PBX virtual memungkinkan Anda menyelesaikan berbagai tugas di berbagai area dan area bisnis. Mari kita lihat beberapa contoh bagaimana perusahaan mengatur komunikasi dengan klien menggunakan alat VPBX.
Kasus 1. Perusahaan perdagangan dengan departemen grosir dan toko online
Tugas:
mengatur pemrosesan panggilan dari pelanggan dari seluruh Rusia, dengan kemungkinan panggilan gratis dan memesan panggilan kembali melalui formulir otomatis di situs web untuk pelanggan toko online.Situs ini memiliki dua nomor kota multisaluran umum dengan dua salam berbeda dan 8800 untuk pelanggan dari wilayah.
Panggilan ke 8800 dan nomor telepon rumah pergi ke departemen penjualan yang terdiri dari lima orang. Di departemen grosir, algoritme untuk menerima panggilan "Sekaligus" disiapkan, karyawan menyiapkan telepon meja mereka, dan mereka menelepon pada saat yang sama, karena penting bagi perusahaan bahwa panggilan apa pun diproses secepat mungkin.
Panggilan ke toko online ditangani oleh karyawan terpisah. Jika perusahaan masih melewatkan panggilan, pemberitahuan tentang panggilan tidak terjawab dikirim ke email atau utusan Telegram dari departemen penjualan, dan mereka menelepon kembali.
Situs web perusahaan memiliki widget panggilan balik yang terkait dengan VPBX, pelanggan memesan panggilan balik, dan manajer memanggil mereka kembali.
Kasus 2. Beberapa bisnis dan struktur cabang yang berbeda
Tugas:
mengatur telepon dengan pengaturan untuk struktur bisnis cabang dengan kemampuan untuk mengontrol panggilan dari jarak jauh. Menghubungkan menu dengan nomor pendek untuk berbagai cabang, lini bisnis dan mengatur kontrol panggilan dengan merekam percakapan melalui aplikasi Mobile.Pengusaha memiliki dua bisnis yang berbeda: sebuah bengkel reparasi peralatan rumah tangga dan dua toko pipa ledeng. Dua nomor kota dihubungkan dengan salam yang berbeda: satu untuk bengkel dan satu untuk toko.
Saat memanggil nomor toko, klien diminta untuk memilih toko mana yang akan dihubungkan: “Untuk terhubung ke toko di Slava Avenue, 12, tekan 1, untuk terhubung ke toko di ul. Lenin, 28 tekan 2 ".
Meskipun bisnis perbaikan dan perdagangan tidak terhubung dengan cara apa pun, akan lebih mudah bagi pengusaha untuk mengontrolnya pada satu titik, untuk memantau pekerjaan telepon kedua perusahaan melalui aplikasi seluler PBX virtual untuk melihat statistik panggilan dan mendengarkan rekaman panggilan.
Pemilik bisnis, melalui aplikasi seluler MegaFon Virtual PBX, memantau statistik panggilan untuk karyawan dan departemen, dan mendengarkan rekaman panggilan jika perlu.
Kasus 3. Tiga toko online kecil, satu karyawan menjawab panggilan
Tugas:
mengatur layanan panggilan dari tiga toko, dalam situasi ketika satu Administrator akan menjawab semua panggilan. Pada saat yang sama, ketika menerima panggilan, Administrator harus memahami dengan tepat di mana klien menelepon.Tiga toko kecil, satu menjual makanan sehat, satu yoga, dan satu teh eksotis. Setiap toko memiliki nomornya sendiri dengan salamnya sendiri, tetapi semua panggilan datang ke meja IP-telepon dari satu manajer.
Pada layar telepon IP, manajer melihat toko mana yang ditelepon pelanggan. Ini memungkinkan Anda untuk mempersiapkan percakapan sebelum mengangkat gagang telepon.
Jika perlu, manajer dapat meninggalkan tempat kerja, dalam hal ini panggilan akan dialihkan ke ponselnya.
