Kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh untuk industri TI tidak pernah menjadi sesuatu yang istimewa dan, bahkan, merupakan beberapa keuntungan.
Saat ini, selama periode keluar dari karantina dan kembali ke rezim yang biasa, sikap yang sedikit terdistorsi terlihat dan pemahaman yang tidak sepenuhnya jelas bahwa pemaksaan format kerja yang tiba-tiba tanpa mengunjungi kantor dan pendekatan sistematis untuk mengatur proses kerja jarak jauh pada dasarnya adalah hal yang berbeda.
Tren dan hype fesyen yang mulai dianggap sebagai peluang untuk secara dramatis mengurangi sejumlah biaya kantor, tidak dapat menjadi kenyataan ultimatum bagi tim mana pun. Sebenarnya, transisi ke pekerjaan jarak jauh tidak selalu merupakan keputusan dan penghematan yang sederhana, pada kenyataannya, ini adalah proses yang agak serius, tetapi, pada kenyataannya, sebuah proyek harus dilaksanakan dengan keterlibatan aktif dari HR, manajer proyek dan tim.
1. Menganalisis peluang:
1) Pastikan bahwa setiap karyawan siap dengan berdiskusi langsung dengan setiap anggota tim, dan perkenalan pribadi dengan pemimpin, percayai perasaan Anda sendiri.
Perlu diingat bahwa setiap orang memiliki pendekatan sendiri terhadap pengaturan diri dan peluang untuk bekerja di luar kantor. Bagi sebagian orang, ini bisa menjadi peluang bagus, tetapi bagi yang lain ini bisa menjadi proses yang sangat tidak nyaman dengan hilangnya efisiensi yang sesuai.
2) Ruang untuk bekerja di luar kantor (pertama-tama di rumah), bukan hanya tempat fisik tempat Anda dapat duduk untuk bekerja, yang artinya:
A. Perlu diklarifikasi kepada karyawan apakah mungkin mengalokasikan tempat untuk kenyamanan kerja di rumah, apakah ada faktor yang mengganggu dan mengganggu, apakah bekerja di rumah akan menimbulkan ketidaknyamanan, baik bagi dirinya maupun orang lain.
B. Tempat kerja yang nyaman adalah alat yang diperlukan dan kondisi kerja:
- Bagi sebagian orang, laptop cukup untuk bekerja, tetapi tim pengembangan sering kali membutuhkan PC lengkap atau paket monitor laptop.
- Ergonomi tempat kerja - apakah karyawan tersebut memiliki meja, kursi kantor, atau kursi berlengan yang nyaman atau memerlukan dukungan tambahan.
- Ketersediaan komunikasi - headphone atau headset, webcam.
- Ketersediaan komunikasi (Internet, komunikasi seluler).
- Akses mudah ke sistem internal.
Setelah menilai semua kemungkinan dan kebutuhan, dimungkinkan untuk memahami apakah format pekerjaan seperti itu benar-benar mungkin untuk seluruh tim atau secara selektif, dan juga untuk menyediakan kondisi yang diperlukan jika perlu.
2. Pekerjaan jarak jauh yang lengkap berbeda secara signifikan dari format biasa di kantor dan memerlukan pendekatan baru dalam komunikasi dan proses:
1) Salah satu masalah utama adalah penentuan kerangka waktu hari kerja, yang dicapai dengan kontrol dasar dan aturan organisasi mandiri yang sederhana.
Salam pagi dalam kelompok umum saat pekerjaan dimulai, seperti yang biasa kami lakukan di kantor.
Menginformasikan tentang "pergi" untuk istirahat atau kebutuhan untuk pergi bisnis, yang akan sangat membantu untuk menyederhanakan momen perasaan rezim kerja yang konstan, dan bahkan lebih mudah untuk makan siang yang tenang ketika tidak ada yang menulis kepada Anda, tidak menelepon dan tidak mengharapkan solusi mendesak untuk masalah pekerjaan Anda.
Akhiri hari kerja dengan "mengucapkan selamat tinggal" dan, mungkin, menyimpulkan ringkasan singkat dalam kelompok umum, dengan demikian membentuk akhir aktual dari periode kerja.
Kasus menarik juga dialami oleh rekan-rekan dari salah satu tim produk, ketika setiap hari pukul 18.30 ia dan istrinya mulai menonton serial tersebut di salah satu layanan video, sehingga mengakhiri hari kerja virtual dengan cukup jelas.
