Kami semua mengerti bahwa kami tidak tinggal di Jepang, di mana ada kontrak seumur hidup. Setiap karyawan dapat berhenti dan berganti pekerjaan kapan saja sesuai keinginannya. Namun dalam proses kerja, orang ini mendapat akses resmi ke nilai-nilai perusahaan. Dalam banyak kasus, kerja spesialis yang efektif tidak mungkin dilakukan tanpa akses ini. Tapi bagaimana Anda bisa menghindari pelecehan?
Tentang nilai-nilai yang diakses di departemen penjualan
Dalam posting ini, saya akan berbicara terutama tentang pekerjaan departemen penjualan, di sinilah kebocoran paling sering terjadi.
Manajer penjualan biasanya mendapatkan akses ke jenis nilai berikut:
- Keuangan. Hubungannya tidak langsung, karena, tidak seperti akuntansi, departemen penjualan tidak berinteraksi langsung dengan uang.
- Produk. Di sini, akses juga hanya sebagian, karena departemen lain bertanggung jawab atas saldo gudang.
- Informasi. Poin terpenting. Jenis nilai ini dibuat oleh departemen penjualan, dan dalam banyak kasus, karyawan mendapat akses langsung ke data yang telah mereka dan rekan mereka kumpulkan.
Manipulasi keuangan dimungkinkan di bagian penjualan hanya secara tidak langsung, ini terjadi melalui manipulasi diskon atau perbedaan nilai tukar. Saya tidak akan membahas detail tentang metode ini di sini. Penipuan cukup terkenal, begitu pula metode perlindungan terhadapnya. Selain itu, penyalahgunaan ini tidak relevan dengan topik publikasi.
Penyalahgunaan barang bisa dilakukan bersama dengan pekerja gudang. Paling sering, dalam hal ini, dokumen pengeluaran dibuat, atas dasar pengiriman barang. Selanjutnya, dokumen elektronik dihapus, salinan yang dicetak dihancurkan. Berdasarkan hasil inventarisasi, kekurangan tersebut dihapuskan ke biaya.
Cara lain adalah dengan membuat “re-grading” sesuai dokumen. Dalam hal ini, beberapa item dikirim, sementara yang lain muncul di dokumen, paling sering, atas permintaan pembeli. Terkadang tindakan semacam itu dilakukan atas arahan manajer, lebih sering atas inisiatif karyawan sendiri. Selama persediaan berikutnya, kekurangan diperbaiki, selisihnya dihapuskan ke "penilaian ulang". Tindakan ini juga tidak diklasifikasikan sebagai rahasia dagang.
Oleh karena itu, kami beralih ke hal yang paling penting - bekerja dengan informasi.
Rahasia dagang: apa itu?
Banyak pemimpin dan pemilik bisnis secara keliru percaya bahwa semua jenis informasi yang diterima karyawan mereka di tempat kerja untuk menjalankan fungsi resminya dapat dianggap sebagai rahasia dagang secara default. Kesalahan ini membawa konsekuensi yang menyedihkan.
Rahasia dagang bahkan bukan informasi yang dilindungi itu sendiri, tetapi mode operasi perusahaan. Itu. hanya pengenalan mode operasi tertentu, termasuk alur kerja yang sesuai, yang akan membantu melindungi jenis informasi yang dipilih dengan rahasia dagang.
Suatu kali frase "fasilitas aman" dikaitkan dengan sesuatu yang militer, karena ada tingkat perlindungan maksimum, termasuk segala jenis data. Saat ini, perusahaan yang menggunakan rahasia komersial dapat disebut sebagai perusahaan "rezim", yaitu jelaskan dengan jelas informasi apa yang mereka lindungi dan ambil tindakan organisasi yang sesuai.
Informasi yang dapat diperoleh di domain publik - nama, alamat, NPWP, nomor telepon perusahaan, dll. - tidak dapat "dibatasi". Pada prinsipnya, informasi apa pun yang ada di domain publik tidak dapat dianggap rahasia, tetapi, pertama-tama, seseorang harus berpedoman pada daftar dari Pasal 5 Undang-Undang Federal tentang rahasia komersial.
Pasal 5. Informasi yang tidak dapat merupakan rahasia dagang
, , :
- , , ;
- , ;
- , ;
- , , - , , , ;
- , , , , , , ;
- ;
- ;
- tentang persyaratan tender atau lelang untuk privatisasi properti negara bagian atau kota;
- pada ukuran dan struktur pendapatan organisasi nirlaba, pada ukuran dan komposisi properti mereka, pada pengeluaran mereka, pada jumlah dan remunerasi karyawan mereka, pada penggunaan tenaga kerja gratis warga negara dalam kegiatan organisasi nirlaba;
- dalam daftar orang yang berhak bertindak tanpa surat kuasa atas nama badan hukum;
- pengungkapan wajib yang atau tidak diterimanya pembatasan akses yang ditetapkan oleh undang-undang federal lainnya.
