“Ketika penjualan di rumah bordil menurun, Anda perlu mengganti pekerja, bukan mengatur ulang tempat tidur” © (semacam anekdot).
Itu saja, cukup kutipan dan filosofi. Saya akan memberi tahu Anda bagaimana tempat tidur diatur ulang dalam satu perusahaan yang bagus dan nyaman. Tidak perlu memberi mereka makan langsung dengan roti, biarkan saja boks bayi bergerak.
Pasokan
Perusahaan tersebut, selama masih ada, memiliki masalah pasokan. Esensinya sangat sederhana: pembeli tidak bekerja dengan baik. Kami perlu memesan hari ini - mereka akan bertahan seminggu. Lebih mudah dan lebih murah untuk membeli di kota tetangga - mereka akan memesan di Timur Jauh. Dibutuhkan seratus lengan baju, mereka pasti akan memesan sepuluh atau seribu.
Semua orang tahu apa masalahnya - pemasok, penjual, produksi, dan manajemen. Tapi entah bagaimana ... Anda tidak bisa datang dan menendang kepala orang? Semuanya harus dilakukan dengan cerdas. Melalui perubahan organisasi.
Bisnis favorit para manajer di pabrik desa adalah mengubah struktur organisasi perusahaan. Tetapi para pahlawan kita memutuskan bahwa itu terlalu memakan waktu - untuk menggambar dan menyetujui struktur baru, menyusun transfer personel, mengulang sekumpulan kertas seperti proses dan peraturan di departemen.
Oleh karena itu, kami memutuskan untuk mengubah nama departemen pada rambu-rambu. Semacam restrukturisasi ringan. Mereka datang dengan nama, mencetaknya pada lembaran A4 biasa, membuka tutup pelat tua dan mengubah koridor manajemen pabrik menjadi jaminan sosial. Departemen Persediaan menjadi Departemen Logistik, Departemen Penjualan menjadi Departemen Pelanggan, dan seterusnya.
Kami duduk dan menunggu - tidak, itu tidak berhasil. Semuanya perlu diubah.
Tidak dikecualikan bahwa programmer mengambil bagian lebih jauh, sejak itu diputuskan untuk mengubah "metadata struktur organisasi" - dalam judul "Departemen Pasokan" perlu untuk mengubah bukan kata "pasokan", tetapi kata "departemen". Dan ada lompatan yang lucu.
Pertama, yang paling sederhana dipilih - "layanan". Dan itu terdengar lebih solid, dan semacam petunjuk yang perlu Anda sampaikan. Selama sekitar satu tahun ada layanan, tetapi tidak berhasil. Kemudian mereka memutuskan bahwa tidak ada yang ditanam di sini - departemen, layanan, solusi radikal diperlukan. Biarlah ada departemen.
Departemennya sudah indah, dengan cara barat. Kami mengubah struktur organisasi, duduk menunggu. Sial, itu tidak berfungsi lagi. Anda membutuhkan sesuatu yang lebih keren dan lebih menginspirasi. Kami memutuskan bahwa akan ada perpecahan. "Divisi Pasokan" - bunyinya seperti apa, ya? Judul yang sudah jadi untuk film Christopher Nolan baru.
Namun, sayangnya, ini juga tidak membantu. Namun, harapan dinyalakan lagi: seorang pria pintar muncul di terang hari, yang berkata - Anda memiliki nama yang berbeda, tetapi Anda membutuhkan nama pemersatu. Misalnya, "departemen" - dari kata "divide", "departemen" - dari bahasa Inggris "bagian" (bagian), dan "divisi" - dalam bentuk murni divisi ("divisi"). Mungkin juga seorang programmer.
Kami memutuskan - berhenti berbagi. Biarlah ada "tim". Tetapi mereka dengan cepat berubah pikiran - mereka merasa malu di depan dunia luar. Bayangkan seorang klien datang untuk bernegosiasi, seseorang bertemu dengannya dan berkata: "Saya Vasya, dari tim penjualan." Mereka tidak menyukai mereka di desa.
Kami menyadari bahwa pendekatan tersebut tidak berhasil. Semuanya perlu diubah.
Sekarang reorganisasi yang serius telah dimulai. Kami mulai mengatur ulang orang dan mengubah konfigurasi departemen. Ada lima pemasok, dan muncul pertanyaan - atas dasar apa mereka harus dibagi? Seorang pria pintar datang dan berkata - sekarang yang disebut. "Pembelian kategori". Seperti Vasya yang bertanggung jawab untuk kategori "Casting dan Forgings", Gena untuk "Hardware", dan Valya untuk "Rolled metal (termasuk lembaran logam)", dll. Dan begitulah mereka berbagi. Menjadi lima departemen.
