Apa masalahnya?
Mungkin, bagi sebagian orang, tidak ada apa-apa. Tapi kami mengalami masalah. Kami terlibat dalam membangun dan mengotomatiskan sistem penjualan, menerapkan CRM, menciptakan infrastruktur cloud untuk bisnis. Selain departemen pengembangan dan produksi, proyek klien sering kali mencakup pemasar, penjual, akuntan, dan karyawan lainnya. Dan kami mulai berpikir tentang bagaimana mengatur proses manajemen proyek yang efektif.
Jika proses pengembangan dan produksi diatur dalam platform seperti Jira atau GitLab, maka tidak ada seorang pun kecuali pengembangan yang mengerti apa itu . Untuk menghubungkan karyawan pihak ketiga ke proyek, Anda perlu bertemu dengannya, menjelaskan konteksnya, memperbaiki tugas di suatu tempat, lalu mengontrol tingkat kesiapan dalam obrolan kerja, mendapatkan hasilnya melalui obrolan, dan menambahkannya ke Jira. Dan setiap saat.
Pengembangan terputus dari departemen lain di perusahaan, mereka tidak tahu cara menarik kami, dan kami tidak tahu apakah mereka membutuhkan partisipasi kami.
Beberapa tahun yang lalu kami menemukan platform Asana. Pada artikel ini, saya ingin memberi tahu Anda bagaimana kami mengatur proses pengembangan dan manajemen produksi sehingga:
- seluruh perusahaan bekerja dalam satu ekosistem,
- setiap orang memiliki fungsionalitas yang cukup,
- itu mungkin untuk memperkirakan biaya setiap proyek dalam jam dan uang,
- Bekerja dengan klien bersifat jangka panjang: tidak dalam kerangka satu tugas, tetapi dalam kerangka keseluruhan proyek dengan tumpukan ide yang konstan.
Sedikit tentang mengenal Asana
Saya menghabiskan 10 tahun mencari perangkat lunak yang nyaman untuk manajemen proyek. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 dan lusinan pelacak tugas lainnya belum lulus uji kekuatan. Kemudian saya menemukan Asana. Dan semuanya berhasil.
Menurut pendapat kami, ini adalah platform terbaik dan paling cepat berkembang untuk tugas dan manajemen proyek. Saat ini Asana adalah pemimpin dunia dalam popularitas dan kepuasan pengguna. Hal tersebut dibuktikan dengan grafik rating g2.
Kami adalah fans dari Asana, bahkan kami mendapatkan sertifikasi untuk dapat mengimplementasikannya kepada klien.
Saya akan menjelaskan secara singkat proses dari penjualan hingga implementasi proyek
Karena kami menjual layanan IT, saluran kami cukup panjang dan, menjelang akhir, masuk ke bagian produksi dan, terkadang, departemen pengembangan.
Departemen penjualan melakukan manipulasi standar: audit, persetujuan proposal komersial, penandatanganan perjanjian, pengalihan transaksi ke produksi. Produksi mungkin tidak menerima kontrak: itu harus menunjukkan anggaran, tanggal transfer ke produksi, perkiraan waktu dana untuk pelaksanaan proyek.
Berkat kombinasi amoCRM + Asana, saat transaksi dipindahkan dari departemen penjualan ke produksi dan sebaliknya, pekerjaan tidak akan terganggu di mana pun. Area tanggung jawab departemen penjualan ditunjukkan dengan warna biru, area tanggung jawab departemen produksi, dengan warna merah muda untuk departemen pengembangan.
Penting bahwa departemen pengembangan, tidak seperti departemen proyek, tidak dilibatkan dalam setiap proyek. Terkadang menyesuaikan sistem tidak memerlukan solusi khusus.
Jadi, ketika manajer menerima proyek tersebut ke dalam produksi, manajer penjualan dalam 1 klik pergi ke Asana (tangkapan layar). Dari amoCRM, proyek secara otomatis dibuat di Asana.
Sebuah tugas (tugas) dengan peta proyek, proposal komersial secara otomatis dibuat di dewan umum proyek klien. Semua klien yang sedang dalam produksi ditampilkan di sini. Di sini seorang manajer yang bertanggung jawab ditunjuk, tenggat waktu ditetapkan, jenis pekerjaan dipilih, dan status tugas diubah.
Seorang manajer dapat meluncurkan salah satu proses bisnis otomatis yang diusulkan dalam sebuah tugas:
- Temukan / Buat proyek Klien + Lampirkan tugas di sana
- Isi tugas dengan informasi tentang kesepakatan itu
- Buat kesepakatan dari tugas saat ini
Proyek ini diisi dengan semua data yang ditentukan dalam amoCRM. Bergantung pada jenis layanan, sekumpulan subtugas segera dibuat untuk implementasi blok kerja yang relevan. Semua yang tersisa untuk manajer proyek adalah menguraikan tugas-tugas rinci, menetapkan orang yang bertanggung jawab dan tenggat waktu.