Data rahasia adalah data yang dianggap "tertutup" oleh organisasi, hanya dimaksudkan untuk penggunaan resmi, dan pengungkapannya dianggap sebagai pelanggaran rahasia dagang.
Di departemen penjualan, informasi "rezim" meliputi:
- Basis klien.
- Transaksi dengan pelanggan.
- Informasi tentang hubungan dengan pelanggan.
Basis klien mencakup daftar organisasi dan individu yang merupakan pembeli (klien): nama mereka, nama lengkap penghubung, telepon, alamat, dan metode komunikasi lainnya.
Transaksi adalah detail dari hubungan keuangan (kapan pelanggan membayar, dengan detail apa, pembayaran apa, dll.).
Hubungan mencakup informasi tentang kebutuhan pelanggan, frekuensi aplikasi, spesifikasi pengiriman, dll. Berdasarkan data ini, Anda dapat memahami bagaimana dan apa yang terbaik untuk dijual kepada pelanggan tertentu.
Mengapa Anda perlu melindungi informasi
Sangat penting untuk melindungi semua kategori data yang dijelaskan di atas oleh rahasia dagang. Hanya dengan demikian perusahaan dapat beroperasi dengan aman.
Jika data ini tersedia untuk pesaing, mereka dapat memanfaatkan informasi tersebut. Misalnya, mereka akan menghubungi pelanggan Anda dan memberi mereka penawaran menarik dengan harga atau produk terbaik yang tidak dapat Anda tawarkan kepada mereka.
Seringkali organisasi bekerja sama secara berkelanjutan, mereka senang dengan segalanya, dan karena itu tidak memantau pasar dan tidak tahu bahwa ada pilihan kerjasama yang lebih menguntungkan daripada yang mereka miliki sekarang. Tetapi jika tawaran menarik datang ke perusahaan seperti itu, kemungkinan besar, organisasi tersebut akan mengganti pemasok. Perusahaan yang bocor akan kehilangan keuntungan.
Lebih lanjut tentang kebocoran: bagaimana itu terjadi
Opsi yang paling umum adalah:
- Karyawan mengunduh sendiri salinan database dalam bentuk apa pun yang nyaman. Ini bisa berupa file data atau informasi di atas kertas.
- Saat berkomunikasi melalui email dengan klien, salinan dikirim ke kotak surat karyawan atau pihak ketiga. Memeriksa informasi ini membantu Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.
"Kebocoran" semacam itu dapat terjadi secara bertahap, akibatnya orang tetap bekerja di organisasi, tetapi pada saat yang sama menerima penghasilan dari pesaing. Jauh lebih sering basis klien diunduh untuk penggunaan pribadi sebelum pemecatan yang direncanakan.
Juga, manajer mungkin mengatur semacam sabotase selama periode ini. Misalnya, klien yang ingin "mengambil" pesaing akan ditawarkan kondisi yang kurang menguntungkan, dan kemudian, sudah di tempat baru, dengan pemahaman penuh tentang semua nuansa, akan membuat kesepakatan yang menguntungkan.
Kerusakan karena pelanggaran rahasia komersial
Untuk menilai kerusakan, Anda perlu memahami sumber daya perusahaan mana jika terjadi kerugian yang dapat dipulihkan, dan mana yang tidak mungkin atau sangat sulit. Jadi, jika ada barang yang dicuri dari Anda, itu tidak menyenangkan, tetapi Anda masih bisa membeli yang baru. Benar, ini membutuhkan uang. Tetapi uang adalah sumber daya yang Anda dapatkan dari pelanggan Anda. Oleh karena itu, situasi dengan pencurian semacam itu tidak menyenangkan, tetapi dapat diperbaiki.
Pelanggan dalam bisnis dapat disamakan dengan sebuah sumur yang airnya selalu ada. Selama Anda menggunakan "sumur" ini, bisnis akan berjalan, dan setiap kerugian dapat dikompensasikan.
Sekarang anggaplah sumur itu kering. Air "kiri", yaitu, klien. Ini terjadi ketika rahasia dagang bocor.