Dengan segera, tentu saja, diindikasikan bahwa setiap departemen akan berkembang, akan ada kepala, kantornya sendiri, dll. Nah, agar orang tidak khawatir. Namun untungnya, percobaan tersebut tidak berlangsung lama - hanya beberapa bulan.
Kami menyadari bahwa itu tidak berhasil dan kami harus mengubah segalanya.
Dibagi menurut kriteria lain - nomenklatur serial dan adat. Serial adalah segala sesuatu yang diproduksi oleh pabrik yang berbeda dan dapat dibeli kapan saja. Disesuaikan, masing - masing - apa yang tidak ada di gudang dan harus dipesan terlebih dahulu.
Meringkas landasan teoretis - baca artikel oleh Eric Trist, bagaimana dia mengatur dengan membagi dan menata ulang tambang. Sekarang semuanya persis sesuai dengan pikiran - orang dibagi menurut perbedaan mendasar dalam struktur energi aktivitas sehari-hari. Apapun maksudnya.
Namun, itu tidak membantu. Kami menyadari bahwa semuanya harus diubah.
Kemudian seseorang membaca buku tentang unit bisnis. Kami memutuskan bahwa, tentu saja, kami juga harus memiliki unit bisnis, manajemen matriks, dan bahkan lebih baik - manajemen proyek. Tapi ini masih jauh di masa depan.
Sebuah unit bisnis di dalam pabrik adalah ketika beberapa tenaga penjualan, beberapa pemasok dan, katakanlah, seorang insinyur desain ditempatkan di satu departemen. Ternyata tim kecil, di dalamnya tidak ada batasan, hambatan, birokrasi, dll. Setiap unit bisnis melakukan sesuatu sendiri - baik produk, atau wilayah, atau klien. Di sini mereka dibagi menurut lini produk.
Dan semua "tidak jelas siapa" dimasukkan ke dalam apa yang disebut. Pusat Korporat, alias KC. Akuntan, programmer, ekonom, pengacara, dll. Nah, dan karenanya, CC "melayani" unit bisnis, menyediakan layanan bagi mereka. Kira-kira bagaimana negara melayani warga dan bisnis.
Secara umum, tiga pemasok duduk sesuai dengan unit bisnis, dua tersisa di pusat perusahaan - untuk pembelian "nomenklatur umum". Setiap unit bisnis memiliki bos. Dan, semoga beruntung, semua bos adalah wiraniaga. Orang-orang yang sepanjang sejarah perusahaan telah menghadapi masalah Paman Fedor - untuk menjual sesuatu, Anda harus membelinya. Dan siapa yang membeli dari kami barang yang salah dan tidak kemudian, kami sudah tahu.
Di dalam unit bisnis, segera, pemasok pemasok lama tidak lagi berfungsi. Manajer penjualan menjelaskan dengan jelas apa yang harus dibeli, berapa jumlahnya, dan kapan. Dan pemasok tidak tahu caranya, dia menderita sesuatu seperti disleksia pengajuan. Orang-orang di unit bisnis melolong.
Dan bagi mereka yang tinggal di CC, semuanya seperti sebelumnya - nyaman dan tenang. Nah, setelah beberapa bulan disiksa, orang-orang dari unit bisnis juga meminta CC. Mereka bahkan menyimpulkan beberapa justifikasi - mereka mengatakan, pengadaan harus terpusat, ini adalah tren modern, tidak ada fungsi yang bisa diduplikasi. Contoh diberikan - satu pemasok menerima pesanan dari unit bisnis yang berbeda, dan mengirim dengan harga yang melambung karena ukuran batch yang kecil. Ide alasan diambil dari MBA, yang kemudian dipelajari oleh pemasok paling penting.
Lalu apa yang harus dilakukan? Kami memindahkan semua pemasok ke CC. Kemudian para desainer. Hanya tenaga penjualan yang tersisa di unit bisnis. Intinya hilang, dan kami kembali ke tahap awal eksperimen - hanya departemen. Benar, mereka tidak melanjutkan percobaan. Kami baru saja mengundurkan diri dan tersesat dalam krisis.
