda tidak perlu berdiri dengan timer. Jika untuk beberapa jenis konsultasi, analisis kesalahan, dll. Jika tiba-tiba membutuhkan waktu tidak 15, tetapi 16 menit, atau bahkan 17, maka itu mungkin tidak masuk ke pelacak, asalkan ada sedikit tugas seperti itu. Begitu juga ke arah lain. Jika tugas membutuhkan waktu 5 menit,tetapi selama 5 menit ini pengembang membuat perubahan kode, maka tugas semacam itu harus didaftarkan. Jika tidak, bagaimana Anda akan menentukan dalam satu tahun mengapa Anda tiba-tiba mengubah baris kode ini?
Pelacak mana yang harus Anda gunakan? Jawabannya adalah apa pun yang biasa Anda lakukan dan mana yang nyaman. Tim saya bekerja dengan lemak. Redmine juga baik-baik saja. Bahkan Trello.
Tapi ...
Bayangkan Anda bekerja di sebuah organisasi di mana pelacak diawasi dengan ketat. Indikator kinerja yang berbeda dan beragam dihitung dan orang lain tahu persis apa. Pada indikator ini, rapat diadakan, laporan dibuat, dan manajer lini digedor kepala karena adanya penyimpangan. Secara umum, banyak pekerjaan penting dan bermanfaat sedang dilakukan.
Apakah mungkin untuk mengatur pelacakan tugas secara normal dalam kondisi seperti itu? Jawabannya adalah tidak. Setiap langkah ceroboh dapat menyebabkan pelanggaran metrik, tetapi kami hanya ingin bekerja, merencanakan, membuat hidup lebih mudah ...
Dan jika ternyata sebaliknya - semuanya sangat rumit, maka ide sederhana dan bagus untuk menggunakan pelacak akan rusak. Tentu saja, tim sedang melacak sesuatu, tetapi dalam volume minimal agar laporan tidak rusak ... Sebuah
pemikiran yang merugikan ... Tetapi bagaimana jika pelacakan yang berfungsi nyata dilakukan dalam sistem alternatif? Trello, misalnya.
Prinsip 2. Laporan harian tentang waktu yang dihabiskan
Telah lama terjadi perdebatan sengit tentang topik ini di masyarakat dan saya tidak ingin berdebat secara abstrak tentang topik "baik" / "buruk" . Saya menjelaskan apa yang berhasil dan masuk akal.
Sesuai dengan Prinsip 1 "Bekerja secara ketat sesuai dengan tugas di pelacak", semua tugas dilacak bersama kami. Di penghujung hari kerja, setiap karyawan mengingat tugas apa yang dia lakukan hari ini dan memasukkan ke dalamnya waktu yang dihabiskan dengan deskripsi singkat tentang apa yang telah dilakukan. Deskripsi mungkin "banyak dipikirkan". Untuk menghapus waktu untuk "tugas-tugas kecil", Anda dapat membuat tugas terpisah - "dump" bersyarat. Jelas bahwa sedikit waktu kerja harus digunakan, karena tugas-tugasnya "tidak signifikan". Untuk tugas-tugas semacam itu, deskripsi tentang waktu yang dihabiskan juga diperlukan. Misalnya, "Konsultasi Angela". Ngomong-ngomong, jika Anda melihat banyak waktu yang telah dituliskan ke dalam tugas "dump", maka ini adalah sinyal bahwa ada sesuatu yang salah dan perlu dilakukan sesuatu untuk mengatasinya. Tugas manajer adalah mendengarkan lonceng dan mengambil tindakanuntuk memperbaiki situasi.
Jadi, semua waktu kerja diperhitungkan, dan jumlahnya harus 8 jam sehari. Atau 40 jam seminggu. Lebih tepat memperhatikan saldo mingguan daripada harian. Adalah normal ketika orang sungguhan terkadang bekerja lebih banyak, terkadang lebih sedikit. Situasi berbeda terjadi, dan kinerja kami cukup seragam seperti yang disediakan oleh timesheets.