Papan ini membantu Anda mengambil proyek baru untuk bekerja. Tetapi tidak nyaman untuk mengontrol status saat ini dan keberadaan proyek di zona risiko di atasnya.
Bagaimana kami mengelompokkan tugas dan proyek klien
Dari dewan umum semua proyek, manajer menambahkan proyek ke 3 papan lagi:
- papan klien pribadi;
- portofolio klien aktif;
- portofolio manajer.
Mari kita cari tahu mengapa kita membutuhkan setiap entitas.
Di tangkapan layar Anda dapat melihat papan pribadi klien.
Mengapa papan ini?
Kami biasa berpikir dalam tugas. Saya menyelesaikan tugas, pergi melakukan yang lain. Ternyata kami melakukan persis jumlah pekerjaan untuk klien yang dia minta. Tapi kami ingin membangun hubungan jangka panjang, jadi kami beralih dari bekerja dengan tugas menjadi bekerja dengan klien.
Kami memastikan untuk menuliskan semua ide untuk perbaikan untuk klien. Bahkan jika ini adalah pikiran yang secara tidak sengaja terlempar ke udara oleh klien, kami memperbaikinya dan menyelesaikannya. Ini adalah bagaimana backlog tugas terbentuk, pekerjaan dengan klien tidak berakhir.
Apa yang ada di papan ini?
Asana kami dikaitkan dengan beberapa layanan:
- Sistem CRM (untuk interaksi dengan departemen penjualan),
- TimeDoctor (untuk pelacakan waktu),
- ERP- ( ).
Kami telah menambahkan panel kontrol sumber daya cepat ke Asana. Anda mengarahkan kursor ke piring di atas tugas dan melihat siapa dan seberapa banyak yang mengerjakan tugas tersebut, bonus apa yang mereka peroleh.
Pekerjaan departemen produksi diperkirakan per jam, jadi penting bagi kami untuk melacak dengan cermat berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap karyawan untuk menyelesaikan masalah klien.
Apa keuntungan menggunakan papan?
Hasilnya, dalam sistem ERP, kami melihat laporan Proyek . Status transaksi, peserta proyek, anggaran proyek, jam kerja dan tenggat waktu.
Kami dapat memperkirakan biaya proyek pengembangan serupa, penghitungan KPI menjadi sangat transparan, dan tidak ada ruang untuk ilusi bahwa pengembangan hanya membutuhkan beberapa jam. Jika perlu, kami selalu memiliki antarmuka yang dapat kami tampilkan kepada klien untuk pelaporan.
Koper Asana
Fungsionalitas ini telah diimplementasikan di Asana sejak lama. Tapi kami tidak langsung menghargainya. Awalnya, kami hanya mengumpulkan semua proyek manajer kami ke dalam portofolio. Ternyata selama bekerja di perusahaan tersebut, Denis Kiselev bekerja dengan 61 klien.
Itu menyenangkan untuk diketahui, tetapi tidak cukup untuk membenarkan waktu yang dibutuhkan untuk mengumpulkan. Dan kami mencetak gol pada portofolio. Semuanya berubah ketika kami menyamakan proyek di Asana dengan satu kesepakatan di sistem CRM.
Sebelumnya, pengelola berlangganan semua proyek dan menerima pemberitahuan untuk semua perubahan di Kotak Masuk (umpan pemberitahuan). Setiap pembaruan status, komentar baru ditampilkan di umpan, dimulai dengan yang terbaru. Pada hari Senin, pemimpin duduk dan melakukan tugas kotak masuk secara berurutan. Prioritas sudah tidak mungkin, dan terkadang tugas-tugas penting tidak sampai ke tangan mereka.
Sekarang ada portofolio karyawan dan portofolio departemen proyek. Yang pertama, manajer mengelola proyeknya, yang kedua memberikan fungsionalitas kontrol manajer untuk beban kerja saat ini dari semua karyawan.
Portofolio departemen proyek
Di tangkapan layar, Anda dapat melihat proyek yang diurutkan berdasarkan karyawan.
Seminggu sekali, manajer proyek memperbarui status setiap proyek. Menulis apa yang telah dilakukan minggu lalu dan apa yang direncanakan untuk selanjutnya. Set satu dari tiga tag: terkendali, berisiko, ada masalah.
