Pengacara besi Redmadrobot Marina Buturlina menceritakan situasi klien siap memesan pekerjaan, namun setelah penandatanganan kontrak, semuanya rumit dan terus-menerus ditunda. Jika Anda ingin memahami cara melanjutkan agar tidak melewatkan apa pun, tetapi Anda bukan seorang pengacara, maka tips ini cocok untuk Anda.
Anda dan Kirill sudah saling kenal selama setahun penuh. Dia bahkan mengikuti Anda di Instagram dan menyukai foto. “Dia tidak akan mengecewakan Anda dengan kontrak,” Anda telah setuju bahwa dia akan memberikan pembayaran kepada perusahaan Anda untuk layanan yang diberikan. Lalu bagaimana jika tidak ada kontrak? Cyril berjanji.
Di sisi lain adalah Cyril, yang menulis surat kepada Anda yang menyatakan bahwa, sayangnya, manajemennya telah menyetujui anggaran yang tidak memuat nama perusahaan Anda, dan Anda harus menunggu pembayaran. Dan, omong-omong, kami belum menandatangani kontrak, jadi ingatlah para pengacara. Akhir komunikasi.
Terdengar akrab? Jika tidak, maka Anda telah meramalkan semuanya terlebih dahulu ( baca caranya, menandatangani surat-surat ). Dan jika relevan, mari kita cari tahu.
***
Ngomong-ngomong, banyak orang bekerja dari jarak jauh, dan tampaknya topik ini lebih relevan dari sebelumnya, karena sulit untuk menandatangani makalah yang "hidup" dalam kenyataan saat ini.
Kesepakatan dengan klien jarang dimulai segera dengan penandatanganan kontrak. Ceritanya dimulai jauh "sebelum" - saat kita melakukan negosiasi dan korespondensi. Legislasi dan praktik peradilan sejalan dengan digitalisasi segala sesuatu dan semua orang, dan ini bukan pertama kalinya korespondensi diakui sebagai tindakan yang signifikan secara hukum.
Artinya semua ketentuan kesepakatan, tenggat waktu, pembicaraan tentang pembayaran dan berbagai "Aku bersumpah demi ibuku" yang disebutkan dalam korespondensi email dapat sejak lama diakui sebagai perjanjian yang memiliki kekuatan hukum bahkan tanpa menandatangani surat-surat.
Bekerja tanpa kontrak - dan Anda inginkan, dan tusukan
Di perusahaan mana pun, sebagai aturan, ada dua kubu: mereka yang menjual dan menarik uang ke perusahaan, dan mereka yang melindungi perusahaan dari langkah yang salah. Manajer (manajer proyek, manajer penjualan, bahkan mungkin pemilik produk itu sendiri, bergantung pada struktur perusahaan) dan pengacara adalah perwakilan terkemuka dari kamp-kamp ini.
Terkadang manajer dihadapkan pada situasi ketika klien ingin mulai bekerja secepat mungkin dan tampaknya siap membayar tanpa penundaan, tetapi inilah nasib buruknya - persetujuan dokumen di pihaknya akan memakan waktu satu bulan, atau bahkan dua bulan.
Ketika kami bekerja sesuai dengan rumus Waktu & Material (ini adalah ketika Anda tidak menentukan total biaya pekerjaan, tetapi menetapkan tarif spesialis dan Anda dibayar untuk pekerjaan itu, berdasarkan jumlah jam yang dihabiskan selama periode pelaporan), masalah pembayaran menjadi sangat akut, karena pekerjaan dibagi menjadi pesanan bulanan (atau sprint lainnya dalam durasi) dan hingga klien menerima dan membayar pekerjaan pada pesanan saat ini, tidak menguntungkan bagi kami sebagai pelaksana untuk melanjutkan ke pesanan berikutnya. Dan setiap pesanan perlu dikoordinasikan.
Ada pilihan - menunggu persetujuan dan, mungkin, kehilangan klien, atau mulai bekerja tanpa kontrak. Jika Anda memilih opsi kedua, jika semuanya berjalan sesuai dengan skenario yang buruk, ternyata pekerjaan telah selesai, Anda siap untuk menyerahkannya kepada klien, dan dia tidak lagi tertarik pada mereka atau tidak memiliki kesempatan untuk membayarnya. Seperti dalam cerita Cyril, di mana "anggaran tidak disepakati".