Berbeda dengan prinsip "Bekerja secara ketat sesuai dengan tugas di pelacak", biasanya jauh lebih sulit untuk menerapkan prinsip akuntansi harian. Penting bagi orang untuk menghapus waktu mereka setiap hari, dan bukan pada akhir minggu, bulan, atau ketika tawaran dari atasan tiba. Anda perlu memahami bahwa prinsip pelacakan waktu membawa seseorang keluar dari zona kenyamanan batin, ini menyebabkan hambatan internal dan itulah mengapa ini memastikan efektivitas kerja jarak jauh.
Untuk menerapkan upaya apa pun, Anda harus terlebih dahulu menjelaskannya, dan kemudian, terutama pada tahap pertama, secara teratur memantau pelaksanaan dan menegakkan aturan. Keniscayaan jauh lebih efektif daripada hukuman yang keras, tetapi acak, karena kegagalan.
Memperkenalkan prinsip pelacakan waktu di banyak tim, saya selalu mendengar pertanyaan-pernyataan yang sama dalam opsi kreatif yang berbeda " sekarang alih-alih mengembangkan, kami akan menghabiskan seluruh waktu untuk menghapus waktu ." Mungkin saja. Anda memiliki hak untuk memperhitungkan waktu yang dihabiskan untuk penghapusan pada saat tugas. Sangat mudah untuk menghitung ... berapa lama untuk menjadi gemuk, menemukan masalah, memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas, apa yang telah dilakukan dan menulis beberapa angka dan beberapa frasa? Biarkan 5 menit... Pengembang jarang mengerjakan lebih dari 5 tugas per hari. Secara total, dalam kasus terburuk, perlu waktu 25 menit untuk menghapus waktu. Perusahaan mampu membelinya.
Keberatan umum lainnya adalah " bagaimana saya tahu. Berapa banyak waktu yang saya habiskan? " Jawabannya adalah Anda tidak membutuhkan stopwatch . Waktu yang Anda perkirakan harus dimasukkan di penghujung hari. Seperti penilaian lainnya, kesalahan dapat diterima.
Trik prinsip pelacakan waktu adalah memaksa setiap pemain dalam tim untuk melakukan "retro" individu harian. Bagaimanapun, Anda perlu mengingat apa yang Anda lakukan. Untuk memahami apakah itu berhasil atau tidak, berapa banyak waktu dan apa yang diperlukan. Informasi tentang penghapusan terbuka untuk manajer, tim, jadi tidak akan bekerja untuk menulis secara tidak memadai. Itu memalukan. Mengetahui bahwa pada akhirnya Anda perlu melakukan prosedur pelaporan waktu adalah obat yang sangat baik untuk menunda - nunda
Bagaimana tidak melakukan ...
Saat memperkenalkan inovasi apa pun, Anda sendiri harus yakin akan manfaatnya. Pendekatan - dan semua orang melakukan ini, tetapi instruksi dari "atas" telah datang untuk membunuh gagasan itu. Jika tidak ada keyakinan batin akan kebutuhan untuk menggunakan beberapa alat manajemen, lebih baik meninggalkannya daripada mentransfer ketidakpastian dan keraguan Anda kepada tim.
Prinsip 3. Rapat perencanaan tim secara teratur
Komunikasi dalam tim telecommuting sangat penting. Setiap orang harus menyadari apa yang terjadi pada proyek, perubahan eksternal apa, siapa yang menghadapi masalah apa, kapan diharapkan penyelesaian tugas, dll. Penting untuk memahami dan merasakan bahwa kami adalah tim, bahwa semuanya ada dalam satu konteks, ada pemahaman bersama tidak hanya tentang tujuan, tetapi juga tentang di mana kami sekarang. Sekalipun di tempat yang gelap dan tidak menyenangkan ...
