Peta jalan untuk memperkenalkan portal perusahaan Bitrix24 di perusahaan besar. Tujuan, tahapan, tempat dalam infrastruktur

Inti dari artikel ini singkat

Bitrix24 sering dianggap sebagai "hanya CRM" atau pelacak tugas.

Perusahaan besar memiliki spesifikasinya sendiri, mereka membutuhkan "satu jendela akses ke layanan".

Ini adalah Portal Perusahaan.

Artikel tersebut memberikan peta jalan terperinci untuk implementasi di perusahaan besar dan menunjukkan urutan langkah-langkahnya.

Masalah: Komunikasi dalam tim yang terdiri dari 150 orang

Semakin banyak karyawan di perusahaan, semakin buruk dengan satu bidang informasi. Orang berhenti mengenali satu sama lain dengan penglihatan, menyelesaikan masalah pekerjaan menjadi lebih rumit, komunikasi terputus.



Alasannya sederhana - manusia sebagai spesies biologis bekerja dengan nyaman dengan 5-10 teman dekat, dan batas kenalan "teoretis" adalah 150 orang. Ini adalah ukuran maksimum dari "suku" primitif.



Di abad ke-21, orang dapat memecahkan masalah serius dan mengumpulkan tim besar untuk ini. Tetapi masalah biologi tidak akan pergi kemana-mana - tanpa alat khusus, komunikasi dalam komunitas yang besar akan menjadi buruk.



Yang buruk itu lambat, tidak efisien, boros kertas. Tidak ada yang menyukai birokrasi, tetapi hampir selalu perusahaan besar (bahkan yang modern) menderita persis seperti ini - kerumitan peredaran dokumen.



Aneh kelihatannya, teknologi informasi modern menambah masalah. "Gudang" memiliki programnya sendiri, "penjual" memiliki programnya sendiri, analis bekerja di Excel, metode pertukaran utama adalah email dan obrolan.



Semua ini menyebabkan penurunan efisiensi. Paradoksnya: di abad ke-21, tim yang terdiri dari tiga orang per karyawan bekerja berkali-kali lebih efisien daripada "gedung perkantoran" yang terdiri dari 3.000 spesialis.



Tetapi seharusnya sebaliknya: konsolidasi perusahaan membantu pembagian kerja dan harus menyelamatkan orang-orang pada operasi non-inti. Setiap orang bisa fokus sendiri.



Apa masalahnya? Di manakah hambatan di kantor modern? Banyak informasi, orang, dan "program". Tidak dapat berkonsentrasi pada area kerja Anda jika mengganti keyboard memerlukan memo.

Solusi: Portal perusahaan - lebih sedikit “program” untuk satu karyawan

Bitrix24 harus menjadi "satu jendela" akses ke informasi dan layanan perusahaan. Portal intranet perusahaan mengurangi jumlah "program" tempat setiap orang bekerja.



Artikel tersebut menjelaskan bagaimana melakukan ini, apa yang perlu Anda persiapkan di setiap tahap. Anda akan menerima peta jalan terperinci untuk implementasi komprehensif semacam itu.



Pelaksanaannya terdiri dari lima tahap, masing-masing dengan lima langkah. Setiap perusahaan memiliki karakteristiknya sendiri, tetapi logika umum untuk mengimplementasikan dan mengkonfigurasi Bitrix24 harus sama persis.



Blok-blok tersebut saling berhubungan, tetapi mudah dilepaskan. Jika blok tertentu tidak relevan untuk perusahaan Anda, keluarkan dari rencana implementasi, sisanya tidak akan terpengaruh.

Perusahaan mana yang cocok dengan skenario implementasi ini?

Skenario ini cocok untuk perusahaan manufaktur, konstruksi, dan layanan dari 150 hingga 3000 orang, di mana terdapat 3 atau lebih tingkat hierarki, departemen, dan cabang.

Tahap 1 “Pengaturan awal. Mengundang karyawan "

Anda bisa menuntun kuda ke lubang air, tetapi Anda tidak bisa membuatnya minum.

Tujuan dari tahap pertama adalah untuk menyediakan rangkaian layanan minimum yang layak bagi karyawan untuk mulai menggunakan sistem.



Pada tahap ini, struktur organisasi, informasi dasar tentang perusahaan dan karyawan dimuat, layanan bermanfaat pertama disediakan.



Orang-orang di perusahaan harus senang menerima undangan ke portal intranet Bitrix24 agar tersedia informasi terbaru dan layanan yang berguna. Butuh "permen". Setiap perusahaan memiliki miliknya sendiri.