Saat ini, Pengacara belum tahu tentang situasinya, dia akan dihubungi nanti, ketika mereka akan memberitahu dengan mata besar bahwa cuaca di luar tidak buruk, tibalah waktunya untuk berjalan-jalan ke pengadilan.
Untuk mencegah hal ini terjadi, seorang manajer dan pengacara harus mengikuti tiga aturan sederhana.
Bagikan informasi dan raih pemahaman
Apa yang diketahui manajer tidak selalu diumumkan kepada pengacara. Sepertinya "tidak perlu". Tetapi kami (pengacara) di Redmadrobot selalu meminta untuk memberi tahu kami:
- ;
- ;
- , .
Semua ini bisa menjadi sangat penting untuk pemeriksaan hukum perjanjian dan kontrak di masa depan.
Pada gilirannya, tidak semua orang dapat memahami pendapat hukum seorang pengacara tanpa pengetahuan khusus. Minta spesialis Anda untuk menerjemahkan dari hukum ke dalam bahasa Rusia, ini akan membantu kedua belah pihak di masa depan.
Kami selalu mencoba untuk berkomunikasi satu sama lain dalam bahasa universal yang dapat dimengerti oleh staf penjualan, analis, pengacara, dan tim produksi. Kami juga berlatih menggambar di antara kami sendiri untuk kejelasan. Refleksi proyek dalam bentuk diagram pada A4 biasa terkadang menghilangkan pertanyaan lebih cepat daripada negosiasi yang panjang.
Oleh karena itu, Anda tidak boleh berhemat dalam memberi tahu pihak lain pada awal proyek dan mengumumkan posisi perusahaan di antara mereka sendiri dalam kategori yang dapat dimengerti.
Ingatlah bahwa Anda bermain untuk "satu tim"
Setiap orang berusaha mempertahankan kepentingan mereka dengan satu atau lain cara. Dan ada perusahaan di mana ada transparansi dalam proses internal, masalah apa pun dapat didiskusikan dengan CEO atau CFO, dan kapan saja Anda dapat mengatur pertemuan dengan perwakilan departemen yang mengerjakan proyek.
Jika struktur perusahaan Anda lebih kaku, dan prosesnya diformalkan, maka setidaknya cobalah untuk mengungkapkan posisi Anda secara terbuka dalam surat dan menawarkan solusi, karena bagi orang lain mereka tidak selalu berada di permukaan.
Terlibat dalam negosiasi bersama
Seorang pengacara dapat menyarankan bagaimana "menghias" surat kepada klien dari sudut pandang hukum (lebih lanjut tentang ini di bawah). Menurut kami, pendapat bahwa pengacara hanya menyetujui dokumen sudah cukup ketinggalan zaman.
Sekarang di perusahaan IT, menyewa pengacara pada tahap paling awal dari proses negosiasi merupakan tanda fleksibilitas dan profesionalisme tim. Banyak masalah kontroversial dapat dihapus jauh sebelum penandatanganan dokumen. Jadi jangan lupa untuk duduk untuk pengacara Anda di meja perundingan.
Ketika kami menemukan prioritas di pihak kami, kami melanjutkan ke latihan pertama.
Kami mencari tahu klien mana yang kami tangani
Di bawah ini adalah diagram untuk membantu Anda memahami proses apa dalam perusahaan klien yang dapat dihadapi.
Rata-rata perusahaan IT kemungkinan besar akan menghadapi ketiga jenis tersebut. Apa yang harus diramalkan untuk masing-masing.
Memulai
Startup kecil atau perusahaan layanan tunggal. Ada risiko uang bisa habis pada suatu saat. Ini, tentu saja, tidak perlu, tetapi patut dipertimbangkan.
Oleh karena itu, terlepas dari kemudahan komunikasi, semua kesepakatan harus dicatat. Setidaknya dalam korespondensi.
Tidak akan berlebihan untuk memeriksa rekanan: periksa sumber terbuka ( nalog.ru , hanya google ) dan layanan berbayar khusus ( percikan , glavbukh.ru , dll.) Kondisi keuangan, hutang pajak, partisipasi di pengadilan, rantai pemilik, dll.
Klien utama
Kirill dari sejarah kami kemungkinan besar adalah perwakilan dari perusahaan semacam itu. Kehadirannya tampaknya membantu manajer mencapai hasil, tetapi itu dapat melemahkan kewaspadaannya, kata mereka, semuanya akan baik-baik saja, dokumen - kemudian.