Dalam hidup, penolakan untuk bekerja sama dengan semua klien perusahaan praktis tidak pernah ditemui. Biasanya, kebocoran hanya menyisakan sebagian pelanggan. Tetapi bahkan dalam kasus ini, ternyata level "air" Anda telah menurun secara signifikan, dan ini untuk waktu yang lama. Itu. Anda mendapatkan keuntungan lebih sedikit, terlebih lagi, tidak hanya hari ini, tetapi juga besok, dan bahkan dalam setahun. Semakin banyak loyalitas yang ditunjukkan klien kepada Anda, semakin besar potensi keuntungan yang hilang.
Dalam bisnis domestik, anehnya, perhatian tidak cukup diberikan pada poin-poin ini. Faktanya, ini adalah kesalahan besar. Keuangan dan aset material dapat diperbarui, klien tidak. Jika pembeli telah mengganti pemasok, dia hampir tidak pernah kembali.
Pelanggaran rahasia dagang: kisah nyata
Untuk lebih memahami kerusakan yang didapat perusahaan karena kurangnya perhatian pada rahasia dagang, saya memutuskan untuk membagikan kepada Anda contoh-contoh yang saya temukan dalam kehidupan nyata. Esensinya sama di mana-mana - seseorang mendapatkan akses ke informasi dan mulai menggunakannya bukan untuk kepentingan perusahaan. Tapi di suatu tempat itu berakhir di pengadilan pidana, dan di suatu tempat mantan karyawan atau mitra menggunakan data itu dengan impunitas. Itu semua tergantung pada apakah orang merawat diri mereka sendiri sebelumnya atau tidak.
Kebocoran dari departemen estimasi dan tender
Perusahaan bekerja dengan fasilitas industri dan minyak besar, dan secara berkala mengadakan tender konstruksi.
Di divisi estimasi dan tender, seorang gadis bekerja di posisi tinggi. Dan suaminya berada dalam manajemen sebuah perusahaan konstruksi, peserta tetap dalam kompetisi semacam itu. Sebelum tender berikutnya, gadis itu menyalin data dan mengirimkan file tersebut ke email pribadinya. Alhasil, perusahaan konstruksi sudah menerima semua dokumen lelang, termasuk dokumen resmi, bahkan sebelum tender diumumkan.
Di sini, perusahaan mengambil perlindungan informasi dan rahasia dagang secara tepat waktu. Oleh karena itu, segera setelah diketahui adanya pelanggaran tersebut, karyawan tersebut diberhentikan berdasarkan pasal "Karena mengungkapkan informasi rahasia".
Dia mencoba membela diri melalui pengadilan, tetapi kesalahannya sangat jelas. Akibatnya, gadis itu tidak hanya kehilangan gaji dan pekerjaan yang bagus, tetapi lebih banyak lagi. Dengan reputasi seperti itu, akan sangat sulit mendapatkan pekerjaan.
Di Federasi Rusia, buku kerja sudah diperkenalkan dalam bentuk elektronik. Setelah didistribusikan secara luas, tidak mungkin untuk "kehilangan" catatan pekerjaan dengan catatan yang tidak nyaman dan memulai dari awal. Akibatnya, masalah reputasi ini menjadi lebih serius dari sebelumnya dan memiliki dampak yang jauh lebih besar pada motivasi orang daripada berbagai jenis denda.
Data nasabah bank
Di salah satu bank besar, seorang karyawan dapat bekerja dengan database dengan informasi rahasia klien (individu), di mana antara lain muncul nomor kartu bank, telepon dan kata sandi.
Lebih lanjut, orang ini setuju dengan pihak ketiga bahwa dia akan secara berkala mentransfer kepada mereka data di akun pelanggan, serta informasi yang akan memfasilitasi akses ke mereka. Kisah ini berlangsung selama lebih dari satu hari. Penipu menarik uang dari kartu orang lain, orang menderita kerusakan, bank kehilangan reputasi dan kehilangan pelanggan.
Layanan keamanan mengidentifikasi sumber masalah, karyawan tersebut dipecat dan dihukum dengan tindak pidana. Di sini tanggung jawabnya ternyata sangat serius. Tapi itu semua dimulai dengan fakta bahwa seseorang mendapat akses ke data "tertutup", tetapi gagal memahami "skema" seperti apa yang akan mengancamnya sebagai akibatnya.
Departemen penjualan dan rahasia dagang
Cerita ini sudah lama menjadi masalah massal, jadi di sini saya memutuskan untuk menggeneralisasi contoh. Departemen penjualan secara konstan bekerja dengan basis pelanggan, manajer mendapatkan pengetahuan tentang pelanggan, karakteristik mereka, hubungan dengan mereka. Manajer sendiri menerima bagian penting dari informasi tersebut dari klien dan memasukkannya ke dalam database dengan tangannya sendiri. Akibatnya, banyak orang yang merasa bahwa data tersebut adalah milik mereka sendiri dan bukan milik perusahaan.