Contoh halaman beranda portal untuk organisasi besar (antarmuka direktur SDM ditampilkan):

Pertanyaan

Jika Anda seorang manajer proyek untuk membuat portal intranet internal, untuk sukses di tahap pertama Anda perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Sistem perangkat lunak apa yang saat ini menyimpan informasi terkini tentang struktur organisasi perusahaan: departemen, divisi, manajer?
   
   Tanggapan khas:
   
   - MS Active Directory;
   
   - 1C: Manajemen Gaji dan Personalia;
   
   - tidak ada (dalam hal ini, Bitrix24 menjadi "titik kebenaran" tentang struktur).
   
   
   
   Jawaban yang akan membuat tahap pertama lebih panjang:
   
   - struktur departemen di AD, dan posisi dan komposisi departemen di ZUP;
   
   - kami memiliki beberapa "domain" dan salinan ZUP;
   
   - hak akses karyawan disimpan dalam sistem pihak ketiga;
   
   - semuanya rumit, Anda perlu pertukaran secara real time.
   
   
2. Di mana informasi resmi perusahaan disimpan sekarang? Siapa yang akan mempersiapkan publikasinya?
   
   
3. Apakah lowongan kerja diatur secara digital? Apakah ada program khusus atau akun pribadi di tempat kerja? Seberapa sering lowongan baru muncul? Apakah Anda perlu memposting lowongan secara otomatis di portal?
   
   
4. Apa "menyenangkan" yang bisa kita berikan kepada karyawan pada tahap pertama? Varian jawaban:
   
   - menu kafe terdekat atau kantin perusahaan
   
   - direktori nomor telepon dan ulang tahun
   
   - untuk mengotomatiskan proses "menyakitkan" (bahkan dari tahap berikutnya).
   
   

Sumber daya

Agar tahap pertama berhasil, Anda perlu melibatkan:

1. Pelaksana Bitrix24 yang kompeten dengan kompetensi integrator. Memilih lisensi, memasang sistem dan menciptakan kesamaan visi dengan para pemimpin proyek di perusahaan adalah dasar kesuksesan.
   
   
2. Spesialis IT. Konfigurasi dan jumlah server untuk beban yang diperlukan (disk, jumlah pengguna, tugas komputasi, integrasi) akan dihitung oleh perusahaan pelaksana.
   
   
3. Departemen SDM, pemasaran dan humas untuk memberikan informasi.
   
   

Gantt chart dari implementasi tahap pertama

Apa yang akan siap setelah akhir tahap pertama:

1. Bagan organisasi diimpor, secara otomatis diperbarui ketika ada perubahan dalam sistem induk.
2. Karyawan masuk ke portal intranet menggunakan kata sandi domain tunggal (atau kata sandi terpisah).
3. Semua informasi resmi yang dibutuhkan oleh karyawan tersedia.
4. Pembaruan kehidupan informal, acara perusahaan dan pengumuman tersedia.
5. Pesanan dan pesanan, berita dan acara diketahui oleh karyawan dari satu sumber.
6. , .
7. , “” .

1. 
   
   
2. 24
   
   
3. Bitrix24 Active Directory.
   
   

2 “ ”

.

Pada tahap kedua, tugas kita adalah "memulai hidup" di dalam portal perusahaan. Jika pada tahap pertama kami memberikan "permen" untuk memudahkan memulai, maka pada tahap kedua banyak bagian yang bermanfaat diluncurkan sekaligus.



Tahap kedua adalah kuncinya. Sekarang seorang karyawan akan dapat menyelesaikan tugas desain dan organisasinya di Bitrix24 setiap hari.

Contoh halaman Karyawan Baru

Pertanyaan

Untuk tahap kedua, Anda perlu mengumpulkan persyaratan untuk menyiapkan banyak informasi:

Basis pengetahuan.

1. Bagaimana database perusahaan disajikan? Misalnya:
2. Apakah Anda perlu membagi akses ke basis pengetahuan (menurut jabatan atau departemen)?

Manajemen proyek.

1. Sistem apa yang digunakan di perusahaan untuk manajemen proyek?
   
   - PlanFix / Jira / Youtrack / Redmine / MS Project / Program khusus?
   
   
2. ? (, “ 24”?)
   
   — , 24
   
   — , 24 . “ 24, ” “ 24”
   
   
3. ? :
   
   —
   
   —
   
   —
   
   — : , , ,
   
   , 24 , MS Project.
   
   
4. , ? ?
   
   

. .

1. 1: ? ?
   
   – “ ”
   
   
2. 3-5 HR-?
   
   

.

1. “”? ? ? ? ?
   
   
2. (- -) ? ?
   
   
3. - ?
   
   
4. - 24?
   