Spesialis IT
Secara paralel, ada spesialis TI - pemrogram dan administrator sistem. Pada awalnya, mereka entah bagaimana bekerja - baik, secara acak, tanpa pengelola tugas dan ITIL. Terus terang mereka bekerja sangat buruk, persis seperti yang biasa dilakukan di pabrik - ke tingkat "agar tidak dipecat".
Setelah melihat pemasok dan penataan kembali tempat tidur mereka, mereka menyadari - ini dia! Berhenti mendengarkan apa yang orang IT itu buruk, Anda perlu mengubah segalanya.
Kami memutuskan demikian - tidak ada bagi kami, spesialis TI, untuk menelepon dan berteriak bahwa printer tidak berfungsi, laporan tidak dibuat, atau aplikasi tidak berasal dari situs. Jika Anda ingin spesialis TI melakukan sesuatu, tulis memo. Sekarang semuanya akan menjadi serius bagi kami.
Kami pergi ke direktur dan membuktikan perubahannya. Sulit untuk diperdebatkan - intinya justru kurangnya catatan dan persetujuan, dan sama sekali bukan pekerjaan yang buruk dari spesialis TI. Direktur, mengetahui dan dengan tulus mencintai standar ISO 9001, yang menyatakan bahwa "proses harus selalu dicatat," menyetujui pendekatan tersebut.
Secara alami, kesenangan segera berlalu - semua tugas saat ini dilupakan, penundaan busuk menjadi segar kembali. Jika seseorang ingin tugas lamanya selesai, biarkan dia menulis siput.
Orang tidak bodoh, dan mereka dengan senang hati mulai memusatkan perhatian pada catatan layanan. Spesialis TI harus mengeluarkan meja lama yang berdebu dari ruang server untuk menumpuk berton-ton kertas di atasnya - tidak ada yang bisa muat di laci meja untuk waktu yang lama. Namun, teriakan dan umpatan tentang "Orang IT bekerja seperti mereka bertumpuk di celana" meningkat dengan semangat baru.
Oke, pakar IT mengumumkan, ada masalah, semuanya perlu diubah. Akar masalahnya adalah file layanan adalah kertas. Sangat bodoh tidak jelas apa dan kapan harus dilakukan, dan bagaimana mengendalikan semua ini.
Keputusan? Otomatiskan memo! Dua kelinci mati sekaligus - spesialis IT menerima dua indulgensi. Pertama, otomatisasi harus dilakukan terlebih dahulu - dan ini, "Anda mengerti", tidak begitu mudah. Sistem harus fleksibel, dapat disesuaikan, nyaman dan transparan. Kedua, tidak mungkin lagi melakukan siput. Dan tidak ada tugas dalam sistem, karena belum ada sistem.
Perlu waktu enam bulan untuk mengembangkan sistem tersebut. Dimulai dengan kemeriahan, gagal total. Enam bulan lagi memperbaiki tiang temboknya. Orang-orang mendidih - tidak mungkin sistem menerbitkan buku layanan untuk revisi sistem layanan.
Pada saat sistem mulai bekerja secara normal, sudah jelas bahwa itu perlu diubah. Pakar TI, untuk berjaga-jaga, menaburkan abu di kepala mereka, dan mengatakan tidak perlu mengembangkan sistem. Kita harus pakai yang sudah jadi, yang jumlahnya sejuta. Ini masalahnya, bukan karena orang IT tidak bekerja dengan baik. Semuanya harus diubah.
Kami istirahat sejenak untuk mencari solusi yang siap pakai. Tiga bulan kemudian, mereka memilih Bitrix - kotak termurah untuk menyebarkan portal perusahaan. Tiga bulan lagi dikerahkan dan disiapkan. Meskipun di sini, mungkin, saya setuju: bukan spesialis TI yang harus disalahkan. Tiga bulan untuk membuka kotak Bitrix dan membawanya ke kondisi kerja masih saleh.
Selama ini mereka hidup apa adanya. Seseorang memasukkan catatan layanan ke dalam sistem lama, beberapa diketik, dan yang paling sombong dengan cara kuno menelepon dan berteriak.
Ketika portal perusahaan di Bitrix mulai bekerja, sejarah berulang. Kelebihan tugas yang berhasil hidup di kepala, di atas meja berdebu, dalam sistem otomatis, secara damai dipindahkan ke "antarmuka adaptif fleksibel" yang terkenal.