Akibatnya, pada malam pemecatan (dan seringkali bahkan lebih awal), manajer mengumpulkan informasi tentang kliennya dan menyalinnya kepada dirinya sendiri. Seseorang membawa pulang file pada flash drive, seseorang mengirimkannya melalui Internet, beberapa lebih dekat dengan buku catatan kertas dengan catatan. Tidak penting, yang utama adalah data “keluar” dari perusahaan. Beberapa manajer dengan cara ini menyalin data tidak hanya tentang pelanggan mereka, tetapi seluruh basis klien.
Ini terjadi dalam salah satu dari dua kasus:
- Manajer berencana untuk berhenti dan mengambil pekerjaan dengan pesaing;
- Teman karyawan atau dia sendiri akan membuka bisnis serupa.
Bagaimana seorang pemberi kerja bereaksi terhadap pelanggaran tersebut:
- Metode pengaruh disiplin, termasuk masuknya informasi ke dalam persalinan. Ini dilakukan jika situasinya sulit, tetapi tidak kritis, dan karena alasan tertentu mereka tidak ingin memecat orang tersebut.
- . , , . .
- . , , .
: , . ( ). .
Cerita ini berfokus pada sebuah perusahaan manufaktur. Untuk kebutuhan mereka sendiri, para ahli telah memodernisasi salah satu mesin. Faktanya, itu menjadi unik, karena tidak ada yang menghasilkan yang seperti itu. Setelah beberapa saat, mesin tersebut rusak. Untuk perbaikan, organisasi pihak ketiga dipilih, yang tidak hanya mesin itu sendiri yang ditransfer, tetapi juga gambar modifikasi unik.
Spesialis perbaikan memenuhi kewajiban mereka, mesin itu kembali bekerja. Dan selang beberapa lama, perusahaan yang melakukan kontrak perbaikan mulai memproduksi mesin dengan revisi yang sama.
Di sini, pemilik informasi tidak dapat melindungi hak-hak mereka, karena mereka tidak mendaftar di mana pun bahwa gambar mesin yang dimodifikasi itu termasuk dalam rahasia dagang.
Waralaba dan rahasia dagang
Waralaba dalam bisnis modern sudah sangat umum. Hampir semua yang bisa dibayangkan adalah waralaba, dari resep hamburger hingga alat pemasaran. Apa pun yang disebut kekayaan intelektual dapat dijual di bawah waralaba.
Secara terpisah, ada baiknya berurusan dengan konsep seperti rahasia produksi.
Rahasia produksi adalah jenis kekayaan intelektual.
KUH Perdata Federasi Rusia Pasal 1465. Rahasia produksi (pengetahuan)
( . 12.03.2014 N 35-)
1. (-) (, , , ) - , , , .
2. , .
Misalnya, jika daftar pelanggan, kontak mereka, proyek dan sejarah hubungan disajikan dalam bentuk database, maka database tersebut adalah hasil yang dilindungi dari aktivitas intelektual (sub-paragraf 3, paragraf 1 pasal 1225 KUH Perdata Federasi Rusia), dan metode pencarian, menarik pelanggan dan format kerjasama dengan mereka dapat dianggap sebagai rahasia produksi dalam pengertian Seni. 1465 dari Kode Sipil Federasi Rusia.
Perlindungan hukum, pada gilirannya, muncul dari penerapan rezim rahasia dagang, dan ini adalah satu-satunya cara.
Jadi, dari segi hukum, rahasia dagang muncul ketika rahasia dagang disebarkan atas informasi tertentu yang berkaitan dengan cara produksi.
Misalnya, rahasia produksi Coca-cola disimpan dengan sangat hati-hati. Akibatnya, selama bertahun-tahun para pesaing mencoba mengulangi resepnya, tetapi tidak ada yang mampu mereproduksi rasa yang sama persis.
Tapi itu juga terjadi dengan cara lain. Organisasi kecil seringkali tidak tahu bagaimana menjaga rahasia produksi dengan benar.
Misalnya, sebuah perusahaan kecil membeli toko tukang cukur di bawah perjanjian konsesi (waralaba). Ngomong-ngomong, dalam hal ini nama waralaba tidak sepenuhnya benar, tetapi diterima secara umum. Jadi, sebuah pendirian baru dibuka dengan merek tertentu. Manajer dan karyawannya dilatih dalam standar kerja tertentu, mereka memiliki akses ke dokumentasi milik pengembang merek.