Kontak di perusahaan ini mungkin tiba-tiba berubah menjadi yang baru. Alih-alih Kirill, akan ada Oksana, yang tidak mengetahui perjanjian Anda sebelumnya. KPI-nya akan dibentuk dari kontraktor lain, Anda mungkin tidak ada. Di sini, sekali lagi, Anda perlu menyimpan semua korespondensi, sehingga saat berkomunikasi dengan manajer baru, Anda tidak "mundur" dalam negosiasi, tetapi melanjutkan dari tahap di mana Anda selesai.
Pelanggan pemerintah
Siapapun yang pernah memainkan tender di bawah 223-FZ atau 44-FZ tahu betapa tidak fleksibelnya prosedur ini. Ini adalah opsi paling berisiko untuk memulai pekerjaan tanpa kontrak, karena klien Anda menyelesaikan kontrak hanya untuk anggaran yang dialokasikan oleh negara bagian.
Dan jika Anda mulai bekerja (karena Anda meminta saya untuk memulai terlalu banyak), dan Anda belum mengalokasikan anggaran, maka tidak akan ada tender dan tidak ada yang akan menandatangani kontrak. Risiko tidak dibayar untuk pekerjaan yang dilakukan tanpa kontrak sangat besar.
Perlu juga dipertimbangkan fakta bahwa ketentuan KUH Perdata tentang apa yang disebut "retro-klausa" tidak diterapkan pada hubungan para pihak yang diatur oleh 44-FZ dan 223-FZ, yang akan kita bicarakan nanti ( surat dari Kementerian Keuangan tertanggal 01.07.2019 No. 24- 03-07 / 48249, klausul 2 pasal 425 dari Kode Sipil Federasi Rusia).
Oleh karena itu, lingkaran bukti bahwa Anda mulai bekerja sebelum kontrak berakhir semakin menyempit di depan mata kami.
Kami menulis surat
Manajemen memberikan izin untuk mulai bekerja tanpa kontrak, tetapi pengacara karena alasan tertentu dengan riang mendiskusikan sesuatu dengan rekan-rekannya, dan manajer menjaga mesin kopi baru untuk dirinya sendiri.
Mengapa semua orang begitu tenang? Karena orang-orang setuju untuk menulis surat yang kompeten kepada klien.
Mari kita lihat daftar periksa apa yang perlu diperiksa dan dilakukan:
- pilih penerima yang benar,
- menjelaskan persyaratan penting kontrak masa depan,
- menunjukkan kondisi yang menguntungkan untuk Anda,
- lampirkan dokumen yang diperlukan,
- menandatangani NDA,
- secara kompeten "menyerahkan" pekerjaan itu.
Dan sekarang sedikit lebih detail.
Memilih orang yang berwenang
Penerima surat yang mengatakan "oke" harus memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan tersebut.
Siapa yang kami tempatkan sebagai penerima bergantung pada struktur perusahaan pelanggan: manajer proyek, pemilik produk, manajer praktik, terkadang bahkan direktur keuangan atau umum . Kami selalu melakukan analitik terkait dengan klien dan memiliki gagasan sebelumnya siapa yang harus menulis tentang masalah apa.
Kami dengan jelas menentukan kondisi kerja dan / atau layanan yang kami mulai
Saatnya menelepon pengacara untuk meminta bantuan dan menunjukkan kondisi berikut dalam surat (seperti perjanjian).
Template di Google Docs
Ketika saatnya tiba untuk menandatangani kontrak, perlu untuk mencerminkan klausa "retro-clause".
Dari legal ke Rusia - ini adalah saat ketentuan kontrak akan diperpanjang "kembali", yaitu akan berlaku sampai disimpulkan.
Misal, kontrak akan bertanggal 1 Juni 2020, dan Anda mulai mengerjakan proyek pada 1 April 2020. Dengan menyebutkan dalam kontrak bahwa “ketentuan kontrak berlaku untuk hubungan para pihak yang muncul pada 1 April 2020”, Anda mendaftarkan bahwa kontrak tersebut berlaku mulai 1 April 2020, ketika pekerjaan benar-benar dimulai, dan karenanya, mereka harus dibayar.