2) Komunikasi teratur, selalu dengan video, menciptakan perasaan stand-up kantor yang akrab, menyesuaikan dengan proses kerja, tidak memungkinkan Anda untuk bersantai, dan mengingatkan pada ritual kerja kantor yang biasa. Dalam mode ini sangat baik untuk merasakan suasana tim, baik dalam kesuksesan maupun sebaliknya, dalam masalah.
Di beberapa tim, format ini menerima format yang lebih maju, panggilan tematik, yang memberikan keterlibatan yang lebih besar dan menambahkan hal-hal positif ke dalam proses.
3) Komunikasi tatap muka berkala untuk memahami suasana hati masing-masing, keterusterangan dalam mendiskusikan kemungkinan masalah dan menilai apakah segala sesuatu dalam tim normal atau memerlukan elaborasi tersendiri.
4) Obrolan, panggilan, komunikasi video - kira-kira dalam urutan popularitas ini, kami menggunakan saluran komunikasi. Penting bahwa banyak tugas dan pertanyaan dapat dengan mudah diidentifikasi dengan teks, dengan demikian memperbaiki esensi mereka, dan kemudian dengan mudah dipindahkan ke tugas atau backlog. Pertanyaan yang lebih rinci lebih baik diselesaikan segera dengan suara. Untuk komunikasi satu-ke-satu, akan lebih mudah untuk menggunakan koneksi telepon, panggilan suara ke telegram atau getaran.
5) Masalah, poin penting harus diselesaikan hanya dengan suara, sangat penting untuk menyampaikan dan memahami suasana hati, memberikan pesan yang jelas tanpa distorsi dan tidak meninggalkan kesalahpahaman.
Untuk diskusi tentang masalah dengan partisipasi beberapa orang, cukup sederhana dan terjangkau untuk mengatur panggilan grup menggunakan komunikasi telepon biasa (yang banyak tidak digunakan).
6) Untuk diskusi dan presentasi kolektif - berbagi layar oleh pembicara, selama diskusi menggunakan alat online, seperti analog dari flipchart offline.
7) Sangat penting bagi pemimpin proyek / tim untuk memperhatikan umpan balik dan secara aktif menggunakan komunikasi pribadi untuk motivasi, terutama dalam masalah bermasalah.
3. Komunikasi informal, kebiasaan dan kebutuhan, bagian penting dalam komunikasi tim:
1) Ruang Terbuka / Dapur / Ruang merokok adalah ruang yang akrab bagi semua orang untuk mendiskusikan topik pekerjaan dan abstrak yang menarik.
Dapat disediakan berbagai alat online seperti virtual room di discord.com (kitchen / smoking room effect, hobby room, ambience dan open space background).
2) Komunikasi tet-a-tete, yang dapat dikembangkan dan dirangsang secara aktif.
Misalnya, bot telegram dikembangkan untuk tim Vodafone Ukraina - proyek situasional untuk pengembangan komunikasi online di dalam perusahaan Vodafone selama karantina
3) Pengembangan aktivitas online - game, pencarian, tampilan bersama, dll.
4) Organisasi pertemuan offline reguler.
Kesimpulan dari situasi saat ini, analisis langkah-langkah yang diperlukan dan contoh yang ada dalam transisi ke pekerjaan jarak jauh sebagian atau lengkap dapat menjadi sebagai berikut:
1. Kerja tim dari jarak jauh atau di kantor - ini adalah dua, berbeda dalam pendekatan mereka, format yang berlangsung.
Pekerjaan kantor bukanlah kepercayaan lama atau kurangnya kompetensi manajerial, karena terkadang terdengar sembrono, tetapi merupakan format interaksi tim yang berfungsi dengan baik.
2. Format kerja jarak jauh dalam tim, secara keseluruhan atau sebagian, dapat diimplementasikan dengan pemahaman kemungkinan seperti itu atau sesuai kebutuhan, tetapi dalam hal apa pun itu membutuhkan elaborasi, analisis, persiapan dan implementasi langkah demi langkah yang bijaksana, tetapi tidak mengikuti tren atau "mode".
Pilihan paling efektif adalah dan akan selalu menjadi fleksibilitas dan variabilitas pendekatan, perhatian dan kebermaknaan dalam setiap keputusan.