Dengan "fleksibilitas" dan "kemampuan beradaptasi" kami bermain-main selama sekitar enam bulan. Dalam perjalanan, kami menyadari bahwa meja berdebu dan ruang servis akan lebih fleksibel. Sangat membantu bahwa tidak ada seorang pun di antara spesialis TI yang mengetahui PHP, jadi mereka hanya membuka formulir konfigurasi dengan mouse. Tidak ada yang terburu-buru, karena sementara "sistem sedang dikonfigurasi dan diimplementasikan", tidak terlalu diperlukan untuk memecahkan masalah saat ini.
Mereka meludahi Bitrix di suatu tempat pada saat ini "tidak berfungsi untuk menyiapkan pemberitahuan melalui surat, sepertinya ada bug di platform." Kami menyadari bahwa sistem tersebut tidak cocok untuk perusahaan manufaktur. Sesuatu harus diubah secara radikal.
Kami membutuhkan waktu satu bulan untuk menganalisis situasinya. Seseorang memberi tahu orang IT tentang Scrum: papan tulis, stiker, fleksibilitas, tidak ada sistem komputer. Mereka tidak pernah mengatur ulang tempat tidur seperti ini. Untuk beberapa alasan kami memutuskan untuk mencoba Scrum. Itu perlu untuk berubah secara radikal.
Kami langsung menemui masalah - Scrum diluncurkan dalam satu hari. Ada stiker, spidol juga, dan papan tulis dari ruang pertemuan sudah lama tergeletak di ruang server. Mereka menyeret keluar, menutup telepon, dan mengemudi. Dalam artian mereka duduk dan mulai menunggu tugas.
Pria yang berteriak pertama berlari masuk, menjelaskan masalahnya, menuliskannya di stiker, dan menggantungnya di papan tulis. Anehnya, mereka segera melakukannya. Saat kami berjalan, beberapa orang lagi berlari - mereka juga memindahkan tugas, menuliskannya, dan menempelkannya. Saatnya makan malam, berkumpul dan pergi makan.
Ketika mereka kembali, mereka hampir jatuh: seluruh papan ditutupi dengan stiker - kuning, merah muda, putih, biru. Seseorang menempelkan selembar kertas A4 dengan lembaran tercetak di magnet. Beberapa stiker tergeletak di lantai, di bawah papan, dengan jejak sol.
Seluruh pabrik makan siang, jadi mereka memutuskan ini: jika saya tidak melihatnya, maka tidak. Mereka melepas semua stiker dan potongan kertas, berlari ke ruang merokok, membuangnya ke tempat sampah dan membakarnya. Sisa setengah hari memiliki perselisihan dengan dua kategori warga: beberapa berteriak "di mana stiker pink saya?", Lainnya - "biarkan saya menempelkannya!". Scrum tidak hidup sampai pagi.
Diputuskan bersama bahwa Scrum tidak cocok untuk pabrik. Ini adalah hiburan untuk para pemula hipster, di mana orang-orang hanya menggembungkan pipi dan tidak ingin bekerja, jadi mereka menciptakan petualangan dengan stiker. Kami adalah orang-orang yang serius, kami membutuhkan Sistem.
Kami memilah Masalah di GitHub (?!), Jira, 1C: Alur dokumen, beberapa produk ITIL, tugas di Outlook, Bitrix24, Trello, Yandex.Tracker, Kanban (dengan pagar di sekeliling papan), menumpuk sistem kami sendiri.
Secara umum, kami telah mencoba banyak opsi untuk mengatur tempat tidur. Manipulasi ini memakan waktu beberapa tahun, menggunakan algoritma yang sama. Kami mengakui bahwa sistem atau metodologi lama tidak akan berfungsi. Semuanya harus diubah. Kami meluangkan waktu untuk menganalisis pasar dan memilih sistem baru. Kemudian - untuk implementasi dan konfigurasinya. Kami mengajari pengguna. Meluncurkan. Kami mendapatkan tugas yang sama, yang dengan cepat berubah menjadi merah. Kami kembali ke tahap awal.
Dan mereka bekerja seperti sebelumnya - hingga tingkat di mana mereka tidak akan dipecat.
Direktur
Dan akhirnya, penggemar lain mengatur ulang tempat tidur - sutradara. Jalur favoritnya adalah sistem gaji dan motivasi.
Secara sederhana, masalahnya adalah direktur membayar sedikit - semua orang, termasuk para deputinya. Tetapi dia memahami strategi kunci yang saya dengar berkali-kali sejak tahun 2006 di pabrik desa. Sekarang saya akan menjelaskan secara singkat, jangan tampilkan sutradara Anda.