   — , 24 -
   
   — , 24 . “ 24 ”.
   
   
5. Proses apa di kantor yang paling sering diulang dan tidak efektif? Misalnya, seperti apa perjalanan bisnis dalam hidup?

Alur dokumen

1. Sistem manajemen dokumen apa yang diterapkan di perusahaan? Apakah Anda puas dengan mereka? Berapa banyak alur kerja yang dibutuhkan yang dicakup sistem ini?
   
   
   
   Dokumen apa yang harus disetujui dengan cepat sepanjang rute sederhana (bagi mereka, proses bisnis akan dikonfigurasi oleh Bitrix24)? Contoh:
   
   - aplikasi pembayaran dengan penempatan di kalender pembayaran;
   
   - Tolong;
   
   - penawaran komersial.
   
   
2. ? , , ? ( “ 10” – - 24 ).
   
   7.0.97-2016 , , ?
   
   ( – 1: 24).
   
   

1. .
2. .
4. Manajemen menerima alat untuk kontrol transparan dari berbagai proses dan gambaran penggunaan jasa.

Tautan yang berhubungan

1. Layanan jendela tunggal Bitrix24
   
   
2. Bagaimana cara mengatur aliran dokumen di Bitrix24? 6 tugas dan 4 cara untuk menyelesaikannya
   
   
3. Metodologi pengembangan rute untuk persetujuan dokumen di EDMS
   
   
4. Manajemen proyek yang khas
   
   
5. Permintaan layanan dan dukungan teknis di Bitrix24
   
   

Tahap kedua adalah kunci dalam proyek ini. Biasanya, inilah alasan mengapa perusahaan ingin menerapkan portal intranet yang berfungsi. Tapi ada banyak pertanyaan tentang itu.

Tahap 3 “Kenyamanan karyawan”. Tugas SDM

- Dan ciuman?

Tugas utama setelah meluncurkan semua proses utama di Bitrix24 adalah personel dan kebahagiaan orang-orang. Perusahaan telah berkembang, intranet juga berkembang. Ini adalah dunia yang harus diselesaikan. Anda perlu membuat orang "mudah".

Pertanyaan sebelum tahap ketiga "Kebahagiaan karyawan dan fungsi SDM"

1. ? ? :
   
   — , “ ”?
   
   — ?
   
   — “ ” ?
   
   
2. ? :
   
   — , ;
   
   — , .
   
   
3. “ ”? Learning Management System?
   
   — , iSpring Moodle;
   
   — , .
   
   “, ”, 24 “ ”. .
   
   
4. , ? KPI?
   
   
5. OKR (Objectives and Key Results « ») ?
   
   
6. OKR KPI?
   
   
7. HR- ?
   
   
8. ?
   
   
9. , , , ?
   
   ,
   
   
10. ? ?
    
    

:

1. .
2. .
3. - .
4. KPI , OKR ( , ).
5. ,
6. 24 .

1. HR 24
2. Bitrix24 sebagai portal SDM, pusat pengembangan personel, dan universitas korporat
3. Contoh mengumpulkan KPI untuk karyawan tentang kecepatan kerja di CRM
   
   
4. Laporan kinerja khusus
   
   
5. Chatbot untuk pencarian dokumen cepat

Tahap ketiga adalah menghadirkan kegembiraan dalam bekerja. Ini sangat penting untuk masa depan perusahaan dan iklim internalnya. Ketika HR lebih mudah untuk dikerjakan, karyawan lebih sering tersenyum. Itu penting.

Tahap 4 "Penjualan"

Uang adalah darah bisnis.

Menjual ke pelanggan adalah masalah utama bagi semua perusahaan komersial. Saat membangun portal intranet untuk perusahaan besar, topik penjualan tidak langsung muncul.



Mengapa? Bagaimanapun, Bitrix24 diposisikan sebagai sistem CRM, alat penjualan? Ada banyak alat siap pakai untuk bekerja dengan klien: jalur terbuka, penjualan dalam obrolan, analisis probabilitas perdagangan ..?



Pertama, perusahaan yang beranggotakan 150 orang selalu memiliki proses penjualan dan layanan pelanggan. Mereka mungkin tidak optimal, tetapi sebenarnya mereka. Penjualan bukanlah masalah utama, ini bukan alasan portal diperkenalkan.



Kedua, proses ini hampir selalu cukup kompleks. Banyak jenis kontrak, harga grosir, pembayaran yang ditangguhkan, penjualan proyek, klaim. Bitrix24 CRM tidak cocok untuk ini di luar kotak.



Kami perlu menyesuaikan CRM dengan proses perusahaan besar, unit manajemen dealer, laporan manajemen, kontrol piutang, dan analisis pekerjaan karyawan departemen penjualan.