Kami menandai kondisi yang menguntungkan
Jangan ragu untuk menjelaskan secara spesifik persyaratan kesepakatan masa depan yang menguntungkan bagi diri Anda sendiri, email akan menanggung segalanya. Jika Anda tiba-tiba harus ke pengadilan, korespondensi semacam itu akan memiliki kekuatan hukum. Tapi ingat: agar lebih mudah untuk mendukung kesepakatan Anda nanti, pertama-tama tunjukkan kondisi penting (subjek, persyaratan, harga) di dalam surat.
Jangan abaikan kondisi yang sangat familiar bagi perwakilan bidang TI:
- masa garansi untuk fitur individu, modifikasi perangkat lunak, perangkat lunak siap pakai (sehingga dimulai tepat dari tanggal pengiriman pekerjaan yang sebenarnya, tanpa menunggu penandatanganan kontrak);
- deskripsi gradasi bug dan waktu perbaikannya (jika Anda memiliki SLA yang sudah jadi, saatnya untuk mengirimkannya ke klien);
- prosedur untuk menerapkan perangkat lunak di fasilitas pelanggan, dll.
Jika Anda setuju untuk bekerja dalam sprint singkat dan menutup pekerjaan setiap bulan, kondisi seperti itu menjadi penting.
Dan pastikan menunggu jawaban yang jelas dari pihak lain, sehingga kesepakatan dengan kondisi yang tercantum terungkap dengan jelas. "Mulailah, kami akan menyetujui semuanya dengan manajemen untuk saat ini" - tidak akan berhasil. Tidak, tidak, kami akan menunggu.
Kami melampirkan dokumen yang diperlukan
Jika Anda memiliki template dokumen yang sesuai untuk pekerjaan ini, tidak akan berlebihan untuk mengisinya dan mengirimkannya ke klien.
Ini akan menunjukkan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang tampilan alur kerja. Selain itu, ini akan secara signifikan mengurangi persetujuan dokumen lebih lanjut untuk ditandatangani di sisi klien.
Kami menandatangani NDA
Dokumen ini menjadi penting pada tahap awal negosiasi dengan pelanggan. Perjanjian kerahasiaan (atau non-disclosure agreement, NDA) dapat dibuat oleh para pihak terkait dengan proyek di masa mendatang.
Sangat diharapkan untuk segera menandatanganinya, Anda dapat menyediakan pertukaran scan yang ditandatangani dalam teks NDA itu sendiri, ini akan menyederhanakan hidup Anda untuk klien dan diri Anda sendiri.
Di dalamnya Anda dapat menentukan:
- informasi apa yang dianggap rahasia,
- bagaimana cara bertukar informasi tersebut,
- tanggung jawab apa yang akan ditanggung pihak yang melanggar.
Itu terjadi bahkan sebelum proyek dimulai, kami perlu bertukar informasi dengan klien untuk melakukan analitik atau menyusun proposal komersial. Informasi semacam itu lebih cenderung dirahasiakan.
Kami secara kompeten menyerahkan pekerjaan yang sudah selesai
Ketika tiba waktunya untuk menyerahkan pekerjaan yang sudah selesai, misalnya dalam sebulan, kita bertindak sesuai prinsip yang sama seperti saat menulis surat tentang dimulainya pekerjaan.
Hai, Kirill!
Kami menyelesaikan pekerjaan untuk Mei 2020 secara penuh, kami melampirkan informasi tentang jam yang dihabiskan.
Apakah Anda mengkonfirmasi hasil pekerjaan ini?
Jika semuanya baik-baik saja, kami mengharapkan dari Anda pembayaran sejumlah 560.000 rubel, termasuk. PPN 20%, hingga 5 Juni 2020. File
Excel dengan tarif dan jam yang terperinci tidak akan berlebihan.
Hasil
Jadi, kami belajar memahami pelanggan dan menulis surat kepada mereka dalam situasi ketika kontrak belum terlihat. Kami juga menyadari betapa pentingnya untuk tidak takut menunjukkan kondisi Anda dan mengumpulkan dokumen yang diperlukan.
Atas nama semua pengacara, saya ingin menyampaikan bahwa Anda tidak boleh melewatkan kesempatan untuk melibatkan kami bahkan sebelum penandatanganan kontrak, yaitu dalam proses negosiasi itu sendiri. Ini akan membantu meminimalkan risiko sebelum mulai bekerja dan menghemat waktu dan uang. Terimakasih untuk semua!
Marina Buturlina , Senior Associate di Redmadrobot, membagikan pengalamannya.