Kami perlu terus-menerus mengubah sistem pembayaran. Tujuannya adalah membayar lebih sedikit. Tetapi orang harus merasa bahwa mereka mendapatkan lebih banyak.
Ini dilakukan dengan sangat sederhana - melalui sistem bonus, nilai, atau yang terbaik dari semuanya, KPI (KPI).
Pada awalnya, ada gaji, beberapa, seperti wiraniaga, mendapat bonus. Setelah beberapa saat, sutradara mengalami situasi yang tidak menyenangkan. Di satu sisi, gaji tidak berubah untuk waktu yang lama, dan orang-orang mulai mengeluh, meracuni cerita tentang "perusahaan yang mereka indeks setiap tahun." Di sisi lain, dia dan gaji saat ini sudah tegang - mereka ingin menguranginya.
Jadi dia memutuskan untuk mengubah segalanya. Membuat KPI untuk semua orang, mulai dari wakil direktur hingga wanita pembersih. Gaji dibagi menjadi gaji (sekitar setengah dari gaji sebelumnya), dan bonus berdasarkan kinerja. Secara alami, aturan ketat dalam memperkenalkan sistem KPI baru diamati: hal itu memungkinkan, secara teoritis, untuk mendapatkan lebih banyak, sekitar 30%.
Angka ini (30%) terus-menerus disuarakan oleh sutradara: Saya, karena sangat baik, telah menaikkan gaji Anda sebesar 30%, dan Anda tidak ingin bekerja. Faktanya, orang mulai menerima sekitar 70% dari tingkat pendapatan sebelumnya. Tetapi tidak mungkin untuk sampai ke dasar.
Tidak puas mendapat sedikit? Jadi Anda tidak menerima, tetapi datang untuk menghasilkan. Jadi hasilkan uang. Saya, direktur, tidak dapat bekerja untuk Anda, saya menciptakan peluang, kondisi, dan prospek. Bekerja dan berbahagialah.
Orang-orang lambat laun terbiasa dengan indikator yang tidak wajar, seperti "Tidak ada komentar tentang kebersihan di tempat umum", entah bagaimana mereka setuju - mereka berhenti merusak kehidupan satu sama lain, dan setengah-setengah pergi ke tingkat pendapatan sebelumnya.
Direktur memperhatikan ini dan memutuskan untuk mengubah segalanya. Terlalu malas untuk dipusingkan, jadi saya hanya membuat indikator lain tanpa mengubah keseluruhan sistem secara mendasar. Penggajiannya menurun lagi, dan untuk beberapa waktu direktur hidup dengan tenang.
Ketika orang belajar untuk melatih kembali indikator baru dalam satu bulan, direktur harus memaksakan diri, membuat dan menerapkan sistem penilaian. Sekarang ada gaji lagi, tetapi ukurannya tergantung kelas - ini adalah jenis kategori spesialis. Secara alami, pada awal sistem, setiap orang diberi nilai terendah - prestasi masa lalu tidak diperhitungkan. Berubah berarti berubah.
Jika Anda mengikuti strategi sutradara, hal utama saat memperkenalkan nilai adalah membuat algoritme untuk menaikkan level serumit dan tidak dapat dipahami mungkin. Apa yang harus dilakukan, bagaimana mempersiapkan, hasil apa yang harus ditunjukkan, kepada siapa harus lulus ujian, ke mana harus membawa cokelat - tidak ada yang diketahui. Direktur berkata - kami akan melihat selama 2-3 bulan bagaimana implementasi sistem berjalan dan kami akan memutuskan.
Enam bulan kemudian, dia mempekerjakan gadis itu secara pribadi untuk melapor kepada dirinya sendiri, menamainya "Manajer Kualifikasi", memerintahkan untuk membuat algoritme untuk meningkatkan nilai dan menerapkannya. Bukan karena dia memesan - lebih baik disarankan, atau direkomendasikan. Agar tidak terburu-buru.
Pada saat algoritme siap, sutradara kembali memutuskan bahwa semuanya harus diubah. Kaki tempat tidur berderit lagi di atas lantai kayu tua yang sudah rusak. Kali ini - menuju akuntansi biaya.
PS
Saya tidak mengecualikan bahwa semua masalah perusahaan, dan khususnya pemasok dan pemrogram, disebabkan oleh kecintaan sutradara untuk menata ulang tempat tidur. Bagaimana menurut anda?