Toko tukang cukur bekerja, pemilik, sesuai dengan perjanjian konsesi komersial, mengurangi dana tertentu untuk menggunakan merek tersebut. Setelah beberapa saat, lembaga ditutup atau, sebagai opsi lain, karyawan yang memiliki akses ke sebagian besar informasi komersial meninggalkannya.
Setelah beberapa saat, sebuah pendirian baru dibuka, dan ia memiliki mereknya sendiri, istimewa. Tetapi klien mengenalinya sebagai toko tukang cukur yang dikenal dengan berbagai karakteristik: pendekatan untuk bekerja, "trik", prinsip, dll.
Saat membeli waralaba, ini terjadi di Federasi Rusia di banyak wilayah. Dan hanya ada satu alasan - pemilik merek membuat kesalahan saat membuat dokumen. Akibatnya, orang asing mendapatkan rahasia dagang mereka tanpa mendapat hukuman dan gratis.
Bagaimana melindungi informasi komersial
Apa yang dibutuhkan untuk pengenalan yang kompeten dari rezim rahasia dagang:
- Buat dokumen yang merinci semua jenis data yang dianggap rahasia dagang.
- Tandatangani komitmen kerahasiaan dengan setiap karyawan (setelah bekerja, ini menjadi bagian integral dari kontrak kerja).
Dengan demikian, perusahaan akan mendapatkan perlindungan hukum terhadap kemungkinan tindakan karyawan yang memiliki akses ke informasi komersial.
Pada saat yang sama, orang yang sudah bekerja memahami informasi apa yang diklasifikasikan sebagai "tertutup". Mereka memahami kemungkinan konsekuensi dari penyalinan dan pengungkapan data ini. Akibatnya, bahkan setelah pemecatan, seseorang akan berpikir dengan baik apakah perlu membawa basis klien bersamanya, karena dia memahami apa yang dia hadapi jika informasi tentang hal ini diketahui oleh majikan.
Pertanyaan dan jawaban
Bagaimana cara menentukan informasi apa yang dianggap sebagai rahasia dagang?
Setiap perusahaan membuat daftar jenis informasi yang lengkap, tidak ambigu dan jelas yang dianggap perlu untuk "ditutup". Karyawan diperkenalkan pada daftar ini, setelah itu mereka menandatangani perjanjian kerahasiaan. Hasilnya, semua karyawan mengetahui dengan jelas informasi mana yang tidak boleh diungkapkan atau digunakan secara pribadi. Tanggung jawab potensial atas pelanggaran ditentukan dalam dokumen kerahasiaan. Dia menjadi bukti pelecehan di pengadilan.
Apakah rahasia dagang sering disalahgunakan?
Dari pengalaman pribadi, saya dapat mengatakan bahwa persentase pelanggaran semacam itu tidak terlalu tinggi, terutama jika perusahaan telah berhati-hati dalam memperkenalkan rezim rahasia dagang. Paling sering, seorang karyawan yang digaji terlalu sedikit atau telah tersinggung dalam beberapa hal, misalnya, dilewati ketika diangkat ke posisi manajerial, cenderung "mengambil" basis klien, dll. Selain itu, basis klien menarik bagi orang-orang yang berencana membuka bisnis serupa sendiri, atau memiliki keluarga dan teman yang terlibat dalam aktivitas serupa.
Apakah realistis untuk melawan jenis pelecehan ini?
Anda dapat memikirkan berbagai metode untuk memerangi kebocoran informasi, termasuk metode teknis (hak akses ke berbagai jenis informasi) datang untuk menyelamatkan. Tetapi lebih baik mencegah masalah apa pun daripada menghadapi konsekuensinya. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa seseorang memahami dokumen yang terkait dengan rahasia komersial dan memahami dengan jelas kemungkinan konsekuensi penyalahgunaan.
Dalam hal ini, prinsip yang sama berlaku untuk warga negara di negara bagian. Semua orang tahu bahwa hukum tidak bisa dilanggar. Setiap orang memahami tanggung jawab apa yang dapat timbul dalam kasus ini atau itu. Oleh karena itu, sebagian besar warganya mematuhi hukum. Sama halnya dengan rahasia dagang. Jika seseorang memahami bahwa hukumannya bisa serius, mulai dari denda dan kehilangan reputasi, dan berakhir di beberapa kasus pidana, dia akan berpikir tiga kali apakah pantas melanggar kewajiban yang ditandatangani.