Inilah tepatnya yang dilakukan di Tahap 4 "Penjualan".

Pertanyaan sebelum tahap keempat penerapan B24 di "Penjualan" perusahaan besar

1. Bagaimana proses penjualan dan layanan pelanggan di perusahaan digital sekarang? Apakah ada CRM, pendaftaran permintaan pelanggan, analitik penjualan dalam konteks saluran periklanan?
2. - Jika ya, apakah departemen penjualan Bitrix24 menganggap Bitrix24 sebagai platform baru?
3. Apa sajakah fitur akuntansi dari bekerja dengan klien di perusahaan sekarang? Misalnya, "Memegang struktur klien", ketika, pada kenyataannya, dalam satu klien bisa ada banyak:
   
   - badan hukum
   
   - faktur untuk pembayaran
   
   - kontak person
   
   - penerima barang
   
   
4. ( )?
5. ? , :
   
   — ,
   
   — (, , , )
   
   — -
   
   —
   
   — ,
6. ( ) , ?
   
   
   
   24 ? :
   
   — 1:
   
   — Microsoft Power BI
   
   — MS Dynamics
   
   — , CRM 24
7. , -?
8. ( )? , , ?
   
   

:

1. CRM 24 .
2. .
3. - .
4. .
5. -.

• -
  
  
• 24
• . .
  
  
• CRM
  
  
• CRM.

Tahap keempat meliputi layanan penjualan dan dealer dalam satu bidang informasi perusahaan. Ini adalah satu langkah lagi untuk menyelesaikan tugas utama: program lebih sedikit, lebih banyak senyuman, dan manajemen lebih jelas.

Tahap 5. Akun pribadi

Akun pribadi untuk semua orang!

Akun pribadi online untuk memecahkan masalah bisnis khusus melengkapi lima besar penerapan. Kantor-kantor ini menghubungkan karyawan, manajer, klien, dan dealer dalam satu bidang informasi.



Akun pribadi terintegrasi dengan proses bisnis perusahaan dan membuat pekerjaan secara umum lebih cepat dan lebih baik.

Pertanyaan sebelum tahap kelima penerapan B24 di "Akun Pribadi" perusahaan besar

Fungsi masing-masing kabinet terkait dengan proses perusahaan. Perusahaan selalu memiliki spesifikasi dan fitur yang perlu diperhatikan saat menerapkan. Misalnya, urutan startup atau fitur proses di LC.



Manajer proyek harus memilih 3-5 jenis pengguna bisnis atau mitra, yang bekerja dengan siapa yang paling "dirugikan": birokrasi, masalah, keluhan, kecepatan rendah dan efisiensi.



Perlu memahami bagaimana proses tersebut diterapkan sekarang? Akun pribadi apa yang dibutuhkan?

Hasil yang diharapkan dari tahap peluncuran akun pribadi:

1. Komunikasi dengan "dunia luar" dijalin ke dalam portal intranet: dealer, kontraktor, klien.
2. Proses bisnis portal intranet mencakup seluruh perusahaan.
3. Sangat mudah bagi para eksekutif untuk melacak keterlibatan dengan keluhan, dealer, dan spesialis.
4. Kecepatan komunikasi ke segala arah telah meningkat karena akun pribadi yang nyaman.
5. Kontraktor, dealer, mitra, karyawan mengucapkan "terima kasih, ini bagus."

Tautan tentang topik "Akun pribadi"

1. Proyek online terbaik untuk mempromosikan pabrikan di ritel 2018
2. 17+ fungsi toko online B2B grosir. Contoh antarmuka
3. Akun pribadi klien EVRAZ
4. Memproses klaim di akun pribadi Anda

Tahap kelima mencakup spesialis, mitra, dan kontraktor dalam satu bidang informasi perusahaan. Perusahaan telah memecahkan masalah digitalisasi aktivitasnya.

Versi lengkap peta jalan

Habr tidak mengizinkan untuk memasukkan kode dari iframe, jadi peta tersedia melalui tautan .

Total

Penerapan portal intranet di perusahaan besar memungkinkan:

• mengurangi jumlah peralihan di antara berbagai program untuk karyawan;
• kurangi dokumen;
• menciptakan lingkungan informasi yang bersatu;
• meningkatkan efisiensi di semua bidang pekerjaan melalui integrasi dengan perangkat lunak perusahaan;
• untuk membuat karyawan, manajer, pemimpin di perusahaan lebih bahagia.

Peta jalan yang dijelaskan dalam artikel tersebut adalah dasar untuk proyek implementasi tertentu. Gunakan!