Kasus 4. Pemrosesan aplikasi dari penduduk oleh pemerintah kota
Tugas:
mengatur telepon dalam administrasi kota kecil tentang masalah penerimaan dan pemrosesan aplikasi dari populasi untuk layanan. Otomatiskan pendaftaran aplikasi melalui integrasi dengan sistem akuntansi aplikasi administrasi kota dan optimalkan waktu panggilan operator.Administrasi kota menerima aplikasi dari penduduk untuk pemeliharaan komunikasi di rumah dan apartemen. Saat Anda memanggil nomor multisaluran umum, asisten robot suara menjawab, yang melaluinya Anda dapat secara otomatis membuat permintaan atau memeriksa status permintaan yang dibuat sebelumnya dengan menjawab beberapa pertanyaan, dan juga memeriksa alamatnya. Jika asisten suara tidak dapat menyelesaikan masalah, secara otomatis mengalihkan panggilan ke grup agen pusat kontak.
Kasus 5. Pengobatan. Penyelenggaraan telepon di poliklinik dengan alat kendali mutu bagi operator
Tugas:
mengatur telepon di klinik, yang memungkinkan Anda mengatur proses yang efektif untuk menilai kualitas pekerjaan karyawan di telepon.Penting bagi poliklinik untuk mempertahankan tingkat layanan yang tinggi, seperti yang ditentukan oleh rekomendasi metodologis untuk penyelenggaraan telepon sesuai dengan Orde Kementerian Kesehatan Rusia No. 421 tanggal 28 Juni 2013.
Peringkat karyawan yang tinggi membantu memotivasi staf lebih lanjut, sehingga mempertahankan dan meningkatkan tingkat layanan.
Poliklinik tersebut menghubungkan PPN MegaFon dengan nomor telepon rumah dan memasang telepon IP di setiap tempat kerja. Saat Anda memanggil nomor multisaluran yang umum, klien akan mendengar salam suara, dan panggilan tersebut masuk ke sekelompok operator. Jika karyawan tidak menjawab panggilan tersebut, panggilan tersebut dialihkan ke shift tugas. Administrator poliklinik, melalui Personal Account mereka, memantau statistik panggilan dan mendengarkan percakapan karyawan untuk menilai kualitas layanan dan memantau implementasi KPI berdasarkan jumlah panggilan yang diproses, panggilan tidak terjawab, kesalahan yang dilakukan dan layanan pelanggan secara umum.
Kasus 6. Salon kecantikan kecil. Satu sekretaris menerima semua panggilan dan mencatat semua klien di CRM YCLIENTS
Tugas:
mengotomatiskan pemrosesan panggilan, pesanan, dan data pelanggan melalui integrasi telepon dengan sistem CRM di salon kecantikan.Perusahaan telah menghubungkan PPN MegaFon dengan nomor telepon rumah. Ada sapaan di nomor tersebut: "Halo, Anda sudah menelepon laboratorium gambar." Setelah itu, panggilan masuk ke sekretaris di telepon.
Karena integrasi dengan YCLIENTS dikonfigurasi, dengan setiap panggilan, kartu klien dengan nama dan data lain akan muncul di layar komputer sekretaris. Sebelum mengangkat telepon, sekretaris tahu siapa yang menelepon, dan juga bisa mengerti dengan pertanyaan apa. Dan jika pelanggan menelepon untuk pertama kali, pelanggan dan kartu pesanan secara otomatis dibuat di CRM YCLIENTS.
Keunikan panggilan ke salon kecantikan adalah terkadang tidak ada satu pun panggilan dalam satu jam, dan terkadang beberapa sekaligus. Dalam pengaturan VPBX, sekretaris diatur sebagai satu-satunya karyawan di departemen, jadi jika sekretaris sedang berbicara, klien "berdiri" dalam antrian menunggu tanggapan manajer dan mendengarkan musik. Jika sekretaris tidak menjawab untuk waktu yang lama, pada detik ke-20 klien diminta untuk menekan 1 dan memerintahkan panggilan balik. Begitu sekretaris mengakhiri percakapan, dia secara otomatis dipanggil. “Sekarang Anda akan terhubung ke pelanggan,” dia mendengar di penerima, setelah itu PBX Virtual menghubungi klien.
Jika klien menelepon setelah jam kerja, panggilan tersebut dikirim ke mesin penjawab, yang meminta klien untuk pergi ke situs dan mendaftar ke layanan pada waktu yang tepat melalui formulir di situs.