Manajer dapat dengan cepat menilai:
- volume klien saat ini di departemen desain,
- jumlah proyek yang sedang dikerjakan untuk setiap manajer,
- jumlah tugas yang terlambat berdasarkan proyek,
- adanya masalah dan kebutuhan untuk terlibat dalam proyek,
- tenggat waktu proyek, waktu yang dihabiskan, tahapan corong dan prioritas proyek.
Portofolio juga membantu kami dalam pelaporan. Setelah memperbarui status proyek, laporan pekerjaan yang telah selesai dan direncanakan secara otomatis dikirim ke obrolan dengan klien.
Portofolio karyawan
Bahkan kepala departemen proyek memiliki portofolionya sendiri. Jika, pah-pah-pah, dia melepaskan kekuatannya, orang baru itu akan melihat semua proyek terkontrol yang harus terus dia lacak.
Staf lini juga menghargai kenyamanan penjadwalan beban kerja portofolio. Di tab "Muat", Asana menganalisis volume tugas dengan mempertimbangkan tenggat waktu dan memperingatkan jika seorang karyawan telah merencanakan jumlah tugas yang tak tertahankan. Anda dapat mengubah tenggat waktu dan menyesuaikan detail tanpa meninggalkan tab ini.
Perbaikan bug dan pengembangan kustom
Tim terpisah bertanggung jawab atas pengembangan kami. Dalam kerangka proses bisnis, ini menerima tugas dari dua jenis:
- bug,
- pengembangan baru.
Bug diperiksa, dievaluasi kekritisannya, dan dikirimkan ke layanan dukungan teknis.
Tugas pengembangan berasal dari backlog untuk produk internal perusahaan, atau dari manajer proyek, jika diminta dari klien.
Proses pengembangannya secara umum terlihat seperti ini.
Tugas menghantam papan pengembangan di Asana. Itu dia.
Penulis tugas memilih jenis "Bug" atau "Fitur", menetapkan tingkat kritis, menunjukkan pelanggan, departemen internal perusahaan yang terpengaruh oleh tugas tersebut. Saat tugas memenuhi semua persyaratan peraturan internal, pengirim mengklik ikon petir di bilah atas di atas tugas dan memulai proses bisnis "Evaluasi dalam Pengembangan" otomatis.
Kepala departemen pengembangan menerima pemberitahuan tentang tugas baru untuk evaluasi, tugas itu sendiri dipindahkan ke dewan terpisah dengan nama yang sama selama evaluasi.
Setelah penilaian, manajer memindahkan tugas ke sprint yang sesuai dengan bulan penyelesaian yang direncanakan. Tugas selalu ada di beberapa papan pada waktu yang sama:
- di dewan pribadi manajer proyek,
- di papan dukungan teknis,
- di papan pengembangan.
Semua peserta dan karyawan yang mengontrol tugas dapat melihat progres tugas, menerima notifikasi, dan melakukan diskusi langsung di komentar untuk tugas. Ketika tugas selesai, manajer proyek atau spesialis dukungan teknis yang bertanggung jawab "membawanya" ke pihak mereka untuk terus mengerjakan proyek.
Apa yang terjadi ketika kami membawa departemen pengembangan dan produksi kembali ke satu lingkungan dengan tim?
Pertama, proyek klien menjadi lebih berjangka panjang. Karena backlog yang terus diperbarui, rata-rata cek meningkat.
Kedua, kualitas proyek telah meningkat pesat, karena departemen pengembangan dapat setiap saat mengajukan pertanyaan ke pemasaran, penjualan, akuntansi, dll. Kami mendapat kesempatan untuk menghubungkan kompetensi tim yang diperlukan tepat waktu dan menawarkan solusi dari tingkat yang sama sekali berbeda.
Ketiga, karyawan, manajer dan klien menerima transparansi lengkap dalam tugas yang direncanakan dan diselesaikan. Kami belajar MENGELOLA proyek, menyadari bahwa ini adalah proses yang benar-benar teknis dari mana faktor manusia hampir dapat dihilangkan.
Keempat,tim menjadi lebih kompak. Sebelumnya, karyawan hanya memiliki sedikit gagasan tentang mitos pengembangan dan departemen produksi.
Sekarang, melihat proses pengembangan dan konfigurasi teknis sistem:
- departemen penjualan menemukan ide dan inspirasi dalam dirinya tentang cara menjual,
- pemasar secara teratur mengambil konten yang bermanfaat untuk posting, artikel, posisi dan salinan iklan,
- pemimpin menganalisis kebutuhan dan perilaku pelanggan, menyesuaikan strategi.
Hasilnya adalah transformasi win-win-win, di mana kami, klien kami, dan mitra kami telah menang. Saya akan senang jika Anda membagikan pendapat Anda di komentar: apakah ada sesuatu yang berguna dalam artikel saya dan metode manajemen proyek apa yang Anda gunakan dalam pengembangan!