Saya dengan sengaja menyebut pertemuan rutin tim sebagai "pertemuan perencanaan", dan bukan pertemuan harian Scrum. Scrum adalah salah satu metodologi yang efektif dalam beberapa situasi, tetapi sama sekali tidak dapat diterapkan dalam situasi lain. Meregangkan Scrum pada semua makhluk hidup adalah ide yang aneh dan tidak bisa dipahami.
Oleh karena itu, ini adalah " pertemuan perencanaan", meski dalam arti dan formatnya menyerupai sehari-hari. Kami membahas status, pengantar. Kami mentransfer pertanyaan panjang ke rapat terpisah. Saya sarankan membatasi durasi menjadi 15-30 menit. Frekuensi optimal dalam waktu tenang adalah 2-3 rapat perencanaan seminggu, dalam periode panas - sekali sehari.
Selama briefing keteraturan penting. Lebih baik menambahkannya langsung ke kalender seluruh tim. dan di kalender. di udalenke alat manajemen wajib dan waktu Anda dan waktu tim. hormati Gejala. Saya perlu membahas sesuatu yang penting, tapi saya menghormati Anda , rencana Anda, jadi saya mengundang Anda ke rapat sebelumnya. Jika waktu yang diusulkan tidak tepat, kami dapat menunda. Jika Anda memiliki pertanyaan awal tentang tujuan rapat, Anda dapat bertanya, serta menolak rapat.
Prinsip 4. Komunikasi 1x1
Ketika seluruh tim bekerja di satu kantor, komunikasi spontan terus muncul. Dekat mesin kopi, di dapur, seseorang menangkap seseorang di koridor untuk beberapa patah kata. Tidak ada kemewahan seperti itu dalam mode kerja jarak jauh. Hanya ada pengirim pesan instan, telepon. Orang berbeda, dalam IT mereka lebih sering tertutup, sehingga situasi dapat muncul di mana salah satu karyawan "hilang", komunikasi interpersonal rusak, yang sangat penting tidak hanya untuk mencapai hasil, tetapi juga untuk sosialisasi karyawan. Kami adalah manusia dan ingin berkomunikasi, bahkan introvert yang akrab.
Di sini, komunikasi semi-formal yang “spontan” dapat membantu, ketika ketua tim membahas masalah 1x1 dengan seorang karyawan. Pertanyaannya mungkin organisasi, mungkin teknis. Lebih penting lagi, pemimpin tim secara berkala memulai dialog dengan semua orang. Suara adalah yang terbaik, tetapi dalam beberapa situasi mungkin ada pesan teks. Suaranya jauh lebih baik! Ini tidak boleh terjadi sesuai jadwal, dan sebaiknya pertahankan frekuensi rata-rata pertemuan semacam itu minimal 2 kali seminggu.
Prinsip ini berasal dari keterampilan offline lama yang baik dari seorang pemimpin yang baik - untuk berkomunikasi dengan karyawan, perhatikan mereka. Offline, komunikasi semacam itu muncul secara alami, dengan sendirinya. Dalam mode jarak jauh, mereka perlu diinisiasi secara khusus. Jangan lupakan orang.
Saya telah menjelaskan empat prinsip dasar kerja jarak jauh agar produktif, efisien, dan nyaman bagi karyawan. Yang tidak memerlukan pengembalian ke kantor, yang dengan sendirinya menguntungkan secara ekonomi bagi perusahaan. Tentu saja, kompetensi seorang pemimpin tidak terbatas pada prinsip-prinsip ini, tetapi mengikutinya, begitu sederhana, sudah dapat secara dramatis mengubah sikap terhadap pekerjaan jarak jauh. Kami mencakup tanggung jawab manajemen utama - pelacakan tugas menyediakan perencanaan, kontrol, pendelegasian. Rapat perencanaan dan rapat 1 lawan 1 membuat satu bidang informasi. Masalah yang muncul segera diselesaikan atau ditambahkan ke pelacak untuk diprioritaskan.
Tidak ada yang rumit.