Kasus 7. Servis mobil dengan toko dan tempat cuci mobil
Tugas:
mengatur telepon dengan satu nomor untuk unit bisnis yang berbeda dan dengan jam kerja yang berbeda.Perusahaan memiliki banyak bidang kegiatan: bengkel mobil, perawatan, toko onderdil mobil, cuci mobil. Sebuah PBX virtual dengan nomor kota terhubung. Setelah memanggil nomor tersebut, klien mendengar salam, setelah itu dia masuk ke menu suara IVR, di mana dia ditawarkan untuk memilih masalah apa yang dia panggil: "Untuk menyambung ke layanan mobil tekan 1, ke tempat cuci mobil - 2, untuk terhubung dengan operator, tetap di telepon" ... Panggilan masuk ke ponsel dari masing-masing divisi. Hanya tempat cuci mobil yang buka 24 jam sehari, jadi panggilan dikirim ke sana segera setelah jam kerja.
Jika karena alasan tertentu salah satu departemen tidak mengangkat telepon, semenit kemudian panggilan langsung masuk ke ponsel pemilik layanan mobil. Penting bagi perusahaan untuk tidak kehilangan satu klien pun!
Kasus 8. Agen real estate
Tugas:
mengatur telepon untuk perusahaan yang memiliki karyawan dengan pekerjaan perjalanan sebagai stafnya - layanan kurir, toko online, layanan pengiriman, agen real estat.Perusahaan itu mempunyai nomor iklan 8800, panggilan-panggilannya ditangani oleh seorang sekretaris. Pekerjaan menggunakan amoCRM. Realtors jarang mengunjungi kantor, mereka pergi ke objek, masing-masing memiliki wilayah kota tertentu. Semuanya menggunakan kartu SIM perusahaan, nomor ponsel mereka tertera di iklan.
Jika karyawan sedang mengemudi dan tidak dapat menjawab panggilan, panggilan tersebut diteruskan ke sekretaris di kantor. Jika pelanggan biasa menelepon kantor, panggilannya secara otomatis dialihkan ke manajer yang ditugaskan kepadanya.
Sekretaris dapat mentransfer panggilan klien ke makelar menggunakan nomor pendek.
Semua panggilan, masuk dan keluar, direkam. Manajer secara teratur mendengarkan panggilan dari manajer, memantau kualitas pekerjaan mereka, dan memberikan nasihat tentang
percakapan individu . Panggilan demonstrasi yang berhasil diunduh dan disimpan untuk pelatihan pemula.
Kasus 9. Agen periklanan di lantai dasar
Tugas:
mengatur komunikasi telepon di lantai bawah tanah atau dalam kondisi lain di mana, biasanya, tidak mungkin menggunakan komunikasi seluler.Manajer agensi periklanan melakukan banyak panggilan keluar. Ponsel di lantai basement hampir tidak pernah diangkat, tetapi manajer bekerja di depan komputer dan melakukan panggilan langsung dari browser melalui amoCRM. Selain itu, kantor ini memiliki telepon SIP-DECT portabel yang terhubung ke Virtual PBX melalui Internet, yang juga memungkinkan Anda melakukan panggilan.
Kasus 10. Menggunakan SMS
Kami akan menjelaskan secara terpisah beberapa kasus penggunaan kartu nama SMS dan permintaan maaf SMS.
Tugas:
mengatur pengiriman otomatis pesan SMS dengan kontak manajer atau informasi lainnya.Perusahaan yang menjual ban dan roda mengirimkan permintaan maaf melalui SMS untuk panggilan tidak terjawab dengan kode kata untuk diskon. Tujuannya adalah untuk menghindari situasi di mana calon pelanggan tidak dapat menghubungi perusahaan dan mencoba memesan dari toko pesaing.
Salon kecantikan mengirimkan kontak ke administrator, yang dapat dihubungi jika ada masalah.
Layanan mobil mengirimkan koordinatnya ke SMS sehingga klien dapat segera membangun rute.
Mari beralih ke kesimpulan
Dalam artikel tersebut, kami telah menjelaskan kasus niche utama yang mengungkapkan kemungkinan teleponi, asalkan PBX Virtual terhubung. Menurut statistik, 30% panggilan tak terjawab tanpa menggunakan alat kontrol diabaikan. Saat terhubung ke Virtual PBX, karyawan dan pelanggan menerima layanan yang mudah digunakan, dan bisnis - pertumbuhan basis pelanggan setia.
Informasi lebih lanjut tentang cara kerja MegaFon Virtual PBX dapat ditemukan di Basis Pengetahuan .